由易到难，浅谈协同协同管理软件实施难点与对策

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背景资料，协同OA系统的实施简单么？

    杭州伏羲软件公司创立于1996年，一直为时尚企业提供综合性的信息化解决方案，是该领域内的领导者。一年前，我公司和大连华天软件有限公司结成战略合作伙伴，开始代理华天动力全线协同OA系统，我们看中的是华天动力协同OA系统极为突出的实用性、易用性和高性价比。

    谈起协同OA系统的实施，很多客户在选型时并不太重视，觉得这个东西挺简单的，实施起来难度应该不大。但哲学上有一个观点：表面上看上去越简单的事情，做起来往往都不简单。15年的信息化建设经验告诉我们，要想实施好协同OA系统，首先要选对产品，其次要对症下药，这并不那么容易。

    我们认为，要搞清楚协同OA系统的实施，需要先明白客户的需求和类型。譬如：有些客户只是购买一个最简单的标准版协同OA系统，要的就是把公司几十号人的沟通问题解决好，其他方面的需求都没有什么，那实施起来就相对比较简单。但在某些客户需要做流程管理，却连什么流程都没有想好的情况下，实施的泥沼也许就在某个地方正等着你呢。

基础应用入手，让员工了解系统：

    我们曾经实施过的一个项目，就碰见过这样的情况，客户是第一次上协同OA系统。客户公司方的很多员工没有任何这方面的概念，常问我们协同OA系统到底是啥？

    针对这样的情况，我们实施小组开会讨论了一下，决定在实施时，优先把协同OA系统中大家上手比较快，使用体验比较好的功能放在第一个阶段优先实施。

    我们选择了协同OA系统助手（华天动力OA集成的企业内部实时通讯工具，类似QQ），人力资源上的员工档案，以及通讯录模块、客户资料等。这些功能我们和人力部门协调之后，很快就上线了。当客户的员工在协同OA系统上可以方便地了解同事的资料、查询到分机号码，可以方便地查询自己负责的客户资料的联系方式时，感觉都很不错。接着一上班就把协同OA系统助手开着，一目了然地看到同事哪个在线，哪个不在线，公司各部门的快速沟通比起用QQ又清晰正式了很多。大家不禁感叹，原来协同OA系统就是这个啊。

    这时候，我们实施小组又适时的和客户的信息部配合，安排了一些协同OA系统基础概念的培训。全方位地向客户方的员工介绍了协同OA系统适应的范围、解决的问题、以及我们接下来还要进一步实施的各个目标。经过这一次的培训，大家对项目小组的工作目标有了基本了解，也提前了解到了协同OA系统对自己工作可能会带来的影响。

流程整理与优化，步步深入：

    接下来实施就没有这么轻松了，因为客户对要管控的流程也不是非常清楚，我们先搜集了一些常用流程打算放到协同OA系统中，包括现在实际用到的表格，以及流程图等相关资料。

    流程管理是华天动力协同OA系统的强项，它的易用性和灵活性非常好，之前我们对这个功能就研究得比较多，所以还是很有信心的。而且，我们在这个项目之前也做了充分的准备，当时，因为客户关系的原因，客户对我们的技术水平和实施能力是非常信任的，所以，把流程调研的工作全权委托给我们负责。

    我们和客户信息部的工作人员一起，对每个部门的关键流程都做了详尽的调研，并把核心的流程图，以后各部门的管理要求都做了整理，最后拟出了实施的重点和相关的一整套辅助调研材料和报告。这些工作给客户能成功实施项目提供了保障护航。

    我们拟出了报销、请假、项目审批、物流采购、开店流程管控等核心流程，开始进行了表格样式的设计，工作流审批流程的设计、并把重要的分支条件都一一做了明确。客户信息部的小伙子做着做着，也不禁感叹，原来我们公司这块的流程是这样审批的啊，我原来还真不知道。呵呵，可见一个关系到客户方方面面的信息系统其实是把各个不透明的点串成了线，组成了面。公司的效率和规范也就逐步明确了。

    核心流程全部设计好后，我们安排了客户各核心流程的关键人物做了培训和试用，并及时把反馈的意见快速调整到实施过程中，譬如：当时该公司的报销流程上了5000元的原来几乎都要老总批准，后来经过流程梳理，客户老总把这个级别的审批权下放给了执行总监。这也算是一个优化效率和下放权利的体现吧。

三管齐下，爱上协同OA系统：

    经过为期一个月的试用和反复修改和调整。项目终于走到了试运行阶段。可是没想到在这里却遇见了一个大问题？这个大问题是什么呢？

    就是大家工作习惯的问题，因为客户长期以来早已形成了原始单据打印、签字、审批的工作习惯，现在一下子流转到网上审批办公，安排任务。很多人都适应不了，甚至刚开始觉得挺麻烦的，就不喜欢用协同OA系统了。一些中层干部觉得流于表面形式，协同OA系统钱是花了，效果却没怎么看到。

    老总也有些火了，问下面的人：问题出在哪里？

    我们项目小组为此专门走访了很多部门干部，听取大家的意见。发现很多人以不熟悉、不习惯、不方便等为理由来为自己不去用找借口。当然，经过调查我们也发现由于某些部门的网络和服务器不在同一个局域网，需要利用互联网接进来，但客户两方的网络平常都没有做任何限速质量控制，造成外网访问协同OA系统很慢，所以这些部门的员工就不爱使用。

    找到了原因，我们商议了下，实施了三管齐下的办法，首先，为了让客户的员工没法再找不会用、不熟悉的借口，我们把协同OA系统涉及到的各功能模块和审批流程总结了50道测试题，先逐批逐批地安排培训，又开始用试题对大家的掌握程序做了考核。客户各个部门的的干部一看这个阵势，自然不好在自己公司领导前马虎，都抽时间好好熟悉了一下协同OA系统，自己也做了表率，带头参加了测试考核。借着这个热情劲，很多全员考核都通过了，大家也在使用层面上没了什么推脱的借口。

    其次，针对某些外网连接协同OA系统的用户反映慢的问题，我们协助客户引入了初级的网管设备，对内网的速度进行了优化和管控，最终解决了访问速度的瓶颈。

    最后，我们又请客户公司的领导和人力资源部下发通知，从下个月开始正式启用协同OA系统处理日常办公。这几道措施下去之后，意见和阻抗渐渐小了，客户的流程也终于走向了办公自动化的方向。

    虽然还有一些小问题，毕竟项目按时保质地验收了，当初上协同OA系统的基本初衷也得到了落实，获得了客户的好评，我们和华天动力厂家都觉得很欣慰！

协同OA系统实施十六字诀：

    做好规划、由易到难、重点突出、培养习惯，顺利实施协同OA系统并不难。