协同办公系统设计方案

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 　　何为协同?合办为协，共口成同——就是密切配合、协调一致。当前从大规模生产到大规模定制，从精益制造到敏捷制造，人类生产方式的每一次重大突破，其原动力都在于努力谋求协同——供给与需求的协同。而与之相对应的企业管理模式的每一次变革，目的也都在于追求更高层次的协同——“企-境”协同、“人-机”协同、“人-人”协同。

　　企业竞争力的强弱，并不完全取决于这个企业中个人素质和能力的强弱，很大程度上要依托这个企业团队的整体素质和能力。个人能力再强，如果不能围绕整体目标，从全局出发，密切配合，协同作战，也不会使整体效率和效益达到最佳化，甚至会由于相互之间的不协调而使理应成为合力的各种力量反而相互削弱、抵消。因此，如何提高协同水平，使企业内部各种力量能协同起来，合作起来，形成最大的合力，就成为提高企业竞争力的题中应有之义。

　　一、协同办公系统发展历程

　　第一代：基于办公套件的文档处理型协同办公平谷。

　　第二代：面向网络和文件处理流程化型协同办公平台。

　　第三代：面向文档和协同的知识管理型办公系统。

　　第四代：面向应用集成和决策支持的协同系统

　　二、企业协同工作中面临的困境

　　协同效率低：分支机构协作效率低，办公费用居高不下，审批周期长

　　知识管理混乱：企业知识管理积累难，文档知识查询、利用难，企业培训成本高，辅助决策信息少

　　沟通效率低：业务动态进展监控难，办公机制不透明，缺少多层次沟通平台，工作无计划性

　　应用系统孤立：获取决策信息难，业务数据共享难，业务数据形成数据孤岛

　　三、具体运用

　　以工作流为核心，结合公文管理规范，实现公文发文、收文管理;公文签报、呈批文、请示报告等各类文件的拟稿、审批、归档、统计、催办督办、等应用。通过公文交换平台，可实现与异构公文系统进行公文收发。

　　灵活的自定义的表单(格式、模板)与可视化工作流(角色、流程、权限)的组合，构建企业个性化表单及各种类型流程。

　　支持审批痕迹保留、打印及多版本管理，支持电子签名和电子签章等在线审批功能。支持各种申请、审批等综合业务、事务流程处理。

　　支持多条件进行统计、查询相关数据报表。自定义多级目录结构，支持在线各种类型知识文档存储;多维度知识地图、严格的分级授权机制。流程审批后自动归档知识中心/文档批量导入。

　　支持创建各种应用的知识主题库/专家知识库/岗位知识库/产品知识库/行业知识库。

　　用品管理：支持多库房、多级分类的用品管理，多维度报表查询;

　　会议管理：支持会议室资源管理、自动生成会议通知、可集成视频会议功能，

　　车辆管理：支持用车申请、审批、维修管理，轻松实现车辆调度用、驾驶员的管理，多维度报表查询;

　　图书管理：支持图书的登记、借阅、归还管理、支持过期催还，报表查询。

　　工作日志：支持员工日志撰写、查询、补记等功能，支持日志共享、直属下属汇报等功能;

　　计划总结：支持周/月/季/年计划，计划可分解任务，支持计划追踪、计划共享等功能;

　　任务管理：个人任务/集体任务，任务支持多人分解，支持任务追踪、反馈共享查阅。

　　手机短信：支持短信群发，OA消息短信提醒等功能;

　　电子邮件：支持内/外部邮件收发，外部邮件支持多个商用邮箱管理、支持内外部邮件互通;