当Allegis公司着手进行ERP现代化项目时，第二次尝试取得了成功。该公司在七年内实施了两次ERP部署。
“七年内进行两次ERP部署，这可不是胆小的人能干的。”硬件分销公司的CIO戴夫·香农坦言。
Allegis公司曾使用一个名为Eclipse的传统本地ERP系统，大约用了15年。香农表示，该系统很好地满足了业务需求，但也有其局限性。与其他系统的集成很困难，而且进行更改(如业务流程和在订单输入及向分支机构补货时的验证)需要大量专业资源。
Allegis使用Eclipse十年后，该系统被Epicor公司收购，于是Allegis开始探索迁移到基于云的ERP系统。
“坦白地说，我们没有支持本地解决方案的内部资源，”香农表示。该公司希望利用云带来的所有优势，摆脱管理硬件和软件的业务，并且不必处理围绕安全性的所有复杂问题，他说道。
2017年，在探索了其他ERP系统、从约80家供应商中筛选出候选名单并定义了业务需求后，Allegis选择了NetSuite——但结果并不理想。
“我们非常喜欢NetSuite的架构，以及它基于云的特点，它满足了我们绝大多数的业务需求，”香农指出，“NetSuite具备对我们至关重要的所有功能领域的能力。”
然而，他表示，Allegis官员认为该ERP在分销领域应具备的领域专业知识有所欠缺。“它能帮你完成大部分工作，但达不到我们需要的程度，这意味着存在很多缺口或需要扩展的地方。”
Allegis通过整合12项第三方技术并构建定制解决方案来填补这些缺口，从而使公司能够执行补货和需求规划等任务。但这些更改拖累了系统，“因为有很多自定义脚本，性能滞后”，而且有些流程无法正常工作，香农表示。
大约三年后，Allegis及时止损，再次开始寻找，并最终选择了Epicor Prophet 21。“我们在2024年4月1日愚人节正式上线，体验非常好，”香农说道，并补充称IT部门在12个月的时间框架内部署了该系统。
ERP现代化任务
对于CIO而言，ERP现代化既是一项重大任务，也是一项重大使命，而且多数人并不乐意承担。然而，随着许多企业寻求创新、部署AI和自动化、迁移到云端并获得竞争优势，ERP系统更新的成功可以成为CIO头上的光环，如果项目不顺利，也可能成为他们的绊脚石。
StarCIO(一家数字化转型咨询公司)的创始人兼总裁艾萨克·萨科利克在最近的一篇博客文章中写道：“如今的CIO继承了高度定制化的ERP系统，并努力领导变革管理工作，尤其是在这些系统成为企业所有运营支柱的情况下。许多CIO在应用程序现代化以及开发分析/机器学习/AI能力方面取得了成功，但数字化转型和提供推动增长的竞争性技术仍然是一个具有挑战性的目标。”
德勤的首席技术官比尔·布里格斯表示，在规划ERP升级时，IT负责人应评估他们拥有什么、需要什么以及应重点关注什么。“要考虑精准施策而非蛮力推进，并基于增长和战略以及技术栈考量来做出决策，”他说道。
布里格斯建议，在“你需要什么”一栏中，要考虑功能性和非功能性视角。领导者应解决技术和业务孤岛问题，以及由于缺乏数据和集成能力而无法扩展AI试点的问题。
“最大的危险之一是受到‘制度惯性’的过度束缚——即事情一直以来的做法以及工具/技术一直以来的工作方式，”布里格斯表示，“任何可以标准化的东西都可以自动化，而且几乎每一个传统业务流程都可以(并且)应该对最终用户进行简化。……利用ERP升级作为特洛伊木马，来利用其他新兴技术。”
ERP中的AI：新的必备要素
Allegis的香农表示，AI就是这些新兴技术之一，它在ERP系统中“绝对至关重要”。
“作为CIO，如果你不考虑AI，不将这些计划、技术和解决方案落实到位……那你可能就太晚了，”他说道，“我们依赖它。”Epicor有一个产品路线图，Allegis正指望利用它使公司能够使用Prophet 21来培训任务。这可能包括使用AI来确定某件商品的当前价格，以及某些地点是否有库存。
香农指出“AI需要非常干净的数据，而且需要大量数据”，他表示IT部门也正在努力应用适当的安全措施，以防止数据从ERP系统中泄露。
