「複雑なこともサッと整理できるような、知的に洗練された人になりたい」
「頭のいい人たちみたいに、スマートに仕事をこなしたい」
「優秀なビジネスパーソンになりたい」
……でも、何から始めたらいいかわからない。
そんな人は、デキる人たちが取り入れている「メモ術」を参考にしてみませんか？ 周囲に差をつけるためにこっそり取り入れたい3つのメモ術を、筆者の実践例とともにご紹介します。
1. ビジョンや目標を意識するための「付箋活用術」
「自己啓発本を読んだあと、モチベーションが上がって学んだ習慣を実践したくなったのに、数日後にはすっかり忘れていた……」
「年始に1年の目標を立てたのに、2月にはもう、目標がなんだったのかさえ思い出せなくなっていた」
——なんて経験はないでしょうか。
目標やビジョン、新しい習慣などは、自分自身にポジティブな変化を起こすために重要ですが、日々の行動に落とし込めなければ意味がありません。それにはまず「書き出す」ことが大切です。
米国で人気のライフコーチであるマリー・フォーレオ氏によると、夢を書き出す人は、書き出さない人に比べて42%も達成確率が上がるという研究結果があるそう。頭のなかでは漠然とした望みも、書き出せば具体的なものになる、と同氏。目標を紙に書いたらそれを頻繁に眺め、常に意識し続けることが理想だと言います。
そこでおすすめしたいのがこちら。コクヨ株式会社が『コクヨのシンプルノート術』（KADOKAWA）で紹介している、付箋を活用した、目標やビジョンを叶えるためのノート術です。やり方は以下の通り。
- 付箋に、自分の目標・ビジョンや、取り入れたい習慣を書き出す。書くのは、ひとつの付箋につきひとつの項目。
「1年以内にエリアマネージャーになる」など大きな目標と、「なるべく笑顔で人に接する」など比較的取り組みやすい目標を織りまぜるとよい。 - それらの付箋を、普段使っているノートの最初のページに貼る。目標を達成したら、付箋を入れ替えてもかまわない。常に確認・実行し、アップデートしていく。
目標を付箋にメモして、ノートの冒頭に貼ってみた
このメモ術の効果を確かめるため、上記の手順のとおり、以下2種類の目標を立ててみました。
「クライアントから信頼される人になる」「12月末までに月間売上2倍」という【大きな目標】と、「『疲れた』『面倒くさい』と言わない」「笑顔を心がける」「月に3冊以上仕事に役立つ本を読む」という【小さな目標】です。
やってみると、目標やビジョンが常に目に入ることで、自分が向かいたい方向が明確になることを実感。それにともなった行動をとれるようになりました。付箋は、頻繁に使うノートに貼ると、より効果的だと思います。
「目標を立てる」というと、つい難しい目標ばかり立てて挫折してしまう……というのはよくあるもの。ですが、取り組みやすい目標を混ぜると、小さな達成感を得られて、行動を続けやすくなると感じました。
すぐにはがせるという付箋の特性を活かし、やってみた習慣が自分と合わなかったり、方向性が変わったりした際でも、簡単に目標を調整することが可能です。これも、挫折せずに行動を継続できる要素だと思います。
単なるメモや目印として使われることの多い付箋ですが、こっそり目標実現のために使ってみれば、きっと周囲に差をつけることができるはずです！
2. やる気の出る「ToDoリスト」
「仕事へのモチベーションが低い」「やる気が出ない日が多い」などと悩むようでは、デキる人からはほど遠いもの。ぜひToDoリストのつくり方を工夫して、改善をはかりましょう。
ご紹介するのは、企業研修やセミナーで3万人以上を指導してきたビジネスインストラクターの鈴木真理子氏が、著書『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』のなかですすめる、やる気が出るToDoリストです。朝の就業前に、その日のToDoを書き出す際、以下のことを取り入れます。
- 最初に仕事を終える時間を決め、仕事が終わったら何をするのか具体的に書く。
「お気に入りのドラマを観る」「コンビニでスイーツを買う」など、楽しみになるような予定にすることがポイント。 - 次は、昼休みに何をするのか具体的に書く。ランチをどこで食べるか、散歩に出るかなど、こちらも楽しみなことを意識。
- タスクの横にチェック欄をつくり、タスクが完了するごとにチェックを入れる。自分で自分をほめるコメントを書くのもおすすめだとのこと。
仕事後や昼休みにやりたいことをあらかじめ決めておくのは、ダラダラと残業するのを防いだり、めげそうなときに踏ん張る糧にしたりするため。
学会誌Journal of Personality and Social Psychologyに発表されたコーネル大学の研究によると、短期的に報酬が得られることで「内因性動機づけ」が増すことが判明したそう。内因性動機づけが増すと、人はそのタスクを行なうこと自体に、喜びややる気を感じるようになります。
