CASE STUDY vol.7 ペーパーレスで校正作業時間半減 在宅勤務も効率化｜(株)ハーブ健康本舗様

馬場：初めに、会社紹介をお願いします。

岩下様：株式会社ハーブ健康本舗は、健康食品と化粧品の通信販売をしている会社です。
設立当初はドラッグストアやショッピングモールのショップに健康食品を卸売をしていたのですが、自社で直接販売がしたく、通販を開始しました。
特に「モリモリスリム」というスッキリサポートのお茶はロングセラーの商品です。
その後ダイエットやひざ関節のサプリ等を発売したり、4年ほど前には化粧品も発売開始しました。 

馬場：「モリモリスリム」は有名ですよね。岩下さんのいらっしゃるCRM企画部は何をする部署なのでしょうか？

岩下様：リピートのお客様向けの会報誌、プレゼントやキャンペーン施策の企画実行等、継続促進のためのコミュニケーションを担っています。リピートのお客様向けに商品部に商品の提案を行うこともあります。
弊社は珍しいことに、95％くらいの制作物を自社で作っているんですよ。企画だけではなくて、ＤＭの構成やラフ、コピーも全てやっています。

馬場：すごいですね。なかなかフルで内製化されている会社さんは少ないと思いますが、昔からずっと内製されているのですか？

岩下様：元々代表がチラシやLPを作っていて事業拡大してきた背景があります。
ずっとこの体制なので、企画を立案して制作するまでのノウハウが蓄積されているんですよね。マニュアルもあります。

馬場：昔からそのような体制が出来ているということはお悩みが少なそうですが、どのようなことが課題だったのでしょうか。

岩下様：校正や修正指示など全てが紙ベースなので、社内にいないと作業が出来ない状況でした。
コロナで在宅勤務するようになってからはPDFで行っていましたが、PDFを作成してチャットに載せて、修正コメントを書いて送って、コメントを呼び出して…という作業がとても面倒でした。デザイン的なところはPDFだと修正指示を入れづらいですしね。
それに、いつの構成だっけ？と後で見返すときに紙だと見つけるのも大変でした。
以前、文章の校正用のツールは使ったことがあったのですが、文章の校正だけでデザインなど全体の管理ができず、意図するように使えなかったです。

馬場：それだと、常に出社をして仕事した方がラクだから出社せざるを得ないという意識になってしまいますよね。数としてはどのくらい作ってるのですか？

岩下様：小さいものから、会報誌といった大きなものまで入れると、常に月10～20本くらいが同時に動いています。他部署も併せたらもっと動いていると思います。
紙やwebが中心ですが、動画も作っている部署もあります。

馬場：それは大変ですね…そこで「MiLKBOX」を導入していただきましたが、業務はどう変わりましたか？

岩下様：一番変わったのはやはり、紙を印刷しなくていいという部分ですね。これまではデスクが紙でいっぱいになっていて、校正紙が行方不明になってしまうこともあったのですが、紙を印刷しなくていいのでデスク周りの紙の管理が不要になりました。
在宅勤務がある場合でもMiLKBOXにデータをアップしてくれれば、様々な工程がオンライン上で完結できます。
また、これまでは長文を書き変えたいときも手で紙に書いていたり、別のWordで書いて添付していたのですが、MiLKBOXのレビュー画面上で素材に直接コメントを入力し、修正指示を書き込めるのがとても便利ですね。それをコピーしてペーストすればすぐ修正できるので、制作部も助かっていると言っていました。

馬場：まさにDX化ですよね。作業時間としてはどのくらい短縮されましたか？

岩下様：自分の部署の制作物は全て私がチェックしているのですが、例えば10～20Pの冊子の校正に1時間～1時間半かかっていたところ、半分くらいの時間で終わるようになりました。
手で書くよりPCで入力した方が早いですしね。

馬場： 冊子となるもボリュームもあると思うので、インパクト大きいですよね。ちなみに何名くらいの方にご利用いただいているのでしょうか？

岩下様：プロジェクトを立ち上げられるメインメンバーは9名います。そのほかにも外部のパートナー様にも使ってもらっているので、全体としては20～30名くらいですね。

馬場： そうなんですね。まさに、理想の使い方をしていただいています！
今となってはスムーズにご利用いただいているようですが、導入する上でハードルになったことはありましたか？

岩下様：まずは1ヵ月間無料で使わせていただき、その際に部署のメンバーに「とにかくペーパーレス化して紙を印刷せずに業務をスムーズに行いたい」という意図を説明して使ってもらったところ、部内のメンバーの評判も良く、導入のハードルはそこまで感じなかったです。
システム部に確認してもらった際も、他のツールと比較しても使いやすいという評価で、会社にもペーパーレス化や業務の効率化でスムーズに納得してもらえました。何よりコストも高くないという部分が大きかったですね。
導入した後、最初は使い方がわからないこともありましたが、即時にCS担当の方に対応していただけたのは印象的でした。急ぎの時には電話で対応くださったり、素早い対応をしていただけたのはかなり助かりました。
システム系のツールって、分からないことがあって問い合わせたときに「調べます」と言われて返事に時間がかかったりすることもあると思うのですが、MiLKBOXのCSはすごくレスが早かったので。

馬場： 確かにお客様とコミュニケーションが取りやすい体制は当社の強みですね！とはいえ、今使い続けている中で現場の方から上がってきている意見もあると思いますが、いかがでしょうか？

岩下様：最近現場から聞くのは修正指示の機能で、一括で修正場所を表示できる機能が欲しいとのことです。現状は1つ1つコメントをクリックしないと修正箇所が確認できないので…
あとは、LPなどの縦に長いクリエイティブのレビューをする際に画面上でとても小さく表示されてしまうので(画面サイズが16:9で最適化されるため)、結局「MiLKBOX」で見るよりも紙の方が見やすいと感じてしまいます。

馬場： コメントの表示は動画に合わせた仕様になってしまっているので、皆さんに使いやすいよう早急に改善していきたいです。また、次のアップデート（2024/1/9アップデート済み）でLPやPDFなど縦長のデータは横幅に合わせて拡大されて表示されるようになるので、見やすくなりますよ！

岩下様：楽しみにしています！