Informationspflichten nach Artikel 14 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DS-GVO“)

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung/Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitungen ist:

AZ Direct GmbH (nachfolgend „AZ Direct“)
Carl-Bertelsmann-Str. 161s
33311 Gütersloh
Telefon: +49 5241 80-70800
Telefax: +49 5241 80-9317
E-Mail: az(at)bertelsmann.de

Wenn nachfolgend auf „wir“ oder „uns“ Bezug genommen wird, bezieht sich dies stets auf die „AZ Direct“. Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage der Bestimmungen der DS-GVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes 2018 (im Folgenden „BDSG“). Selbstverständlich haben wir unseren Datenschutzbeauftragten bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde gemeldet.

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit ebenfalls an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Sie erreichen ihn per Post sowie telefonisch oder per E-Mail unter:

AZ Direct GmbH
Datenschutzbeauftragter
Carl-Bertelsmann-Str. 161s
33311 Gütersloh
Telefon: +49 5241 5274730
Telefax: +49 5241 80-66909
E-Mail: datenschutz(at)az-direct.com

2. Welche Kategorien Ihrer Daten werden beim Dialogmarketing verarbeitet?

Wir verarbeiten Konsumenten-Adressen sowie Business-Adressen aus der Bundesrepublik Deutschland.

2.1 Sofern vorliegend, haben wir folgende Adressdaten von Ihnen gespeichert:

Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Titel, Akademischer Grad, Geburtsjahr, E-Mail, Telefonnummer, Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung.

2.2 Ferner haben wir ggf. Kriterien zur Werbeselektion gespeichert. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Ziffer 3.1.

3. Verarbeitungszwecke und deren Rechtsgrundlage

3.1 Die unter Ziffer 2.1 genannten Daten verarbeiten wir, um Ihnen Werbung von namhaften Unternehmen (im Folgenden „Vertragspartner“) zukommen zu lassen. Des Weiteren dient die Verarbeitung Ihrer Adressdaten der Anreicherung von Adressbeständen unserer Vertragspartner. Diese Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1f DS-GVO, soweit die jeweilige Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten, also unseres jeweiligen Vertragspartners, erforderlich ist und Ihre diesbezüglichen Interessen bzw. Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Dialogmarketing erfordert im ersten Schritt Adressdaten mit Angaben zu den verfügbaren Kommunikationskanälen. Die Basis wird vom Vertragspartner entweder selbst erhoben, oder durch andere Marktteilnehmer, für die wir als Listbroker agieren, oder durch uns zur Verfügung gestellt. Im zweiten Schritt erfolgt die Auswahl der Daten der Adressaten, die potentiell Interesse an den beworbenen Produkten und Dienstleistungen unseres Vertragspartners haben könnten. Daher bestellen unsere Vertragspartner Adressen häufig anhand von Zielgruppen. Die hierzu erforderliche Selektion führen wir hinsichtlich der bei uns gespeicherten Daten auf Grundlage von anonymisierten Daten mittels unseres hierfür speziell entwickelten und patentierten Data Secure[hoch]TTP[/hoch]-Verfahrens durch. Ziel der Selektion ist die Auswahl einer Adressatengruppe, die als gemeinsames Merkmal das potentielle Interesse an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen hat. Anhand dieser Zielgruppen werden die gewünschten Adressen aus unserem Adressbestand selektiert bzw. bestellt. Diese Werbeselektion geschieht unter anderem mit Informationen (= Selektionsmerkmale) zum Geschlecht und Alter, aber auch mit Hilfe mathematischer Verfahren und statistischen Wahrscheinlichkeiten sowie aufgrund von Strukturinformationen wie Gebäudetyp oder Gebäudealter, Mikro- und Makrogeographie und Marktforschungsergebnissen. Über die nicht personenbezogenen Merkmale werden beispielhaft Wahrscheinlichkeitsaussagen zur Soziodemografie und Psychografie, zu Konsumeigenschaften oder Lebensphasen getroffen. Im Rahmen der von uns durchgeführten Interessensabwägung wurde festgestellt, dass Ihre Interessen am Ausschluss der Selektion nicht unser Interesse bzw. das Interesse unserer Vertragspartner an der Durchführung der Selektion überwiegen. Die ausgewählten Adressen werden zur Verbesserung der Datenqualität aktualisiert und berichtigt. Zuletzt gleichen wir die Adressen gegen unsere hauseigene Werbewiderspruchsliste sowie gegen die nachfolgend aufgeführten Werbewiderspruchslisten ab. Soweit die Kommunikationskanäle einer Einwilligung bedürfen, wird der Einwilligungsstatus überprüft.

