当社が東証一部に上場したのは2012年のことでしたが、それに伴い必然的にセキュリティ対策の責任が増大しました。それまで、Excelで資産管理を行っていましたが、社員が増えたこともあり、適正に管理できているとはいえない状況でした。ソフトウェアの利用についても、個人の裁量に任せていた部分があり、たとえばフリーソフトのインストールも社員それぞれが自由にできていました。
スパムメールやマルウェアが増加する昨今、セキュリティ対策ソフトをインストールしていても、それをすり抜けて不審なメールを受信してしまいます。実際にウイルスに感染してしまい、PCをセットアップし直したということもあります。要するに、きちんとしたルール作りができていなかったのです。そのため、まずはルール作り、次にそれが本当に守られているかの検証という、一連の流れを構築する必要がありました。そういった背景を踏まえて検討した結果、やはり資産管理とセキュリティ対策が行えるソフトが必要だという結論になり、数社比較検討した中で、当社が必要だと考えている要件にすべてマッチしたのが AssetView でした。

2015年の夏ごろ、3ヶ月ほどかけて選定を行いました。デモを見せていただいたり、評価版を検証して、最終的に4社くらいの製品に絞りました。最終的な決め手となった理由の1つはインターフェイスです。視認性に優れたインターフェイスの AssetView は直感的にわかりやすく、エンジニアや事務職など、部署を選ばず誰でも使いやすいだろうと評価しました。元々我々のミッションは、日々の運用を平準化し、見てすぐ動かせる状況を作ることでしたから、たとえ多くの機能がついていたとしても、使いこなすまでに時間がかかるようでは導入が難しいと考えていました。
もう1つは、資産管理の課題を抱えていた我々からすれば、AssetView は元々そこに強みを持った製品であること。さらにプラスアルファとしてセキュリティ対策が加わっている、言うならばハイブリッド型の製品だったことです。それらが、AssetView を選んだ大きな理由となります。
また、新規で使用するPCに対し、AssetView をインストールした状態で社員に渡すことができる点も評価のポイントになりました。キッティングの際に定常的な運用がかんたんに成り立つためです。

全社員のPCに AssetView のインストールが完了した後に取り組んだのは、今まで個人がそれぞれで利用していたソフトやUSBメモリの管理です。中でも最重要課題だったのが、USBメモリの管理でした。当社ではUSBメモリの利用頻度が高く、個人で購入したものをお客様のところで使用したり、逆にお客様からいただいたものを社内のPCで使用していました。また、予め想像はついていたのですが、私物のスマートフォン等のモバイル端末をPCに接続していることも実態として把握できました。ただそれは、今までそのやり方でやってきた現場サイドからすれば当然のことで、特に何か問題があるという認識もない状況でした。
しかし、万が一大事なデータを含む機器を紛失するようなことがあれば一大事です。当社にはMR（医薬情報担当者）が300人ほど在籍するのですが、1人1本ずつUSBメモリを所持し、使用していたとすると、それだけリスクが増えるということになります。我々の部門としては、そういった危険性を地道に啓蒙し続けていました。
そして、 AssetView の導入により資産管理とセキュリティの意識が向上したのか、現場の反応が徐々に変わってきました。たとえば、USBメモリがどうしても必要な事態に直面したとき、どうしようかと考えるような場面です。今までなら、おそらく何も気にすることなく使用していたかもしれませんが、そこで悩むというステップが入りました。それは、USBメモリの使用は、セキュリティ上リスクがあると理解されたとも言えますので、社員の意識改革という意味では大きな成果だと感じています。実際に、PCに接続される外部端末の数はかなり減少しました。

今まで使用していたUSBをいきなり全面使用禁止にするのは現場も混乱するだろうということで、徐々にセキュリティ意識を浸透させることを心がけました。利用シーンから考えると、社外への持ち出しというより、 お客様からファイルを受け取るということが多かったため、基本的には読み込み専用での運用を行っています。どうしても持ち出しが必要になった場合は、上長にその理由を説明の上、承認を取った場合のみ使用可能としています。会社として、社員を守るためにもセキュリティ対策は必要だと説明することで、反発を防ぎながらも、社員のセキュリティに関する意識が向上したと感じています。

ソフトウェアについても、同様に管理していきたいです。業務上、病院関係者の方とファイルをやりとりする中で、特定のソフトウェアのインストールが必要な場合があります。現時点では、社内的にどのようなソフトウェアがインストール許可されていないものなのか、現場担当者も判断ができずに悩んでいるという声を耳にします。まずは、インストールされているソフトウェアを棚卸し、本当に業務上必要なものなのかを判断した後、社内的にインストールが許可されているソフトウェアとそうでないソフトウェアのルールを明確にし、運用していきたいと考えています。