社会医療法人明和会｜人事労務システムの導入事例｜奉行シリーズ

全国展開を図るにあたり、課題となっていた「管理コスト」を最小限にすべく取り組んだのがDXでした。最初に取り組んだのが勤怠管理のシステム化で、次に勘定奉行クラウド［建設業編］を導入して会計業務をクラウド化しました。クラウド化によって複数拠点で並行してリアルタイムに会計情報を共有しながら業務を分散して行えるようにし、従来の会計ソフトで発生していた入力やチェックなどの手作業をなくすことを目指したのです。

最後に着手したのが人事労務業務のDXでした。人事労務業務は紙やExcelによって行われていたため、業務が人に依存している状態で、人的ミスや情報漏洩などのリスクが発生していました。例えば、昇格がある際などは、気づいた人間が従業員の等級情報を更新し、お互いに「やったよね」と確認しながら業務を進めていたのです。また、人事データはExcelやWordで管理していましたが、保管場所が統一されておらずどこに何があるかわからなくなる時が度々あり、個人情報の管理として適切とは言えない状況でした。バックオフィスでは10年以上同じスタッフで阿吽の呼吸でやってきていましたが、この先また10年経てば高齢化が進んでしまい、同じ体制で続けられなくなるかもしれない。紙やExcelによる管理や人依存の業務体制を脱却する必要がありました。人事労務業務のDXでは、誰がどの業務もできて、継続的に「最小限の人員で最大の効果を出せる」体制を目指しました。

【これまでの課題 】

奉行クラウド HR DX Suiteの導入を決断したのは総務人事から給与、年末調整申告、マイナンバーなど、当社が必要としている業務すべてをこれひとつで行えるからです。一般的には複数のサービスを組み合わせて自社の要望を実現するケースが多いと思いますが、その場合、システム連携を自分たちで行う必要が出てくる。そうなれば相応の工数がかかってしまうわけで、それを1年、10年と積み重ねていくと非常に大きな工数になってしまう。奉行クラウド HR DX Suiteはシームレスに情報連携が可能であるため、長期的な工数削減に寄与してくれるものと考えています。

システム選定の際に機能性を重視する傾向があるかもしれませんが、実務目線での長期のコスト判断も極めて重要です。奉行クラウド HR DX Suiteによって実現されるシームレスな情報連携は大きなメリットをもたらしてくれるでしょう。

【一般的なサービスと奉行クラウド HR DX Suiteにおける連携の違い】

奉行クラウド HR DX Suiteを導入し、まだ本格的な稼働には至っていませんが、人事労務書類のペーパーレス化や人事データの一元管理が進んでいます。身上異動では、引っ越しや家族異動などの申請をすべてWeb化し、従業員から申請されたデータで社員情報が自動更新される仕組みにする予定です。

パートの雇用契約管理では、奉行であらかじめ提供されている契約書のテンプレートをベースに当社の実態に合わせた契約書パターンを作成しました。今後はそれにあてはめるだけで契約書を作成、電子交付できるようにしていきます。電子交付にすることで、契約更新が完了すると更新後の契約履歴が社員情報として自動的に記録されるようになるため、管理がグンと楽になります。

年末調整申告では申告書をWeb化したことで、過去の申告データが自動複写されるようになりました。そのため、今後は従業員が自力で申告できるようになると考えており、管理部で代筆するケースは少なくなるでしょう。人事労務書類の多くがペーパーレス化されれば書類の作成やチェックといった業務はますます少なくなると見込まれ、管理コストを大きく削減できると思います。奉行クラウドで人事データを収集、一元管理できるようになったため、情報紛失や漏洩のリスクを減らすことができたことも大きいです。

人事労務業務のDXの効果は従業員誰もが享受できるもの。例えば現場の従業員は出先や自宅からいつでも身上異動を行うことができるようになります。奉行クラウドの導入によって「いつでもだれでもどこでも業務ができる」体制を構築できると考えています。

【導入効果 】

当社ではクラウドやWebでバックオフィス業務が完結する「スマート経営」を推進しています。今後は請求書や見積書、契約書などのDXも進めて「いつでもだれでもどこでも業務ができる」環境づくりを加速化したいですね。そうすることで、管理部であっても在宅で仕事が可能になり、ひいては働き方を自ら選択できるようになるでしょう。

近年はバックオフィスのみならず建設現場でもDXが進展しており、紙の図面をなくす取り組みが広がっています。DXによって従業員の生産性向上と残業抑制を同時に実現できており、従業員が生き生きと働ける職場づくりの推進において確かな手応えを得ているところです。奉行クラウドはバックオフィスの管理コスト減に貢献し、全国展開を図る当社を長期間に渡ってサポートしてくれる存在となってくれるでしょう。