泛普软件谈协同软件六大实践（6）：盲人驾车

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    4月初，土耳其盲人歌手桑蒂尔克获得吉尼斯世界纪录认证，他以每小时292.89公里的速度刷新世界盲人驾驶时速。

    虽然桑蒂尔克在无人陪伴的情况下驾驶了一辆法拉利F430，但仍然有一名汽车拉力赛驾驶员单独开车跟在他的后方，并通过广播为他导向。桑蒂尔克告诉记者说：“确实很不容易，我感觉自己好像与死亡擦肩而过。”他表示，自己这样做的目的是想引起大家对视力障碍人群的关注。

    桑蒂尔克的精神值得我们敬佩，但我们知道让盲人把车开上大街绝对是一场灾难，所以，以目前的科技水平，盲人还无法驾车。但“盲人驾车”的故事却每天都在企业中上演，企业的“大司机”——总经理、“小司机”——部门经理们往往无视企业的真实状况，只靠主观臆断和个人感觉做出错误的判断和决策，造成企业发展方向的偏差和管理混乱。

    提升企业的科学化决策水平——是我们要说的协同软件六大应用实践的最后一项。

    决策是一项主观性很强的工作，它确实是更多的依赖于决策者的个人能力甚至是直觉，所以我们常说决策就是领导人“拍脑门”。在缺乏准确的数据、更好的主意时，“拍脑门”不失为一种无奈但有效的策略，可是，如果有一种方式能够给决策者提供准确、翔实的数据支撑，我们不就可以将脑袋拍得更准么？

    华天动力曾经遇到过下面这个案例：

    有一位老总认为公司最近的办公成本太高，而办公成本高的主要原因是业务成本居高不下，于是严格控制业务员的出差次数，降低出差补助标准，由实报实销改为固定补助，减少业务公关费用，原来跟客户的经理级人员吃饭标准为300元，现在降到200元。

    一个季度后，财务反映公司的办公成本略有下降，但销售额却下降明显。老总找到销售经理了解情况，原来新政出台后，业务人员在销售过程中变得缩手缩脚，而且心态也发生了很大的变化，认为公司既想喝牛奶，又不愿给牛喂草……老总只好又恢复了原来的补助方式。

    后来，公司使用了协同办公软件，规定所有部门的所有借款和报销全部通过软件来在线审批，不经过软件申请的款项一概不批，老总听说协同软件具有很好的统计功能，他要看看钱到底花在什么地方了。

    季度末，系统管理员利用软件的报表统计功能，生成了一个各部门费用对比表和各部门费用明细，老总看到这个统计报表的时候非常惊讶，因为他发现最大的费用支出并不在业务部，而在生产部，再看生产部的费用明细，最大的费用支出居然是租车，每个季度耗费三十余万元。

    原来，以前公司生产出来的设备重量在1.5吨左右，所以公司的5台货车全部是微型的，去年末，公司增加了新品种，新设备重量达到了2吨，这样微型货车就拉不了了，生产部只好从物流公司租赁轻型货车将新设备拉到20公里外的保税区，这样每个月都要支付不菲的费用。而原来的5台微型货车因为老式设备产量的减少，经常处于闲置状态。

    问题清楚了，怎么解决呢，卖掉微型货车购买轻型货车显然是不经济的，老总经过一番调研，很快就拿出了一个简单但好用的办法：将设备分成两部分用微型车拉到保税区，然后在保税区组装起来，这样微型货车得到了充分的利用，也省掉了一大笔租车费用。

    事情得到了圆满的解决，这位老总突然发觉随着公司的扩大，自己对公司的驾驭能力正在减弱，在很多时候，自己并不能够准确、及时的了解员工们都在做些什么、想些什么，问题出在哪里。公司越大，管理的盲区就越多，盲区越多，自己就越像一个盲人，自己看到的、听到的、想到的往往并不是事实的真相，这个时候，如果还像以前那样凭着感觉来管理和决策，无疑就像盲人驾车一样是非常危险的一件事。

    这件事情让他充分认识到了协同软件的作用，决策必须依赖于精准的数据支撑，而精准的数据则来自于智能化的统计工具。他要求公司内所有的审批流程全部通过协同办公系统来处理，包括财务、人事、行政、业务、生产、客服等等，这样，他就能够随时查看这些审批数据，按照各种方式对审批数据进行汇总、统计、分析。

    他甚至要求系统管理员将协同办公软件和财务系统整合在一起，通过协同办公软件采集财务系统中的关联数据，然后和协同办公软件中审批单据的数据汇总起来，生成一张汇总表，这样在一张表内，他就可以直观的看到企业的整体经营数据，掌握企业的真实运行状态，从而及时、准确的发现问题、解决问题、优化管理，在决策的时候心里更加有底了。

    现在，这位老总已经对协同办公软件上瘾了，除了每天上来审批文件和查看资料外，他还经常登陆内部论坛，了解员工的思想动态，并和员工一起讨论问题。为了鼓励员工说出真实想法，他允许员工匿名发帖和投票，消除层级隔阂，将垂直沟通变成水平沟通，建立了一个融洽、直接、真实的在线交流空间。

    华天动力认为，管理是艺术，但更是科学。它依赖于个人的能力，但更依赖于因科学的方法和工具而建成的一整套完善的体系。在全世界范围内，依靠“本能直觉”来管理的日子已经一去不复返，科学管理正从一项创造竞争优势的技能，转变为企业参与竞争的先决条件。

    事实上，运营和管理更大、更复杂的企业，领导者需要新的工具，而协同办公等管理软件已催生出新的管理方法，如今的企业领导者正借助先进的管理软件来管理他们的机构，使自己在管理大型机构的时候不再力不从心，使自己的决策更加准确，使管理从艺术走向科学。