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   OA,即Office Automation ,办公自动化系统的意思。它随技术的发展而发展,随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。在技术发展过程中的每一个阶段,人们给OA赋予了不同的内容和含义,技术与管理的进步给OA打下了每一步发展的历史烙印。不同行业、不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同。

  对于领导而言,OA是决策支持系统(DSS)。OA运用科学的数学模型,结合企业内/外部的信息为条件,为领导提供决策参考和依据;

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  对于中层管理者而言:OA是信息管理系统(MIS),OA利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;

  对于普通员工而言:OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。

  OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和思想,并以软件形式呈现。

  单位实施OA办公自动化系统有何意义?

  OA系统可帮助企事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力,强化领导的监控管理,有效管理起有形设备等、无形(业务信息、知识)资产,避免资源流失;实现各种公文、事务、业务流程的流转、审核、签批等自动处理,促进管理的电子化、规范化与现代化,完美整合了组织内部的信息流。说明如下:

  1、建立内部的通信平台。建立单位内部的邮件、短信、手机短信等系统,使单位内部通信和交流快捷通畅。

  2、建立信息发布的平台:在单位内部建立有效的信息发布平台,例如通知公告、新闻发布、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部员工之间有效的传播。

  3、协同工作流管理:变革单位传统办公模式,单位的公文管理合同管理、会议管理、采购管理、审批管理等各种事务、业务性流程均通过电子化方式流转,完成后可进行查询、汇总、报表、分析、归档。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥协同工作流的功能实现单位内各部门的工作流转,减少中间环节,提高办公效率,规范内部管理。

  4、文档管理的自动化:可使各类文件、知识、信息等文档能按权限保存、共享和使用,并方便检索。实现文档管理自动化后,如新进员工,只要给他一个身份帐号,他进入系统就可以在权限范围内看到积累下来规章制度、各种技术文件等等,这样就减少了很多培训环节。

  5、辅助办公:如会议管理、车辆管理、办公用品、图书管理、固定资产等,涵盖了日常办公的各个方面。

  6、实现分布式办公:变革了传统的集中办公模式,扩大了办公区域,通过网络可实现全球联网移动办公

  7、建立信息集成平台:现代企业中已存在的MIS系统、erp系统财务系统等存储着经营管理业务重要数据,对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成进去,实现资源整合,提高企业整体反应速度。

  8、节省办公费用支出:节省纸张、通信、打印、复印、传真等费用,减少人力资源浪费,全面降低办公成本,真正实现无纸化办公,是实现管理现代化的标志。

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  9、搭建知识管理平台:系统性利用单位积累的信息资源、专家技能,改进创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质,充分激活单位的计算机、网络等投资资源。

  10、增强领导监控能力:强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,减少差错、防止低效办公。

发布:2011-02-28 19:14    编辑:泛普软件 · lyl    [打印此页]    [关闭]

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