9月1日（木）～8日（木）の期間で、自治体様向けオンラインセミナーを全6回開催いたしました。
自治体DXへの取り組みがますます求められる中、本セミナーでは全国430自治体が導入するローコード電子申請システム「 LoGoフォーム」を用いて行政手続きオンライン化に取り組む自治体様にご登壇いただき最新事例や、その推進手法をご紹介しました。
今日は、第5回徳島県鳴門市様の発表をレポートします！
第5回「職員一丸で目指す！いつでも、どこでもスマート市役所」
開催日：2022年9月8日
ご登壇：徳島県鳴門市 市長直轄組織 行革デジタル推進本部 本部長 清水 裕介
ご登壇された清水さんは入庁16年目、入庁当時は秘書広報課情報化推進室に配属され、今年度から設置された市長直轄組織 行革デジタル推進本部に所属されてます。
鳴門市様の取り組みですが、2021年4月にLoGoチャットとLoGoフォームを導入。同年10月BPR推進のため自治体DX支援プラットフォームを導入し、業務の棚卸を開始されました。2022年4月に民間事業者と連携し、BPR推進などを目的として取り組みを進められています。
そんな鳴門市様にLoGoフォームによる行政手続きのオンライン化事例を伺いました。
①道レポ（道路の不具合等の通報フォーム）
道路の不具合等の通報フォームをLoGoフォームで作成し、住民向けに公開しています。以前は電話や来庁のみの受付、その後メールでの受付を開始するも、職員側は位置の特定が難しく、住民側も状況を文章入力するため面倒との声がありました。課題解決のため、専用システム導入も検討したが、費用対効果が見込めないため断念。LoGoフォームなら市民向け庁内向け業務に幅広く使えるため、限りある予算の中で広く汎用的なシステムとして活躍しています。担当者からは正確な状況把握が可能になった、住民からも手軽と高評価をいただいているそうです。
②職員安否確認フォーム
災害時の職員安否確認のため、LoGoチャット・LoGoフォーム・エクセルを組み合わせた運用体制を整え、随時この仕組みを活用し訓練も実施しています。LoGoチャットの一斉連絡機能で全職員向け安否報告を求め、職員は記載のLoGoフォームの安否確認フォームより安否を入力、エクセルに報告データを取り込み職員情報と突合することでほぼリアルタイムで安否確認が可能に。防災についてはフェーズフリーを重要視しており、普段使い慣れているLoGoシリーズを有事でも使うことで、万が一発災しても職員が戸惑うことなく対応ができる仕組みを構築されています。
行政手続きオンライン化推進を進める上で意識しているポイント、進める秘訣
デジタル化は手段の一つであって、BPR推進のための職員のマインドチェンジが重要であると、鳴門市様の二つの取り組みをご紹介いただきました。
①事務改善アイディアボックスで意見を募集
以前の職員提案制度は意見が出なかったので、匿名投稿可のアイディアボックスをLoGoフォームをを活用して作成し、職員から事務改善の意見を募集しています。事務局が全てに目を通し方向性と回答を示しており、市長もそれらの内容を確認されているそうです。AI議事録作成システムの導入や投票用紙の表記デザイン変更等、予算が必要な要望からすぐに対応できるものまで幅広い意見が集まっています。前向きに職員提案に向き合い、対応していきたいと市長も後押しされています。
②事業の改廃見直し調査
事業の廃止や統合、システム化等、部署単位で多くの意見を受付けています。些細なことでも成功体験を積み上げ、庁内で共有することで、改革に対する職員のモチベーション向上につながっているとのことです。
行政手続きオンライン化推進の第一歩として、まずは職員がLoGoフォームを認知し、活用イメージを持てるように内部事務のオンライン化と環境整備が重要と清水さん。公用車運転管理、職員研修アンケート、選挙の投票速報等内部事務のオンライン化等から着手されました。
鳴門市様として今後取り組んでいきたいことについて、継続的なBPR推進体制を確立させ、常に課題を意識したBPRの取り組み強化が今後の展望とのことです。
鳴門市様ではデジタル部門の担当者が現場職員のフォーム作りを手伝ったり（代理で全て作成されることも！）、丁寧なサポートを行っており、行革デジタル本部のみなさまで職員一丸で取り組む土台作りをされていると感じました。
最後に、職員が一丸となってデジタル化するためにも意識改革が重要な一方で、その代償として職員が苦労するのではなく、市民も職員も幸せになれるデジタル化が大切であると力強いメッセージをいただきました。
第5回DXウィークにご参加いただいた参加者の皆さんからも、以下のような感想をいただいています。
・成功事例とうまくいかない部分のフォローの仕方が同じで、自分のしてきたことに自信を持てたのでよかったです。他市と情報共有する場がないと確認できないためとても助かります!
・ BPRと連携したlogoフォーム活用事例を知ることができました。
・庁内への展開の仕方についての説明があって自身の自治体ではどのように展開をしていこうかを具体的に考える手助けとなりました。
・ DXについては、全庁的な理解とマインド転換が必要だと思いますが、その工夫が勉強になりました。
登壇いただいた清水さん、本当にありがとうございました！
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