Allegis与Epicor的一个团队合作，分阶段导入数据并部署系统，首先上线满足其业务需求的核心功能，“但我们没有对它进行过多修饰，”香农指出，“我们想要把解决方案和数据都导入，并确保企业内部接受它。我们希望能够补货、发货——并在第一天就接单，而我们做到了这一点。”
几个月后，随着对Prophet 21的使用经验更加丰富，IT部门对其进行了微调。
迁移过程没有遇到任何阻碍，而且预算节省了20%。然而，“真正让我们受伤的是NetSuite的‘实施成本’”，香农表示，并且意识到“如果我们迁移，就永远无法收回这些成本，而且从理论上讲，迁移到Profit 21也需要花费类似的金额”，他补充说这是一笔“相当大的投资”。
香农为选择NetSuite的“错误”承担了责任，并表示回想起来，如果领导层在产品演示期间深入挖掘，Allegis本可以避免两次ERP实施的需要。
“[供应商]向我们展示的演示是，‘点击这里、那里和这里，然后就会出现结果’，而且看起来确实是这样运行的，”他说道，“我们应该做的是说，‘好吧，你向我们展示了可以做什么;现在向我们展示你是怎么做的，因为你在演示中展示的一些东西……有不同的规模，’而这可能就是我们不足之处。”
克服ERP转型中的挑战
医疗保健公司LeeSar认识到其本地ERP/仓库管理系统从报告和分析的角度来看不再满足其财务需求，因此正在通过迁移到Oracle Fusion来实现现代化。
信息系统副总裁拉斯·纽迈尔表示，内部ERP是在LeeSar的药房部门开始扩张之前购买的。
“我喜欢Oracle将AI嵌入到ERP和SCM Fusion应用程序中的方式，我也喜欢应用程序每季度的小更新，而不是其他系统每五年一次的大规模升级，”纽迈尔解释道，“季度更新将使我们能够更快地引入更新的功能和特性，并使我们能够以前所未有的方式为我们的成员医院进行创新和服务。”
现代化项目得到了LeeSar董事会的全力支持，并将带来IT在先前系统中必须作为一次性流程开发的能力，他表示。Oracle还将使LeeSar能够从一个企业平台上运营其业务。
由于核心数据已在LeeSar的遗留系统中存在了十多年，“因此需要付出相当大的努力来确保我们将干净的数据导入Oracle平台，所以需要IT和功能团队的合作来确保迁移数据的准确性。”
纽迈尔三年前加入公司，他表示虽然他们还没有正式的数据治理结构，但数据完整性团队在保持客户、供应商和主数据清洁方面做得很好。
这个过程并非一帆风顺。“数据迁移需要大量的功能参与和验证——在月底和财年底进行工作时很有挑战性，因为功能团队也在努力填补团队中的空缺职位，”纽迈尔表示，“随着数据提取和数据转换的微调，我们已经与实施合作伙伴建立了一个流程，每天保留数据的快照，以帮助证明数据更新已到位。”
另一个挑战是，LeeSar实施合作伙伴的原始项目负责人因健康原因不得不离开，而下一个项目负责人并不合适，纽迈尔说道。
“我们俩都感觉到了，但什么也没说，而是试着让它继续下去，但在几周内，LeeSar方面的整个项目团队都对第二位项目负责人表示了担忧，”他表示，“我认为，如果我们的项目负责人和我相信我们的直觉，我们本可以更快地采取行动。”
团队从第1A阶段学到了很多，“我们开玩笑说，第1A阶段提早支付了‘愚蠢税’，这样当我们进入仓库、药房和定制包装的复杂环节时，第1B阶段就可以更顺利地进行，”纽迈尔说道。
回首过去，诺迈尔(Neumeier)希望“职能领域的主题专家能100%投入到实施工作中;然而，作为一家精益运营的中型企业，要让员工100%投入到某个项目中是具有挑战性的。”
随着1B阶段的启动，诺迈尔表示将实行“无电子邮件规则”，团队将在Microsoft Teams中进行所有项目沟通。他解释道，这样每个人都能看到所有内容，就不会因为被抄送(CC)在电子邮件链中而意外错过信息。
一切都是关于数据
两年前，当米歇尔·斯坦顿(Michele Stanton)加入HGA这家全国性的设计、建筑和工程公司担任CIO时，她“很快就了解到数据是公司面临的最大挑战”。
当时没有数据仓库或公共数据环境，因此员工需要自己获取数据、进行提取，并重新格式化和处理数据以生成仪表板。
