会议管理

行政会议管理

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　　行政会议管理

　　会议管理是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等;“议”的基本意思是讨论、商议。管理就是制定，执行，检查和改进。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间(含开始时间和终止时间)、会议地点、会议人员(出席人员、列席人员和工作人员)、会议组织、会议主题等。

　　对企业的会议室、投影仪等会议相关资源进行有效地管理，解决资源使用冲突和参会人员时间冲突，减少人力、物力的浪费。会议通知以系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知与会人员，并对参会人员对通知信息的查看、反馈进行跟踪。

　　为了提高会议的效率，有必要加强会议管理，做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。

　　1、会前准备

　　1.1质疑会议的必要性。会议特别耗费时间、人力、财力、物力，在某些情况下，会议并不是沟通信息的最佳方式，也不是任何问题都可以通过开会来解决，所以，每次开会前都有必要对开会的必要性进行质疑，做到能不开的会坚决不开，可开可不开的会尽量不开，必须召开的会尽量少开。

　　1.2明确会议的目标。会议的目标越明确越具体越好，比如说，会议目标“探讨如何在10月底之前将产品不良率由目前的5%降低至3%”就比“探讨如何降低产品的不良率”更加具体、明确，这样会议讨论的效果会更好。

　　1.3确定会议议题。会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。确定会议议题应遵循以下几原则：一是议题必须紧扣会议目标。二是议题数量要适中，不能太多，也不能太少。三是各项议题之间保持有机联系，并按照议题解决的逻辑顺序排列。四是明确讨论各项议题所需的时间。

　　1.4确定与会人员。确定与会人员的人数和结构。对于决策型会议，为 r保持成员之问良好的臣动，会议成员一般应不多于l0人。一般应邀请下列几类人员参加会议：对会议主题有深入研究或对情况较为熟悉的人;对会议日标达成起关键性作川的人;能够客观理智和积极踊跃发表自己见解便利、是否不受外界干扰、是否有足够的停车场、是否有必要的会议设备等。此外，会前准备还需做好准备会议资料和发放会议通知的工作。

　　1.5确定会议的基本程序。确定会议的基本程序，就是明确会议先做什么，后做什么，冉做什么。一般在安排会议议题顺序时需要注意的是：主要的议题往前排，相对次要的议题往后排;时问紧迫的议题往前排，时间余地大的议题往后排;需要与会者高度集中讨论的议题往前排，与会者兴趣较大、已经掌握相关知识的议题往后排。

　　1.6安排会议时间和地点。在会议时间安排上需要考虑何时召开会议、会议持续多久的问题。确定会议召开时间需要考虑与会人员是否能够出席和会议效率的问题。会议持续时间不宜过长也不宜过短，过长，人容易疲劳，过短，有一半的议题还没有讨论会议就结束了。

　　会议地点的选择应考虑如下因素：

　　会议的规模大小和人数多少、交通是否便利、是否不受外界干扰、是否有足够的停车场、是否有必要的会议设备等。此外，会前准备还需做好准备会议资料和发放会议通知的工作。

发布：2008-06-14 19:14 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]