Google Workspaceで何ができる？
おすすめの使い方と事例を解説

「Google Workspace」で利用できるアプリケーション一覧

次に「Google Workspace」で実際に利用できるアプリケーションをまとめてご紹介します。

Gmail

「Gmail」とは、ウェブメールサービスです。通常のメールソフトでできることは一通り網羅していて、特に秀でているのは優れたメールフィルタリングがデフォルトで備わっていることです。「出社してまず迷惑メールを削除する」と言った日々の無駄な業務がかなり楽になります。セキュリティ対策の面でも高い評価を得ていて、世界最高水準のセキュリティを有するGoogle社のセキュリティに対する企業努力を感じます。Web上のメールサービスなのでインターネット環境さえあればPCやスマートフォン、タブレットなど様々な端末で利用できます。クラウ上で完結するので、よくある「会社のPCにしか送信済みメールが入っていないから確認できない…」なんてことも起こりません。わたしも実際に利用していますがかなり使いやすいデザインで機能面でも今のところ困ったことはありませんし、スマートフォンアプリもリリースされているのでPC・スマートフォンどちらでも重宝しています。

Google カレンダー

「Google カレンダー」とは、ウェブ上で共有できるスケジュール管理サービスです。使い方は簡単で、クラウド上のカレンダーにスケジュールを登録するだけで共有ができてしまう便利なグループウェアとなっています。インターネットさえあればどこからでもアクセスして利用できるのでいつでもリアルタイムなスケジュール管理が可能です。そのほかにスケジュールが近づくと通知してくれたり、スケジュールに別のアカウントを招待し共有することも可能です。ただのカレンダーだけの機能以外にも使い道はたくさんあり、多くの企業で採用されています。こちらも実際に使っていますが、デザインがシンプルで見やすいことと通知機能がとても便利だなと思いました。

Google Chat

「Google Chat」とは、チャットサービスです。多くの方が利用している「LINE」のようなサービスで、メールとは違い1画面の中で気軽の連絡が取り合えるサービスとなっています。他のチャットサービスと違うところは、やはりGoogleの他のサービスとの連携でいくらでも使い道ができることでしょう。チャット内で「スプレッドシート」「ドキュメント」を共有できたりします。

Google Meet

「Google Meet」とは、ビデオ会議ができるサービスです。ちなみに前までは「Google ハングアウト」という名称でした。代表的なビデオ会議ツールで「Zoom」た「Skype」などがありますが、ほぼ同等の機能を持っています。他のサービスとの違いとしてはやはりGoogleの他のサービスとの連携や高いセキュリティが挙げられます。「Zoom」などのビデオ会議ツールの使用はセキュリティリスクがどうしても付きものです、世界最高標準のGoogleなら安心ですね。

Google ドキュメント/ スプレッドシート/スライド

「Google キュメント/ スプレッドシート/スライド」とは、ウェブ上で利用できるドキュメントや表計算、プレゼンテーションなどの作成・編集が行えるサービスです。類似するものとしてMicrosoft社の「Word」「Excel」「PowerPoint」があります。比較して1番のメリットはリアルタイムで複数人での共同編集が可能で、編集したデータを毎回メールなどでやりとりする必要がなくなるので作業効率が上がります。ちなみにOfficeの「Word」「Excel」「PowerPoint」とは互換性があり、変換してエクスポートしたデータを「Word」「Excel」「PowerPoint」で編集することも可能です。

Google フォーム

「Google フォーム」とは、アンケートや申し込みフォームなどを簡単に作成できるサービスです。URLのリンクを相手に送ることで複数人にアンケートなどを行うことができます。さらに集計や分析もウェブ上の画面で簡単に確認できるので様々な場面で活用されています。わたしも実際に利用したことがあるのですが、社内での情報収集ということでリンクを各社員に送付してデータの主計や分析を行ったところ、とてもスムーズに完結しました。1人づつ聞いて回ったりしてメモを残す必要が一切なく、作成したテンプレートに沿ってアンケートなどを実施できるのでとても便利なサービスだと思いました。

Google Keep

「Google Keep」とは、メモの作成、共同編集や管理ができるサービスです。通常のメモツールと違うところはやはり共同編集できるところでしょう。Googleのサービスに一貫して言えることですがここは強みです。さらにGoogleのサービス内での連携で様々な使い方ができるため便利とされています。ウェブ上データを保存するのでインターネット環境さえあれば場所を選ばずにPCやスマートフォンなど様々な端末で利用できます。

Google ドライブ

「Google ドライブ」とは、Googleが提供するオンラインストレージのことです。ウェブ上にデータを保存することが主な使い道ですが、アクセス権の管理・設定や共有、リアルタイムでのデータ編集など様々な便利な機能があります。わたしも実際に利用していますが一言で言うとかなり便利です。ウェブ上で利用できるのでインターネット環境さえあればどこでも使えるのが1番の良いところです。あとは他の人にデータを共有する際にそのデータだけを共有できるので仕事でも活躍しています。

管理コンソール

これまで紹介したサービスの設定などを一元管理できるダッシュボードが「Google管理コンソール」です。主に下記のようなことが行えます。

• ユーザーの追加や削除
• アプリケーションの設定や管理
• 支払いの管理
• サービスについての最新情報の配布
• サービス内での問題をアラート通知
• ユーザーのグループ化やメーリングリストの作成
• 組織部門の管理が可能で、ユーザーを部門ごとに分けてサービスなどの制限が可能
• 組織で利用する端末を一元管理することが可能
• 2段階認証をはじめとしたセキュリティに関する設定を各ユーザーごとに管理、設定することが可能
• レポートの確認が可能で、セキュリティリスクやユーザーの行動などを集計できます
• 組織の情報の変更など管理権限が必要なアクションが可能
• 組織内に設定されたドメインを管理することが可能
• 各ユーザーの権限の管理や設定が可能
• 組織内でのルールを設定でき、不正が生じた際に通知で確認できます。
• 全体の利用状況やGoogle Workspace内の状態をダッシュボードで簡単に確認できます。
• チャットや電話、メールでGoogleのサポート担当者から支援を受けられます。

管理コンソールから設定を瞬時に反映できたり状況などの把握が簡単にできることから管理コストの削減に大きく貢献できるのではないかと思います。