その他手続き等 Other

◎出張に関する確認事項

〈関係規則〉
○国立大学法人群馬大学教職員旅費規則
○国立大学法人群馬大学海外渡航事務取扱要項
○国立大学法人群馬大学教職員等の自家用自動車の業務使用に関する取扱要項

※出張書類提出時に確認していただく事項等に関してまとめましたので一読願います。
○出張手続き・旅費支払いについて【会計ルールハンドブック抜粋】
○旅費の請求手続き方法について（※GrowOne操作マニュアル）
○減額申請について
科学研究費補助金等の外部資金による活動において、旅行者が旅費の減額を申し出た場合には旅費を減額できます。減額申請を行う場合には、経路等申告書の備考欄に旅費の一部を請求しない（減額する）旨を旅行者の直筆により記載してください。例：「○○円を超える金額は請求しません」

 

◎国内出張・研修　提出先：総務係　

１.指定車登録について
自家用自動車を出張等の業務に使用するには、事前に指定車として登録を行う必要があります。
指定車登録には下記の条件を全て満たしている必要があります。
(1)運転免許を取得してから3年を経過していること。
(2)自賠責保険に加入していること。
(3)被保険者として、対人賠償保険無制限及び搭乗者1人につき1,000万円以上の任意保険契約を締結していること。
(4)被保険者として、対人賠償保険無制限の任意保険契約を締結していること。

登録には以下の書類を提出してください。

・指定車登録申請書　(右上「第　号」は事務で使用しますので空欄でご提出下さい）
・運転免許証の写し（オモテウラ両面の写しが必要です）
・車検証の写し
・任意保険契約書の写し（対人賠償保険無制限・対物賠償保険無制限、人身傷害保険(搭乗者保険）1人につき1,000万円以上であることが分かるもの）
※車検証を更新した場合は、その都度上記の書類一式を総務係までご提出ください。

２．必要書類について　

○出張前の提出書類　

旅行命令伺	GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・右下の「旅行者の印」欄へご捺印のうえ提出してください。 お願い：同日に複数の出張(他学部からの旅行依頼を含む）を行う場合は、旅費の二重払い防止のため必ず総務係までご連絡ください。
経路等申告書	GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・一部先方負担がある場合は、「旅費の先方負担」にチェックを入れてください。 ・交通手段が公共交通機関で、旅行経路と通勤手当支給区間が重複する場合は、重複する期間を入力してください。 ・外部資金による減額申請は備考欄に旅行者の直筆で記載してください。
出張の必要性を明らかにする書類	・学会の開催要項 ・研究打合せの内容、日時、場所が分かる通知 ・先方との日程調整メール等の中で日時、場所、用務内容が分かる部分 ・巡回指導の出張一覧表 ※上記の書類がない場合は日程表を作成してください。
週休日・休日の振替簿	出張日が週休日・休日に当たる場合に提出してください。 ※移動日のみの場合は振替の取得はできません。 ※振替可能期間は同一月内です。

○出張後の提出書類

出張報告書	GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・用務内容について、今回の旅行の目的について詳細が確認できる記載をお願いします。 ・宿泊された方は、宿泊先名を記載してください。自宅等の場合は住所をご記載ください。 ・減額事項について該当するものがある場合は、必ずチェックを入れていただき、内容が確認できる書類をご提出下さい。学会などでプログラムにランチョンセミナーが含まれる場合は、出欠の有無と参加日を記載してください。
出張の事実が確認できる書類	学会の参加証、大会要旨等の当日配布される資料の一部写し、当日の打合せメモの写し、先方の名刺の写し、現地での写真、用務後の先方とのメールのやりとり等
航空券の半券および領収書(原本）	※ 航空機を利用した場合は、下記を提出して下さい。 1. 航空機の領収書(宛名は、必ず出張者個人の名前・出張前に提出も可) 2. 半券（または搭乗証明書） 3. パック旅行の際は、最終行程表も添付のこと(朝食・夕食に関する記載があるもの)も併せてご提出ください。 4.カード決済により領収書が出ない場合は、カード決済明細の写し
借上バス代金の領収書および乗車名簿	※借上バスを利用した場合のみ提出。

 

3．研修について
国内旅行で、私費での出張を平日に行う場合は下記の書類をご提出ください。
・研修旅行願
・根拠資料

 

◎外国出張・研修　提出先：総務係　

１．安全保障輸出管理チェックシートの提出
大学においては、研究機材等の輸出、海外の政府や企業が関係する受託研究や共同研究、海外企業への技術指導、海外からの研究員や留学生の受け入れ、研究過程における海外研究者とのデータや資料の交換等が、外国為替及び外国貿易法（外為法）に基づく安全保障貿易管理上の規制対象となります。