Wir verwenden Ihre Adressdaten nur dann zu Werbezwecken oder stellen unseren Vertragspartnern Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten nur dann zur Verfügung, wenn ein Ihre Interessen überwiegendes berechtigtes Interesse im Einzelfall glaubhaft dargelegt wurde. Der in der DS-GVO enthaltene Erwägungsgrund 47 stellt ausdrücklich klar, dass die Verarbeitung Ihrer Daten zum vorgeschilderten Zweck der Direktwerbung als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden kann. Wir sorgen mit unseren vorgenannten Dienstleistungen insbesondere vor dem Hintergrund der ökonomischen als auch ökologischen Interessen dafür, dass nur die für unseren Vertragspartner potentiell in Frage kommenden Verbraucher Werbung erhalten. Ihre Interessen als von der Werbemaßnahme Betroffener werden hinreichend durch das Transparenzerfordernis, das Ihnen zustehende Auskunfts- und Widerspruchsrecht (siehe dazu unter Ziffer 7 und 8) sowie Ihre übrigen Betroffenenrechte gewahrt. Außerdem beachten wir für jedes postalische Werbemailing die Robinsonlisten (Sperrlisten) des Deutscher Dialogmarketing Verband e.V. (DDV) www.ichhabediewahl.de und des I.D.I. Interessenverband Deutsches Internet e.V., Info- und Schutzgemeinschaft für Internet und Kommunikation, www.robinsonliste.de . Wenn Sie in einer dieser Sperrlisten eingetragen sind, erhalten Sie keine Werbung über die AZ als verantwortliche Stelle.

3.2 Zudem dient die Verarbeitung Ihrer Adressdaten der Aktualisierung und Validierung von Adressbeständen unserer Vertragspartner und unserer eigenen Datenbestände. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO. Wir stellen unseren Vertragspartnern, die unter Ziffer 2.1 genannten Daten nur dann zur Verfügung, wenn von diesen ein Ihre Interessen überwiegendes berechtigtes Interesse im Einzelfall glaubhaft dargelegt wurde. Ein berechtigtes Interesse in diesem Sinn ist die in Art. 5 Abs. 1 d DS-GVO statuierte Pflicht zur „Richtigkeit“ von Daten. Ein berechtigtes Interesse liegt aber auch vor, wenn unsere Vertragspartner sich vor Portokosten für vermutlich unzustellbare Sendungen an nicht existente oder fehlerhaft erfasste Adressen schützen möchten.

3.3 Unser Verfahren AZ PICK dient der Verifizierung der Erreichbarkeit/Zustellbarkeit einer Person unter einer Adresse (Aussage eines Wahrscheinlichkeitswertes). AZ PICK "verlängert" den Prozess einer einfachen postalischen Adressvalidierung (Gebäudeebene) um die Überprüfung, ob eine Person unter der angefragten Adresse vermutlich erreichbar ist (Personenebene). Hierzu wird eine Anschrift (= Adresse + Name der Person) formatiert und strukturiert, postalisch validiert (Adressprüfung) und anschließend gegen den AZ PICK-Referenzdatenbestand mit einem Dublettenabgleichsprogramm abgeglichen. Zu jeder angefragten Anschrift wird eine Aussage über einen Wahrscheinlichkeitswert getroffen und das entsprechende Bestätigungsmerkmal an den anfragenden Vertragspartner ausgegeben. Hierbei kann unser Vertragspartner folgende Informationen erhalten:

Bei unseren diesbezüglichen Vertragspartnern handelt es sich häufig um Web-Shops. Allen Vertragspartnern ist bekannt, dass sie lediglich Wahrscheinlichkeitswerte erhalten. Unser jeweiliger Vertragspartner verwendet diese Information in Verbindung mit seinen oder weiteren Fremddaten, um seine Geschäftsprozesse zu steuern. Nach Artikel 22 DS-GVO handelt es sich nicht um eine auf einer ausschließlich automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung. Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen von AZ Pick beruht auf Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO. Ihre Interessen als von der Werbemaßnahme Betroffener werden hinreichend durch das Transparenzerfordernis, das Ihnen zustehende Auskunfts- und Widerspruchsrecht (siehe dazu unter Ziffer 7 und 8) sowie Ihre übrigen Betroffenenrechte gewahrt. Sollte uns Ihre Person oder auch Ihr Gebäude unbekannt sein, haben Sie zudem hier die Möglichkeit der Bekanntgabe Ihrer Adresse.

