三条市のDXと働き⽅改⾰の取組
デジタル技術の更なる活⽤や多様で柔軟な働き⽅を通じて、職員がこれまで以上に丁寧に多くの⽅々と向き合うことで、市⺠サービスの向上を図ります。
コミュニケーションの進化
働き方改革
三条市では、令和3年4月1日から全国初となる全職員を対象としたLINE WORKSの導入を実施し、チャット機能だけでなく、会議室予約やスケジュール管理を始めとした庁内の事務連絡をクラウド上で実施します。
在宅勤務などで庁外にあっても、コミュニケーションに遅れが生じない環境を整えます。
使い慣れたLINEのチャットで、一対一の連絡だけでなく、グループチャット機能を利用して課内や担当チーム内の連絡、情報共有も実施します。
これにより、平時のみならず、災害時、新型コロナウイルス禍でも迅速な情報共有を行い、行政サービスが滞らない体制を目指します。
LINE WORKSでの予定管理
LINE WORKSのトップ画面
ガイドラインの策定
業務でのLINE WORKS利用にあたり、三条市では独自にガイドラインを策定しました。今後は、運用の中で過不足を修正し、改善していきます。
三条市では、新型コロナウイルス感染症対策及びテレワーク等の今後の多様な働き方に対応するためWeb会議を推進しています。
庁内の会議や打合せのほか、外部の方が参加する会議等でWeb会議が実施できるものは積極的にオンライン化しています。
また、個人番号利用事務系を除く庁内LANの無線化を令和4年度末までに実施します。
これにより、感染症対策のための分散勤務やWeb会議等に迅速に対応できるようになります。
職員の働き方改革のためのリモートワークを推進しています。
庁内パソコンへのリモートツールを活用して、財務会計や文書管理システムの電子決裁を行えることができることに加え、LINEWORKSを使ってコミュニケーションすることで、自宅などにおいても職場と同じように仕事ができます。
三条市リモートワークガイドライン
セキュリティの維持
LINE WORKSの利用にあたり、行政の個人情報が扱われるようなネットワークが、インターネットに接続されるのではないか、という懸念があるかもしれません。
三条市では、インターネット系と行政系のネットワークを分離しており、個人情報を取り扱う行政ネットワークは、インターネットに接続できないようになっています。
これにより、三条市では、安全にLINE WORKSを利用できる環境を構築しています。
三条市の情報セキュリティ対策について、詳しくはこちらご覧ください
市民サービス
情報配信手段として、LINE for Businessを利用した三条市LINE公式アカウントを開設しています。
使い慣れたLINEの利用により、市民の皆様のみならず、職員の作業を簡便にすることで、より即時性のある情報発信や相談業務など、行政サービスを充実させていきます。
電子図書館の導入
リアルな世界では図書館で実際の本に触れ、ネットの世界ではスマホやタブレットでいつでも、どこでも図書に触れて多くの市民に図書に親しみを持っていただくことを目的に令和4年7月24日にオープンした図書館等複合施設「まちやま」にあわせて電子図書館を導入しました。
現在12,700冊の電子図書が貸し出し可能となっています。
行政手続の進化
今までの⾏政⼿続きは、内部事務においても押印が切っても切り離せないものでした。
事業者や市⺠からの書類の提出から内部事務の決裁までをオンライン化しデジタル決裁とすることで、押印の廃⽌とペーパーレス化を進めます。
三条市では、県内初となる取組として、電⼦契約システムを令和3年4⽉1⽇から導⼊します。あわせて、⾒積書、請求書のPDF等による対応も実施します。
さらに、令和4年1月から⽂書管理システムを導⼊し、オンラインで各種契約事務等を完結できます。
事業者からの⾒積提出から内部決裁、発注までのすべてをオンラインで⾏うことで、庁内では持ち回りなどによ
る決裁に伴う押印の廃⽌、⽂書保管場所の削減につながり、また、事業者を始めとする⺠間の皆様には収⼊印紙が不要になる、郵送料を節約できる、契約事務に係る時間の短縮により、事業の着⼿開始までの時間が短縮でき
るなどのメリットが⾒込まれます。
今までは、請求書が届いた場合、
- 請求書の紙⾯への収受⽇（検査⽇、といいます）を記載
- 請求書をスキャンしてコンピュータへ取込
- 電⼦⽀払いシステムで⽀出処理
という⼿順を踏んでいましたが、受取りから⽀出までを⼀連の流れの中で⾏うことができるようになります。
業務の効率化だけでなく、請求に対してよりスムーズな⽀払いができるようになる⾒込みです。
【電子契約イメージ】
請求書等のPDFでの提出について、くわしくはこちらをご覧ください。
業務の効率化とスムーズな契約・請求・⽀出処理により、市⺠の皆様へのサービスをより充実させていきます。
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更新日：2021年03月11日