この記事は面白法人グループ Advent Calendar 2022 の19日目の記事です。

はじめに

こんにちは～。初めて公で記事を書きます、吉田です！
社会に出てから日が浅いときに学生とのギャップに苦労した経験、皆さんはありませんか？個人的に苦労したことは文章作成でした。お客様に対して、間違えた言葉を使って不快にさせていないか最初はすごく不安でした。
そこで今回は文章作成に注目し、本文のテンプレートを自動表示するツールを作りました。

なぜ文章作成なのか

2019年にマイナビで実施された「社会人の大変なこと」のアンケート結果は
1. 生活習慣の変化
2. 仕事内容
3. 人間関係
でした。

その中でも仕事に直接関わる項目は２，３で、
実際には私以外にも文章作成で苦労しているという方は多いようです。そこで、将来入社された方にも使っていただけるように、文章作成を手助けするツールを作成しようと考えました。

news.mynavi.jp

文章作成で苦労している点

個人的に仕事で文章を書く上で、難しいと感じた点は大きく2つです。
・お客様に対して送るので、言葉選びが難しい
　→社会人として間違えた言葉を使ってしまうと、不快にとらえられてしまう可能性がある
・文章を書く場面が多い
　→場面ごとで本文を考える必要がある
　→ネットで調べると、やや時間がかかる

上記課題を解決するために作成したのが、本ツールとなります。

文章作成自動テンプレートツール

こちらのツールのポイントは以下の2つです。
・仕事で使用する文章のテンプレートを表示する。
　→お客様への文章の言葉遣いに困らず、本文を考える時間を削減できる。

・文章の目的ごとでテンプレートが変化する
　→ネットで調べるよりも早い

目的を選択して、本文のテンプレートを自動でGmailに張り付ける形となっています。

ソースコード

今回はツールを作るにあたって、Google App Script(以下：GAS)を利用しました。
理由としては、
・Googleドライブは基本的に無料で使用できる。
・スプレッドシートに保存したデータを容易に取得できる。
・取得したデータをGmailに流用できる。
からです。

まず、データベースについてです。文章作成の目的と本文についてのデータで、Googleスプレッドシートに保管しています。
私が仕事で主に使う文章作成のシチュエーションは分からないところの質問文とタスクが完了した時の報告文です。

ソースコードは以下の通りです。

function CreateDraft() {

  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getActiveSheet();　//アクティブなスプレッドシート・シートを取得
  const range = sheet.getDataRange();　//データが入っている範囲全てを選択
  const data = range.getValues(); //データを取得  

  index = 1; //今回は直接ソースコードに手入力。今後、Webアプリで選択できるようにアップデートします。

  //選択肢からの
  const subject = data[index][0]; // 目的
  const body = data[index][1]; // 本文
  GmailApp.createDraft(subject, body);

}

実行結果

上記のソースを実行した実行結果が下記画像となります。

無事にGmailに出力できました。あとは仕事内容に合わせて、本文を少し編集したら完成です。ただ今のままだとデータが少なすぎるからコピペした方が早そうです・・・・・。

まとめ

今回は、社会人になりたてで、文章を書き慣れていない人に向けて、目的に合わせてGmailにテンプレート本文を直接入力するツールを考案しました。今後のアップデートでは、
・メールの選択(slack、gmail、outlook)
・データベースの増加
・Webアプリとしての出力(宛先の入力、目的の選択)
・ChatGPTと連携して文章自動出力

を予定しています。
もっとアップデートして、将来実用性があるツールとして会社でも使っていただけたらいいな～と思ってます。

それではまた！