3.4     Verarbeitung Ihrer Daten unter Nutzung einer Connector ID (C-ID)

3.4.1   Erzeugung der Connector ID (Gemeinsame Verantwortlichkeit)

Wir übermitteln Ihren Namen, Anschrift und, soweit vorhanden, Ihre Kontaktdaten (z.B. Email-Adresse, Telefonnummer, Haushalts-/Personen ID) an die Bertelsmann Data Services GmbH, Carl-Bertelsmann-Str. 270, 33311 Gütersloh („BDS“). Die BDS verarbeitet diese Daten, um eine eindeutige Connector-ID („C-ID“) zu  erzeugen. Anschließend werden diese Daten von der BDS gelöscht. Bei der C-ID handelt es sich um ein Kennzeichen (Identifikator), der es dem jeweils beteiligten Bertelsmann-Unternehmen ermöglicht, festzustellen, in welchen Datenbanken der anderen beteiligten Bertelsmann-Unternehmen eine in ihren Datenbanken vorhandene Person gespeichert ist.

Zusätzlich übermitteln wir die ID (Kunden-ID), die wir in unserer Datenbank ihrem Datensatz zugeordnet haben, sowie einen anonymen Datenkatalog an die BDS.  Bei dem anonymen Datenkatalog handelt es sich um aggregierte, nicht-personenbezogene Angaben zu den in unserer Kundendatenbank gespeicherten Daten („Anonymer Datenkatalog“). Die BDS erfasst und verwaltet zentral für alle beteiligten Bertelsmann-Unternehmen die C-ID, die Kunden-ID, Angaben zum Anonymen Datenkatalog und dazu, welche Einwilligungen zu einer C-ID bei den beteiligten Bertelsmann-Unternehmen vorliegen.

Die oben beschriebenen Datenverarbeitungen erfolgen zur Wahrung unserer und der berechtigten Interessen der anderen beteiligten Bertelsmann-Unternehmen auf Grundlage von Artikel 6 (1) (f) DS-GVO. Dies geschieht zunächst, damit wir und die anderen beteiligten Bertelsmann-Unternehmen durch eine Anfrage bei der BDS einschätzen können, bei welchen beteiligten Bertelsmann-Unternehmen dieselbe C-ID vorhanden ist und welches Potential der Anonyme Datenkatalog für einen Datenaustausch bieten kann. Ferner soll es uns und den anderen beteiligten Bertelsmann-Unternehmen ermöglichen, Daten unter Nutzung der C-ID auf Basis der Interessensabwägung (siehe Ziffer 3.4.2) oder, soweit vorhanden, Ihrer Einwilligung untereinander auszutauschen, um Ihnen interessante und nützliche Angebote und Werbung zukommen zu lassen und die jeweiligen Webseiten, Produkte und Dienstleistungen bedarfsgerecht zu gestalten.

Die aktuell beteiligten Bertelsmann-Unternehmen können Sie unter https://dataservices.bertelsmann.de/participatingcompanies/ abrufen oder postalisch bzw. per E-Mail unter datenschutz(at)bertelsmann.de anfordern.

Für die Datenverarbeitung bei der Erzeugung der C-ID sind wir und die BDS gemeinsame datenschutzrechtlich Verantwortliche. Insoweit haben wir und die BDS in einer gemeinsamen Vereinbarung nach Art. 26 DS-GVO festgelegt, wer von uns welche Pflichten nach der DS-GVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen und die Erfüllung der Informationspflichten gemäß den Artikeln 13 und 14 DS-GVO.

Diese Vereinbarung ist notwendig, da bei der Erzeugung der C-ID personenbezogene Daten in unterschiedlichen Prozessabschnitten verarbeitet werden, die entweder von uns, der BDS oder gemeinsam betrieben werden. Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, erfüllen die Parteien die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeiten für die einzelnen Prozessabschnitte wie folgt: 

a) Für den Prozess der Übermittlung der o.g. Daten an die BDS sind wir verantwortlich.

b) Für die Erzeugung der C-ID sind wir und die BDS gemeinsam verantwortlich.

c) Für die Verwaltung der C-ID sowie für die oben beschriebene Löschung der Daten, die zur Erzeugung der C-ID an die BDS übermittelt wurden, ist die BDS verantwortlich. 