该公司当时使用的是Deltek Vision，但斯坦顿表示，该系统“并不适合这种用途——它是一个事务处理系统，而不是数据分析系统”。她意识到HGA需要一个数据战略、一个数据仓库和一位数据分析负责人。于是，她聘请了瑞安·汉菲尔德(Ryan Haunfelder)担任数据与分析总监，他们正式开始升级到Deltek Vantagepoint。
HGA一直是Microsoft的用户，因此斯坦顿和汉菲尔德使用Microsoft Fabric进行了升级，同时实施了数据治理结构。她表示，这“为数据质量和数据安全提供了一些结构”。
HGA完成了升级，但过程中并非一帆风顺。汉菲尔德表示，虽然Deltek提供了构建自定义代码的能力，但如果数据发生变化，“一切都必须遵循这一变化”。
“因此，这不仅仅是ERP的迁移;这几乎是我们公司曾经构建过的所有自定义应用程序的迁移”，并且所有自定义代码现在都必须反映Vantagepoint中的业务逻辑。这包括10到15个应用程序和数百段一次性代码，因此汉菲尔德设置了一个开发环境来安装ERP并测试所有内容。
斯坦顿表示，如果她和汉菲尔德有更多时间来计划升级，他们会“剥离出ERP系统中不属于其中的所有内容”。
“因此，我们的目标是在新平台上几乎创建出具有更好用户体验的、与原平台相当的能力，但并不真正改变人们的工作方式，”她说。“升级进展得如预期般顺利，但这并不意味着我们完成了数字化转型。”
她表示，要实现数字化转型的全部好处，就必须有数据标准和数据质量流程。“你会建立数据治理机制，这样你就知道你的ERP数据可以为你的企业提供深入的见解和分析。”
斯坦顿说，当她加入HGA时，对这个行业还很陌生，而且升级工作已经开始，“所以我无法说，‘嘿，大家，都停下来;我们要重新考虑整件事情，顺便说一句，这可能需要两年时间，然后我们再谈Vantagepoint。’”
尽管如此，她对IT部门所做的工作感到满意，他们让正确的业务利益相关者参与其中，并且现在他们更具数据素养。
关于正确进行ERP升级的建议
Allegis的香农(Shannon)表示，IT领导者不仅需要深入了解业务需求，还需要了解业务用户的工作内容。
“我很容易坐在椅子上说，‘好吧，去订单输入屏幕填写这个。’这看起来很简单，但你不是做那份工作的人，他们是，”他说。
IT还必须了解业务部门面临的复杂性，以及什么可以帮助他们提高效率，特别是在满足客户需求方面。“这无法估量，”香农说。“第一次的时候，我们可能想当然地认为我们了解他们的需求。”
香农为Allegis的Prophet 21实施组建了一个更大的团队，汇集了“业务所有功能领域的合适人选”，并强调他们在此次部署中有平等的发言权。
“当你赋予[人们]权力，让他们在谈判桌上有平等的发言权时，你最终会得到一个更好的解决方案，”香农说。“因为他们一直参与其中，所以入职和培训会变得更加容易。”
他还建议要了解供应商所说的“合作伙伴”是什么意思。香农表示，有时供应商只是想合作完成交易;在其他情况下，他们想了解你的业务，并与你合作让你的工作更轻松。
LeeSar的诺迈尔对此表示赞同，他说他的公司强调与实施合作伙伴和Oracle的协作。“我们的目标都是一样的，那就是实现极其成功的实施，”他说。“要做到这一点，就要消除我们与他们之间的对立语言，并经常强调工作假设。”
“如果出现错误，请宽容对待，如果你遗漏了什么，就及时纠正，”诺迈尔补充道。
此外，他表示，CIO应将ERP现代化视为一项业务倡议，而不是一个IT项目。“我们的ERP/WMS现代化不能仅由IT部门为业务完成，因此我们正在让业务中的每个部门都参与到实施中来。”
诺迈尔补充说，团队还为项目增添了一些乐趣。“当新成员加入时……我们会邀请他们向我们的实施播放列表中添加一首歌曲”，这些歌曲能够激励人心、振奋精神或让人心情愉悦，他说，“因为我们知道我们会遇到困难、感到沮丧或感受到迫在眉睫的截止日期的压力。”
Allegis的香农表示，在现代化ERP系统时，要睁大眼睛。
“你可能做的最具破坏性的事情就是更换你的ERP系统。它涉及业务的方方面面，因此不能掉以轻心，”他说。“在整个过程中——有时甚至在此之后——你可能会开始研究这个工具，而不再专注于业务。”