学内ポータルサイト：群馬大学安全保障輸出管理
https://gunmauacjp.sharepoint.com/sites/portal/SitePages/yusyutukanri.aspx
※チェックシートでの確認を経ずに海外出張はできません。チェックに時間を要するため、早めにご提出をお願いします。
※出発日の1か月前までに提出してください。

２.必要書類について

○出張前の提出書類

旅行命令伺	GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・右下の「旅行者の印」欄へご捺印のうえ提出してください。
経路等申告書	GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・一部先方負担がある場合は、「旅費の先方負担」にチェックを入れてください。 ・交通手段が公共交通機関で、旅行経路と通勤手当支給区間が重複する場合は、重複する区間を入力してください。 ・外部資金による減額申請は備考欄に旅行者の直筆で記載してください。
確認票チェックシート２(海外出張・海外派遣・貨物の輸出用）	・国立大学法人群馬大学安全保障輸出管理規則による。 ・審査終了までに時間を要する場合がありますので、早めにご提出ください。
説明書
日程表
Eチケットレシート	航空賃・旅行雑費等、料金の内訳が分かる書類
週休日・休日の振替簿	週休日・休日の振替簿 出張日が週休日・休日に当たる場合に提出してください。 ※移動日のみの場合は振替の取得はできません。 ※振替可能期間は同一月内です。

○出張後の提出書類

出張報告書	GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・用務内容について、今回の旅行の目的について詳細が確認できる記載をお願いします。 ・宿泊された方は、宿泊先名を記載してください。自宅等の場合は住所をご記載ください。 ・減額事項について該当するものがある場合は、必ずチェックを入れていただき、内容が確認できる書類をご提出下さい。学会などでプログラムにランチョンセミナーが含まれる場合は、出欠の有無と参加日を記載してください。
出張の事実が確認できる書類	学会の参加証、大会要旨等の当日配布される資料の一部写し、当日の打合せメモの写し、先方の名刺の写し、現地での写真、用務後の先方とのメールのやりとり等
パスポートの写し	顔写真及び出入国スタンプの確認のできる部分の写し 顔認証のため入出国印のない場合はその旨を余白に記載して下さい。
航空券の半券(原本）	紛失した場合は搭乗証明書を取得してください。
航空賃及び旅行雑費の領収書	・航空券代、燃油サーチャージ、航空保険料、航空利用税等の金額の内訳が明記されているものを提出してください。

 
 3.研修について
海外旅行で、私費での出張を行う場合は下記の書類をご提出ください。
・研修旅行願
・根拠資料

◎学外者への旅行依頼について　提出先：総務係　→提出書類一覧

・本学教職員以外のものに旅費を支給する場合は、旅行前に必ず「旅費の受給に係る留意事項」を受給者へ渡し、周知を徹底していただきますようお願いいたします。
・二重払い防止のため、招聘者に群馬大学（他学部を含む）から同日に旅費の支給がないかご確認ください。
・海外へ出張を依頼する場合は、事務へご相談ください。

【提出書類 様式】
・依頼文書送付願（様式・記載例）　※詳細な記入方法はこちらからご確認ください。
・振込口座登録依頼書(個人用):Excel 
　※初めて旅費を支払う場合・登録内容に変更があった場合は、招聘者へ提出を依頼してください。
・出張報告書（旅行依頼用）:Excel
　※招聘者（ゲスト）の出張報告書については、依頼者(ホスト)が作成してください。
　謝金が支給される場合は提出不要です。

謝金を支給する場合は、会計関係(謝金・学生アルバイト等提出書類）を参照してください。

 

◎立替払請求(学会参加費・受講料・セミナー代等）

GrowOneで購入依頼入力を行い、下記書類を提出して下さい。
学会参加費の立替払請求は、出張報告書と合わせて提出してください。
必ず、参加後・受講完了後に請求してください。懇談会費の請求はできません。

○提出書類
１.領収書（原本。支払い完了メールは不可）
２.請求書等、料金の詳細が分かる書類
３.参加証明書又は受講証
４.立替払請求書：Excel　※立替払請求書の押印は不要になりました
５.発注書（又は購入依頼書）
６.開催プログラム・HPのコピー等
７.輸出管理　確認表チェックシート６：Word　→リモート国際学会(海外）で発表した際は必ずご提出ください。
8．抄録集表紙のコピー　→参加費に抄録集代が含まれている場合はご提出ください。

(参考)・立替払Q&A