Ihre Datenschutzrechte können Sie sowohl bei uns, wie unter Ziffer 1 unter Datenschutzbeauftragter näher beschrieben, als auch bei der Bertelsmann Data Services GmbH, Konzerndatenschutz, Carl-Bertelsmann-Str. 270, 33311 Gütersloh oder per E-Mail unterdatenschutz(at)bertelsmann.de geltend machen. Sie erhalten die Auskunft grundsätzlich von der Stelle, bei der Rechte geltend gemacht wurden.

3.4.2   Verarbeitungen unter Nutzung der C-ID unabhängig von Ihrer Einwilligung

Unabhängig vom Vorliegen Ihrer Einwilligung können wir und die anderen beteiligten Bertelsmann-Unternehmen, bei Vorliegen der Voraussetzungen des Artikel 6 (1) (f) DS-GVO, Ihren Namen, Ihre Anschrift, Ihre Kontaktdaten (soweit vorhanden), Ihr Geburtsdatum (soweit vorhanden) und Interessenkategorien unter Nutzung der C-ID teilen und verwenden, um Ihnen interessante und nützliche Angebote und Werbung zukommen zu lassen oder unsere jeweiligen Webseiten, Produkte, Dienstleistungen bedarfsgerecht gestalten zu können. Eine Interessenskategorie meint die Zugehörigkeit zu einer Adressatengruppe, die ähnliche allgemeine Merkmale (z. B. Zugehörigkeit zur gleichen Altersgruppe) oder ein vergleichbares potentielles Interesse an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen hat (z. B. Käufe aus der gleichen Produktkategorie, Nutzer gleicher Medieninhalte, z.B. Serienliebhaber). Bei der Auswahl zielgruppenspezifischer Werbung oder bedarfsgerechten Gestaltung der Angebote können wir auch anonyme Informationen sowie Daten, die wir von Datendienstleistern auf Grundlage von Artikel 6 (1) (f) DS-GVO erhalten haben, unter angemessener Berücksichtigung Ihrer Interessen hinzuspeichern und verwenden.

3.4.3.  Widerspruchsrecht

Sie können der Verwendung Ihrer Daten zu den in Ziffer 3.4.1 und 3.4.2 beschriebenen Datenverarbeitungen jederzeit widersprechen, wie unter Ziffer 1 Datenschutzbeauftragter beschrieben. Ihre Daten werden dann zukünftig nicht mehr für diese Zwecke verwendet.

4. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Innerhalb der AZ Direct erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Empfänger in Bezug auf die in Ziffer 3 genannten Verarbeitungen sind ausschließlich Vertragspartner der AZ Direct. Dies sind insbesondere werbetreibende Unternehmen sowie Auftragsverarbeiter z.B. Lettershops, und Dienstleister im Dialogmarketing und Inkassobereich. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Versandhandels- bzw. eCommerce-Unternehmen, Telekommunikations- und Versicherungsunternehmen, Finanzdienstleister (z.B. Banken, Kreditkartenanbieter), Inkassounternehmen, Energieversorgungs- und Dienstleistungsunternehmen.

Wir werden bei der o.g. Verarbeitung von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (z.B. Lettershops, Rechenzentren) weisungsgebunden einsetzen. Unsere Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist.

5. Übermittlung in Drittstaaten

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet in der Regel in der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) mit dem Schwerpunkt in Deutschland statt.

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU oder des EWR (sogenannte Drittstaaten) erfolgt nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten, oder im Rahmen unseres berechtigten Interesses. Eine solche Verarbeitung kann zum Beispiel die theoretische Möglichkeit des Zugriffs auf einen Datensatz im Rechenzentrum darstellen, ausgelöst durch eine Fernwartungstätigkeit.

Eine Verarbeitung Ihrer Daten in Drittstaaten erfolgt nur, soweit durch bestimmte Maßnahmen sichergestellt ist, dass hierfür ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder sog. geeignete Garantien, Art. 44ff. DSGVO).