ひとつひとつの仕事をするたびに誰かにほめられたり、給与が上がったりすればモチベーションを保ちやすいかもしれませんが、実際はそういうわけでもありませんよね。ですがこの方法をとれば、自分で自分のモチベーションを上げることが可能。目の前のタスクに対しやりがいを見いだしながら、仕事に取り組めるようになるのです。
やる気が出るToDoリストをつくってみた
こちらも筆者が実際に試してみました。
まず、帰る時間を18:00に設定。次に、昼休みと終業後に楽しみになるような予定を考えました。そして18:00に帰れるよう、1日のスケジュールを組み立てます。午前は本日中に必ずやらなければならない重要な予定、午後はすでに決まっていたミーティング以外は、急ぎでない作業や研修を設定しました。
朝一番に、楽しみなイベントをタスク完了の “報酬” として書き出したことで、1日頑張れそうな気持ちになりました。お昼休みや終業後など、短いスパンでご褒美を設定すると、意外とやる気が出ることを発見。昇進や給与アップなどの大きな目標があっても、日々モチベーションを保つのは難しいものなので、このテクニックは使えるなと感じました。
また、チェックリスト形式にしたことで、やるべきことの抜け漏れが防げただけでなく、チェックを入れるたびに達成感を覚えました。さらに、自分自身をほめたり労ったりするコメントを書くことで、不思議といい気分になりましたよ。
ぜひあなたも、スマートに仕事をこなす大前提として、自分のやる気を自分でコントロールできるToDoリストをつくってみてはいかがでしょう。
3. 問題解決をするには「図で考える」
仕事を効率化する方法に、ミスの再発防止策。しっかりと考えなくてはいけないけれど、混乱してしまい上手に考えを整理できない……！ という方は、ぜひお手持ちのノートに図を書きながら、問題解決をしてみませんか？
オンラインメディア『News Picks』のインフォグラフィック・エディター櫻田潤氏によると、失敗や成功には多くの場合、ひとつではなく複数の要因が絡み合っているとのこと。問題の要因をひもとき、可視化し、解決に導くため、「深堀りの図」を使うことを櫻田氏はすすめています。
やり方は次の通り。
- 解決したい問題や、気になっている課題を書き出し、四角で囲む。
- それに対して「なぜ？」と自分に質問し、回答をふたつ以上考える。
- 最初の四角から矢印を下に引いて、回答を書き出し、回答それぞれを四角で囲む。
上記を何回か繰り返すことで、問題を分解し、本質的な原因を明らかにしていく――これが、深堀りの図を書く目的です。
「深堀りの図」で問題解決に挑んでみた
筆者が試しに書いてみると、このようになりました。
近頃、残業が多すぎることが悩みだったのでそれを「解決したい問題」として設定しました。何度か「なぜ？」という質問を繰り返すことで、複数の要因に細分化することができます。最終的に「自分の問題」「チームの問題」「上司の問題」「会社の問題」と、いくつか違った角度の要因が浮かび上がりました。
会社や上司を私が変えることは難しくても、自分が問題である部分は、すぐ改善に取り組めます。また、チームの問題である部分は、同僚と話し合う価値があるとわかったのです。
問題が複雑であればあるほど、頭で考えるだけでは解決できないもの。ですが、今回筆者が「なぜ？」を繰り返し、最終的に「自分の問題」と「周囲の問題」とに分けられたように、図にして可視化すると、悩みや解決したい事項を楽に細分化できるとわかりました。
この考え方を仕事に取り入れれば、要因を可能な限り細かく洗い出してから対策を立てることができるようになるので、抜け漏れが少なくなり、効率もよくなるでしょう。複雑なこともサッと整理できる知性を、磨いていけるのではないでしょうか。
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デキる人に近づくための3つのメモ術をご紹介しました。それほど時間もかからず、難しくもないですが、大きな効果が期待できるはず。ぜひ参考にしてみてくださいね。
【ライタープロフィール】
Yuko
ライター・翻訳家として活動中。科学的に効果のある仕事術・勉強法・メンタルヘルス管理術に関する執筆が得意。脳科学や心理学に関する論文を月に30本以上読み、脳を整え集中力を高める習慣、モチベーションを保つ習慣、時間管理術などを自身の生活に取り入れている。
（参考）
PRESIDENT Online｜目標を紙に書き出すだけで､なぜ目標達成の確率は42％も上がるのか
コクヨ株式会社（2016）,『コクヨのシンプルノート術』, KADOKAWA.
APA PsycNet｜It’s about time: Earlier rewards increase intrinsic motivation
鈴木真理子（2016）,『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』, 明日香出版社.
櫻田潤（2017）,『図で考える。シンプルになる。』, ダイヤモンド社.
