ホテルオークラJRハウステンボス（以下「ホテル」と称します）では宴会（以下「宴会等」と 称します）のご契約および宴会場のご利用に関して、以下の通りに定めておりますので、予めご了承ください。
尚、ホテルでは所定の料金以外、お心付けなどは一切ご辞退申し上げております。
1.宴会時間と追加室料
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宴会場等のご使用開始から終了までのご契約時間（以下宴会時間と称します）は所定の室料金をお支払いいただいておりますが、この宴会時間を超過した場合は追加室料を頂戴することになります。
尚、宴会時間の前後の準備時間と撤去時間の合計が２時間までは無料ですが、ご予約時間の２時間以上前より設営準備でご使用の場合は、使用時間室料の５０％の料金を適用させていただきます。
但し、次の会場使用時刻との関連で、ご使用時間の超過に応じられない場合もございます。予めご了承ください。
2.人数の確認
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宴会等にご出席される最終人数やお料理などをご用意させていただく人数・食数のご決定は、宴会等開催日の 2日前の正午までにホテル担当係員にご連絡ください。
それ以降は全て手配が完了いたしておりますので、宴会等開催日に人数が減少した場合でも最終決定人数分の料金を請求させていただきます。
3.内金
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宴会等ご契約の成立時に内金をお支払いいただきます。内金の金額は宴会見積り総額に基づいてホテルより提示させていただきます。
尚、宴会等の契約は、ホテルが宴会等のお申込を承諾し、内金を受領したときに成立するものとします。
4.宴会場利用契約締結の拒否と解約
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ホテルは、次に掲げる場合において、宴会場利用契約の締結に応じないか、または既にご契約いただいている場合でも解約させていただくことがあります。
この場合、ホテルからお客さまに対する解約に伴う損害賠償等金銭のお支払いはいたしかねます。
尚、解約に際し、ホテルにおいて契約の一部を実行している場合、それに相当する料金及び実費をお支払いいただきます。 -
宴会場利用申込者（法人その他の団体を含む）が次に掲げる事由に該当し、または宴会等のご利用客の中に次に掲げる方がいるとき
・「暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律」による指定暴力団その他の反社会的勢力（以下「暴力団等」とする）またはその構成員もしくはその関係者
・暴力団等が事業活動を支配する法人その他の団体またはその役員・従業員もしくはその関係者
・宴会場利用申込者が法人その他の団体で、その役員のうちに暴力団等の構成員もしくはその関係者がいるとき
・法令または公序良俗に反する行為をする恐れがあると認められる方
- ホテルの他の利用客に著しい迷惑を及ぼす言動をしたとき
- ホテルもしくは当ホテル職員（従業員）に対し、暴力、脅迫、恐喝、威圧的な要求を行い、あるいは、合理的範囲を超える負担を要求したとき、あるいは過去に同様の行為を行ったと認められるとき
- この「宴会・催事規約」に違反したとき
5.装飾・余興等の手配
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宴会等に関連する装飾、音楽、余興、およびレセプタント等につきましては、ホテルより指定業者に手配させていただきます。お客さまが直接ホテルの指定する業者以外に依頼される場合は、宴会等を円滑に運営するため、事前にホテルにご連絡をいただき、了承を得た後にご依頼ください。
（ホテルの事前の同意を得ないで、直接業者にご依頼されることはご遠慮ください。）
6.直接ご依頼の業者に対する指示
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ホテルの了解のもとにお客さまが直接依頼された業者が行う宴会等に関連する装飾、余興等の機器および材料の搬入、搬出、又は看板等のサイズ、その取りつけ方法等の決定、或いは設置場所の設定等につきましては、ホテルの美観、動線など踏まえて一定のルールの下に実施していただく様にホテルがその業者の方々にご指示申しあげます。
尚、ホテル係員の立会いが必要な場合には、別途立会い人件費を頂戴させていただきます。
7.損害賠償
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お客さま（お客さま側の全ての関係者を含みます）、およびお客さまが直接ご依頼された業者の方々は、ホテル施設、什器備品等を破損したり、 損傷しないよう充分ご注意ください。もし、施設、什器備品等に損傷等損害が発生した場合は、その修復に関してホテルよりご指示申しあげますので、それに合わせて速やかに修理を行うか、その損害賠償金をご負担くださいますようお願い申し上げます。
尚、ホテルの一部又は全部の施設で休業が必要となった場合には休業補償のご負担もお願いいたします。
8.駐車場の利用
- 宴会等で駐車場をご利用の際は、担当係員にお尋ねください。
9.禁止事項
- 次に掲げる各項目につきましては禁止事項となっておりますので、ご遠慮くださいますようお願い申し上げます。
- 盲導犬、介助犬及び聴導犬を除く犬、猫、小鳥その他の愛玩動物、家畜類等の持ち込み。
- 発火、又は引火性の品物の持ち込み。
- 悪臭を発するものの持ち込み。
- とばく等風紀を乱す行為、又は他のお客さまの迷惑となるような言動。
- 備付品の移動。
- 使用目的以外のご利用。
- その他、法令及び公序良俗に反する行為。
10.取消料と期日変更料
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| 宴会等の180日前から120日前までの間 | 取消料 | 内金の50% |
|---|---|---|
| 変更料 | 無料 | |
| 宴会等の119日前から60日前までの間 | 取消料 | 内金の全額 |
| 変更料 | 内金の50% | |
| 宴会等の59日前から20日前までの間 | 取消料 | 内金の全額と宴会等の3時間の規定の会議室料金+実費 |
| 変更料 | 内金の全額と実費 変更期日の内金は改めてお預かりさせていただきます。（以下同様） |
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| 宴会等の19日前から10日前までの間 | 取消料 | 宴会等見積金額の40%(サービス料を除く) |
| 変更料 | 内金の全額と宴会等3時間の会議室使用料金と実費 | |
| 宴会等の9日前からその前日（正午）までの間 | 取消料 | 宴会等見積金額の60%（サービス料を除く） |
| 変更料 | 宴会等見積金額の50%（サービス料を除く） | |
| 宴会等前日(正午)から当日 | 取消料 | 宴会等見積金額の100%（サービス料を除く） |
| 変更料 | 宴会等見積金額の100%（サービス料を除く） |
13.個人情報
- この個人情報は、宴会業務を行うにあたって使用するものであり、それ以外の目的で使用するのではありません。