6. Dauer der Speicherung/Löschfristen

Wir speichern Ihre Daten nur für die Zeitspanne, innerhalb der die Speicherung i. S .d. Art. 17 Abs. 1 lit. a) DSGVO notwendig ist. Jedes Quartal prüfen wir, ob Ihre Daten – auch Voranschriften – noch gespeichert werden dürfen. Eine Löschung/Sperrung erfolgt, wenn diese Prüfung ergibt, dass eine länger währende Speicherung nicht mehr erforderlich ist.

Sofern Teile Ihrer Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterfallen, z.B. weil sie Grundlage von Abrechnungen waren, werden wir diese Angaben für die Dauer von 6 (s. § 257 HGB) bzw. 10 Jahren (s. § 147 AO) speichern.

Wenn Sie Ihre Datenschutzrechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen der Vorgaben der Artikel 15, 16, 17, 18 und 21 DS-GVO. Die diesbezüglich geführte Korrespondenz speichern wir für einen Zeitraum von 3 Jahren.

Eintragungen in die interne Werbesperrliste der AZ Direct werden dauerhaft gespeichert, damit wir sicherstellen können, dass Sie von Werbung durch die AZ Direct ausgeschlossen sind. Sie können den von Ihnen veranlassten Eintrag in unserer unsere Werbesperrliste selbstverständlich jederzeit unter den in Ziffer 1 genannten Kommunikationskanälen löschen lassen.

7. Auskunftsrecht nach Artikel 15 DSGVO

Sofern Sie wissen möchten, welche Daten wir über Sie gespeichert haben und an wen wir welche Daten übermittelt haben, erteilen wir Ihnen gern eine unentgeltliche und schriftliche Selbstauskunft. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen keinerlei telefonische Auskünfte erteilen. Hintergrund ist, dass Ihre eindeutige Identifizierung telefonisch nicht möglich ist. Um einen Missbrauch des Auskunftsrechts durch Dritte zu vermeiden, benötigen wir daher folgende Angaben:

Wenn Sie aufgrund einer konkreten Werbung um eine Datenschutzauskunft ersuchen, fügen Sie bitte eine Kopie des Ihnen vorliegenden Werbemittels bei oder nennen dies in Ihrer Anfrage.

Für Ihren Auskunftswunsch wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 genannte Adresse des Datenschutzbeauftragten.

Bitte haben Sie hinsichtlich Ihres Auskunftsersuchens etwas Geduld: Artikel 12 Abs. 3 DS-GVO gibt vor, dass in jedem Fall innerhalb eines Monats nach Eingang des Auskunftsersuchens der betroffenen Person Informationen zur Verfügung gestellt werden. Wir sind darum bemüht, jede Anfrage bereits innerhalb von 10 Werktagen zu bearbeiten.

8. Ihre weiteren Betroffenenrechte sowie insb. Ihr Widerspruchsrecht

Sollten die über Ihre Person gespeicherten Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Darüber hinaus haben Sie jederzeit das Recht, die Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 17 bzw. 18 DS-GVO zu verlangen.

Sie können der Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für das unter Ziffer 3.1 geschilderte Werbeprofiling. Liegt uns Ihr Widerspruch vor, speichern wir Ihre Adresse in unserer Werbewiderspruchsliste und werden Ihre Daten nicht mehr für Werbezwecke verwenden.

Wenn Sie in den Robinsonlisten (Sperrlisten) des Deutscher Dialogmarketing Verband e.V. (DDV) www.ichhabediewahl.de und des I.D.I. Interessenverband Deutsches Internet e.V., Info- und Schutzgemeinschaft für Internet und Kommunikation, www.robinsonliste.de eingetragen sind, erhalten Sie keine Werbung von uns.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie allgemeine Fragen zum Datenschutz, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktkanälen wenden.

Zudem haben Sie das Recht, sich an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon:0211/38424-0
Fax:0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Sie können sich aber auch an die Datenschutzbehörde in Ihrem Bundesland wenden, die Ihr Anliegen dann an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde weiterleiten wird.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir verwenden keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling-Maßnahmen gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren einsetzen, werden wir hierüber informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. Herkunft der Daten

Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, von Daten- und Adress-Dienstleistern, Opt-in-Brokern sowie anderen Kooperationspartnern insb. aus dem Distanzhandel und der Medienbranche (Nutzungs-Verträge).

Stand: Februar 2021