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报销是指个人因处理公司的事务或受公司指派出差执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公司的规定，凭业务发生的原始单据(发票)向公司报销费用，领取现金或银行存款的一项经济活动。化工企业在进行费用报销时，报账会计需要严格按照行政事业单位各项经费支出标准执行，节约使用各项资金，提高经费使用效率，对专项资金做到专款专用，以保障本单位各项工作正常运转。
一、化工公司费用报销管理存在的问题
1、报销票据填写不规范
在费用报销的过程中，费用报销单据填写不规范不统一。 在财务人员进行报销的之后，如果报销的发票出现虚假情况，那么后期不能及时落实相应的人员，给企业成本带来一定的增加。
2、审批耗时长
在整个报销流程中，影响报销效率的主要是两个环节:相关负责人审批和财务人员审核单据。审批程序需要至少三到五个相关负责人签字，由于相关负责人存在开会、出差、休假等因素并非时时在岗，审批环节因缺少相关负责人签字导致无法报账;在财务人员审核单据的环节，要严格遵守国家的法律法规和规章制度，认真审核票据的合法性、会计事项的合理性，同时还要核查票据的准确性、是否预算经费，占用了大量的时间。
3、发票存在监管漏洞
电子发票的报销存在监管上的漏洞，因为目前电子发票的打印次数不受限制，可以无限次地打印。正因为可以自行打印，又不需要额外再加盖专用章，这就给手工报销带来重复报销的风险。
4、费用控制松散
部分管理人员扩大支出范围，提高财政支出标准例，将超标的业务招待费列入管理费用，或者将旅游费用列入销售费用，扩大折旧摊销额，缩短摊销期限等。管理者利用职务之便，将一些不属于期间费用的支出列入期间费用。例如将高档消费场所的消费支出记为“管理费用”，或者凭借假发票报销费用。
二、泛普软件-化工费用报销管理软件的功能
1、报销管理：报销工具可将报销制度通过系统中的自定义单据模板实现，管理员提前预置各类申请单、报销单、借款单，员工根据业务情况自动进入报销规则，什么费用填什么单，单据要填什么、怎么填都可以通过系统设置好，每个字段可以设置必填和选填，这样不仅节省员工报销时间，还可以确保填写的合规性。
2、审批管理：通过工具设定不同审批流程，可以根据不同类型的单据匹配，既减少冗余又保证能够逐级审批，不会越级或漏审批，满足不同费用的审批规范，同时，还可设置审批流中每个审批节点生效条件，所有审批人均可通过手机端随时随地审批，审批驳回的单据可直接进行修改，无需重复填写，节约审批人的时间，有效保证员工报销的效率和合规性。
3、发票管理：员工通过报销费控系统进行报销时，只需一键导入发票，系统即可自动识别发票真伪，同时还可以自动查重、验证企业名称、税号等，通过PDF上传的电子发票还可以自动存档，不仅员工省事儿，财务的审核效率也能大大提升。
4、费用控制：只需将对应费用类型、相关人员的各项费用标准在系统中预置好，可以细化到根据职级不同设定对应的机票仓位、火车等级、住宿城市标准等，还可以对补助标准进行自动计算，企业视情况可进行“刚柔并济”的管控方式，完美解决因费用超标而导致的报销效率降低问题。
三、化工费用报销管理软件带来的改变
1、业务人员报销更便捷：以前，业务人员的报销流程都是填纸质的报销单据，一旦填写失误，又要重新填写，既耽误时间，又带来了诸多麻烦。而费用报销系统(员工费用报销系统)具备规范完善的外部数据接口，可与多个业务系统和移动终端进行对接报销。
2、财务人员工作更具价值：以前，财务人员要手工填制费用报销凭证，工作量大而且易出错。很多财务人员抱怨，他们大量的时间都耽误在费用审批、做账等琐碎的事情上了，也没有时间去做数据分析、数据挖掘等更有价值的事情。在化工费用报销系统(员工费用报销系统)下，系统会自动根据单据的审批，将其分为审批类和财务类。财务相关岗位的人员可在流程中对单据进行财务审核、付款、记账等各种财务操作。而且，处理方式也可分为系统内审批和邮件审批，财务人员可登陆云平台进行流程的审批或可通过邮件对单据进行审批。
3、降低工作压力和成本：费用报销管理软件之所以得到各大企业认可，主要原因就是可以降低企业财务部门工作管理压力，尤其是有效解决工作成本太高的问题，因为通过化工费用报销管理软件进行财务工作管理，各项数据分析统筹更加精准，工作过程更为安全，整个工作流程效率很高，降低人工成本。
化工费用报销管理软件作为一种全新的财务管理系统，实现了日常财务管理中报销单据处理的电子化、高效化和简洁化，减轻了财务部员工的繁琐的劳动，有效地减少了公司的财务支出成本，提高了报销单据的处理效率和公司员工的满意度，同时减少了单据处理时的出错率，提高了处理质量。它作为企业财务信息化和现代化改革的一条新路，必将引起众多企业的重视，为企业的进一步发展打下良好的基础。
