宮崎電子機器株式会社｜会計システムの導入事例｜奉行シリーズ

サーバーの入替とシステムの減価償却の終了を機に、会計システムの入替を検討しました。
その際、今までの業務のやり方を改めて見直し、「経理部門における理想の業務のやり方とは何か？」を徹底的に考え抜きました。
そうすると、自社の会計システムに何が必要か明確な答えを得ることができました。
自社の会計システムに必要な結論は次の2点です。

一つ目は生産性向上。人員が限られているなかで、入力のような手作業はできる限りシステムに任せ、効率を上げたかった。そのうえで空いた時間を有効活用すべきだと考えました。例えば判断が必要な業務（財務分析など）や業務に関わる便利なサービスのリサーチ、スキルアップ、人材育成などに時間を充て価値創造を図るわけです。

二つ目が、変化に直面しても将来に渡ってスムーズに業務を行える環境です。具体的には業務が標準化され、誰がやっても業務が止まらない環境を作りたかった。そのうえで、今後予定されている改正電子帳簿保存法や電子インボイス制度などにも、柔軟に対応できる業務環境を目指そうと考えました。将来的に、業務のデジタル化（請求書のペーパーレス化や現金精算の廃止など）を推進したいという想いもありました。

この２点を充足する会計システムはどんなものか調べてみると、これまで使っていたインストール型の会計システムよりも、クラウド会計サービスのほうが優位だと感じました。また、テレワーク導入の進めやすさという観点からも考え、クラウド会計サービスを導入しようと思いました。

検討にあたり複数のクラウド会計サービスを比較しました。比較のポイントは、従来の運用を変えずに2つの目的（生産性向上、変化に直面しても将来に渡ってスムーズに業務を行える環境）を実現できるかどうかです。

勘定奉行クラウドは、私が比較したなかでその点を唯一クリアしたクラウド会計サービスでした。勘定奉行クラウドに決める前に、業界の代表的なクラウド会計サービスについても情報収集し、比較検討しました。実際に営業からの紹介やデモンストレーション等を見てみると、自動化によって手入力をできるだけ減らし、生産性が上げられる仕組みだったので、その点にはとても好感を抱きました。しかし、実際に触ってみると、自動化の機能を取り入れて生産性を上げるためには、サービスの仕様に合わせて従来の運用を変えなければいけないことがわかったのです。

具体的には、自社では入出金仕訳の起票は運用の都合上、どうしても手入力で起票したい部分があったのですが、そのサービスではインターネットバンキングのデータから自動起票することが前提となっていたので、これまでの手入力による運用を変えて自動起票による運用に業務の流れを変えてく必要がありました。つまり、サービスを使いこなすためには従来の運用をガラッと変える必要が出てきてしまいます。そのため、かえって業務の効率化が進まない、業務が止まってしまう恐れがあると感じました。サービスに合わせて、従来の運用を変える不安は大きすぎます。

その点、勘定奉行クラウドであればインストール型の会計システムと同等の機能が揃っているため、従来の運用で今と同じ業務がきちんとできる安心感が大いにありました。また、導入後は随時機能追加がなされるので、来る改正電子帳簿保存法や電子インボイス制度への対応のほか、テクノロジーの変化を取り入れた業務にも対応できると聞き、それを利用することで自社のペースで進められる箇所から生産性を上げていけることも導入の決め手のひとつになりました。

今回、勘定奉行クラウドをはじめとした経理向けの奉行クラウドをいくつか導入しましたが、全ての経理業務において、従来の運用はそのままに生産性向上を実現できています。業務時間についても削減効果を得られており、繁忙期は特に効果大で約40時間もの業務時間を削減できました。奉行クラウドを導入しただけなのに、多くの業務で時間削減ができたことに驚いています。また、テレワークの試験的導入にも奉行クラウドは貢献してくれています。

【仕訳入力のデジタル化】
導入前、月次棚卸の際にExcelのデータを見ながら会計システムに仕訳転記を行っており、仕訳の手入力作業や手入力による転記ミスなどが度々発生し、多くの手間がかかっていました。しかし、現在はExcelをドラッグアンドドロップするだけで奉行クラウドが仕訳化してくれるため、Excelから会計システムへの転記作業やミスを大幅に削減できています。また、手元のExcelから仕訳を自動起票できるため、他のシステムからのデータのエクスポート作業や勘定奉行クラウドへのインポート作業も減っています。

【帳票作成／支払管理のデジタル化】
帳票作成でも奉行クラウドの貢献は大きいです。これまでは会計システムとは別のシステムやExcelを使った手作業で作成している管理帳票がありましたが、現在はオリジナル帳票オプションのおかげで勘定奉行クラウドからボタン1つで自動作成できています。そのため、外部システムは使わずに済んでいるほか、手作業が大きく減りました。また、債務奉行クラウドを導入したことで、これまで手作業で作成していた支払予定表や銀行振込データを、債務奉行クラウドから即出力できています。
帳票作成は効率化が難しい部分だと思い込んでいましたが、奉行クラウドを使うだけでこんなにも簡単に実現できるなんて驚きです。

【過去データの活用】
ほかにも勘定奉行クラウドに変えて嬉しいことがありました。会計期間をまたぐ処理がとても楽になりました。当社では前年度にさかのぼって伝票を複写して起票することが多く、これまでは複写のために都度会計期間を切り替える処理が必要で時間aがかかっていました。ところが、奉行クラウドでは会計年度を切り替えることなく複写が可能。今までかかっていた手間が全部なくなり、とても嬉しいですね。

【テレワーク対応】
インストール型のシステムからクラウドサービスに変えたおかげで、テレワークが順調に進んでいます。現在は試験的に週一回程度のテレワークを導入し始めていますが、スピードや操作性に問題はなく、自宅などでも社内で利用するときと同じ感覚でいられるので、今後テレワークを業務に取り入れる場合も、問題なく進められそうだと感じています。

こんなに便利な奉行クラウドですが、ユーザーの声を取り入れて随時、機能追加を行っているようです。これからは日々のちょっとした業務でも効率性を上げていけるのではないか、そう期待させてくれます。最近だとコロナ感染の疑いのあるメンバーを休ませたこともありましたが、業務が滞りなく進んでいます。これも奉行クラウドで業務を効率化できたおかげかもしれません。

2022年以降には大規模な制度改正（電子帳簿保存法、電子インボイス制度）が控えています。適宜アップデートされる奉行クラウドを導入したことで、制度改正に柔軟に対応できる環境になったため不安は少ないです。今まさに対応に向けて動いている最中ですが、奉行クラウドを軸に「どのような対応が自社に最適か」「必要な社内規定やルールは何か」などを検討しています。制度改正にスムーズに対応できるよう進めていきたいですね。

経理業務のデジタル化がますます進展しています。こうしたなか、奉行クラウドを導入したことで、請求書のペーパーレス化やキャッシュレス化（現金精算の廃止）も将来的に実現できる環境になりました。奉行クラウドを軸にしてこれらのクラウドサービスも取り入れていく予定です。5年・10年・その先の未来を見据え、常に最新の技術やトレンドにアンテナを張り、これまでのやり方に捉われず柔軟に試行錯誤を繰り返すことで本質を見極めながら価値あるビジネスをデザインし成果を出していきたいです。