株式会社八十二銀行様
業務の「効率化」複数部門での「共有化」で
職員の意識まで変化

──導入したシステムについて教えてください。

今回導入したのは、新しい「ファイリングシステム」と、これに連携する高速/高解像度スキャナ「ImageValue 20」です。

事務処理部門である事務センターでは「ImageValue 20」を使い、営業店から集約された日本銀行の歳入金関係書類や、県税市町村税といった税金の通知書などを処理します。電子化された書類は「ファイリングシステム」によって営業店から検索・閲覧できるようになりました。

さらには、融資の債権関係の書類スキャン機能も追加装備。これにより、事務処理部門・融資部門がともに使える「共有化」システムになりました。また、システムのベースを共通基盤としたことで、部門間での情報の共有・連携、各種業務システムとの連携も可能になりました。

──「ImageValue 20」のメリットを教えてください。

どんな形の書類でも一括して読み込めるという点がメリットです。

県税や市町村税についての書類は、形が異なりスキャナで読み込めないため、以前は営業店で通知書の分類作業を行っていました。

しかし「ImageValue 20」なら書類の形を気にする必要はなく、県税も市町村税もまとめてスキャンできます。従来のシステムはスキャナ3台の体制でしたが、「ImageValue 20」では2台で十分に処理できています。高速処理だけでなく、障害が非常に少ないため、安定して運用できるのもメリットです。

──業務はどのように変わりましたか？

今までもスキャナを使ってファイリングしていましたが、「閲覧できるのが事務系の文書だけ」など、検索性や使い勝手に難がありました。そのため、このタイミングで融資系と同時に更改しました。

プリマジェストの「ファイリングシステム」では、事務系の文書も、融資系の債権書類もすべて営業店のパソコンの同じシステムから閲覧することができます。営業店の負担も比較的少なくなり、何より便利になりました。

──事務センターでの導入効果を教えてください。

働く人たちの意識が変わったと感じています。

従来のシステムはスキャナが3台あり「今日は税金担当グループがスキャナを1日使う」というように、1つのグループが3台を1日使っていました。今回2台に減らし、かつ様々な業務を一緒にやる形にしました。

すると「次は他のグループの仕事が入るから、私たちの業務は何時までにやろう」というように、働く人たちが自分たちで仕事をうまく回そうという姿勢になりました。グループ間で声をかけ合うようになり、「早く終わったから使っていいよ」「忙しいからこの時間に使わせてくれるかな」といった、協力体制ができてきました。

端末の共用や他のシステムとの連携を行ったことも理由の1つですが、特にコロナの影響が意識の変化を後押ししたと感じられます。感染者・濃厚接触者になると出勤できないため、「１人が色んな業務をできるようにしよう」という意識がセンター全体に芽生えていきました。それまでの体制では誰か1人でも感染すると業務が回らなくなるため、センター長や管理者、スタッフ自身も「この業務を手伝わなければ」とか「この業務を覚えなければ」という意識が育ってきました。

こうした意識の変化は、事務センター内だけでなく、融資部門との関係性にも現れてきた八十二銀行全体の傾向だと思います。

──事務センターの現場の声はいかがですか？

旧システムを約9年使い、慣れていたこともあり、更改当初はパートの方などから「使いづらい」といった不満の声がありました。さらに3台あったスキャナが2台に減ったため、「他の部門・グループにも気を遣う必要がある」とか「忙しい日はどうするのか、こんな業務までできるのか」と、正直なところ色々な不満はありました。しかし、受け入れのテストで実際にスキャナに税金の通知書を読み込み、エントリー作業をしてみる中で、良いところが見えてきました。

今まではトラブルがあれば、ハードウェアのカバーを開けて「通知書がどこに落ちているか」「破けていないか」など色々と気を遣いました。その時に比べると障害が発生してスキャナが停止する確率が低くなりました。

また、スキャナに流す前に通知書の並び順に気を遣いましたが、あまり気にせずとも良くなりました。エントリー作業でも「以前のシステムに比べると検索しやすくなった」という声を聞きます。使っていく中で新しいシステムの良いところが見えてきて、やがて不満の声も出なくなりました。

事務センターの管理者の方を中心に、係を定期的に入れ替えてお互いの業務を知りながら「この業務はこんな日が忙しいんだ」とか、「この業務はここが注意点なんだ」という相互理解を進めていきました。