初めてのメールの書き出しは？ 基本構成と例文・注意点を解説【ビジネスメール】
初めての相手にビジネスメールを送る際に、何から記載すればいいのか、書き出しに迷ってしまうという方も多いでしょう。本記事ではメールの書き出しの基本構成と、具体的な例文、マナーについて詳しく紹介します。
ビジネスメールを初めて送る時は、特にマナーを守って、相手に不快な思いをさせないように気を付けることが重要です。基本的な構成を覚えておくと、スムーズに作成できますよ。
この記事では、ビジネスメールの書き出しの構成と例文、そして注意点を紹介していきます。
初めてのメールにおける件名と書き出しの基本構成
初めての相手にビジネスメールを送る際は、まずは内容に合った件名を作成してください。その上で、書き出しの部分には宛名・あいさつ・自己紹介を、分かりやすく簡潔にまとめましょう。
下記で詳しく紹介します。
（1）件名
多くのビジネスパーソンは、毎日大量のメールを受け取っています。ですから一覧上で、大体の内容を把握できるようにするのがマナーといえます。そのために、件名は簡単な用件と、初めてやり取りする時は自分の名前を入れるといいでしょう。
例えば以下のような形です。
・○○セミナーのご案内（○○○社・○○）
・○月○日お打ち合わせの詳細について（○○○社・○○）
・担当者変更のご連絡（○○○社・○○）
セミナーや打ち合わせなどにまつわる連絡で、既に日付が確定している時には、件名に実施日を付け加えるとさらに丁寧ですよ。
（2）宛名
メールの本文では、最初に宛名を記載しましょう。具体的には、相手の会社名と部署、名前（名字、またはフルネーム）を記します。
名前が分からない場合は「ご担当者様」で問題ないでしょう。
例を記します。
・株式会社○○○ ○○部○○課 ○○様
・株式会社○○○ ○○部 ご担当者様
（3）あいさつ
初めてのメールの場合は、最初に「突然のご連絡、失礼いたします」「初めてメールをお送りします」などと、文頭に書くといいでしょう。
なお、もともと前任者が連絡していた実績があり、後任の担当者として初めてメールをする際には「平素よりお世話になっております」と、会社自体が相手にお世話になっていることを伝えましょう。
その上で、「前任の○○に代わって担当いたします○○と申します」といった形で、自分が新しい担当であることや名前などにつなげるとスムーズです。
（4）自己紹介
あいさつの後は自己紹介をしましょう。
「株式会社○○○ ○○部の○○と申します」と、丁寧に名乗りましょう。冒頭のあいさつの後にすぐ自己紹介することで、自分が何者なのか伝わるため、安心してもらえます。
この際、以下のような形で、連絡の背景を添えると親切です。
・先日は、○○セミナーにて名刺交換させていただきありがとうございました
・弊社の問い合わせフォームよりご質問いただきありがとうございました
・○○様にご紹介いただきました
・今後、○○（自社のもともとの担当者名）と共に担当させていただきます
ここまで記載した後に、用件を述べるのがビジネスメールの基本的な形です。
初めてメールを送る相手への書き出し例文
ここでは、今まで学んだことを基に、具体的な例文を紹介します。
初めてメールを送る相手には特に、自分が何者なのかはっきりと伝えるのが大切です。
【件名】
○月○日開催の新商品説明会のご案内（株式会社○○○・○○）
【本文】
株式会社○○○ ○○部 ○○様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社○○○ ○○部の○○と申します。
貴社の前任である○○様からご紹介いただき、ご連絡させていただきました。
弊社は○○という商品を展開しておりますが、このたび同シリーズの新商品「○○」の説明会を○月○日（○）に実施いたしますので、○○様にぜひともご参加いただけないかと思っております。
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（日時・場所などの詳細を記す）
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ご参加いただける場合は、○月○日（○）中までに、このメールにご返信の形で連絡していただけますと幸いです。
ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
（署名を記す）
上記の例文を基に、必要であれば情報を追加・修正するなどして、相手に合わせたメールを作りましょう。
