Webサイト制作におけるWebディレクターの重要な仕事のひとつに「スケジュールの作成」があります。
プロジェクトの要件が固まり、制作する対象ページや内容についてイメージができたら、完成するまでの具体的な道筋を立てて、それを予定として組み込んでいきます。
スケジュールの作成方法はさまざまですが、一般的な形はガントチャートです。
ガントチャートは、時間を横軸に、作業内容を縦軸に配した棒グラフ状の一覧表。作業工程の開始から完了までを、パッと目で見ただけで判断できるので、プロジェクトの全体像を管理するのに適しています。
そんなガントチャートですが、これをつくるためのツールはさまざまあります。Backlogなどのプロジェクト管理ツールを使えば、タスクの開始と完了を設定するだけで、それをガントチャートに変換してくれるものも珍しくありません。
ですが私は、いつもGoogleスプレッドシートを使ってガントチャートを組み立てていました。
プロジェクト管理ツールも利用します。ですが「スケジュールの管理」に焦点を当てるなら、プロジェクトの初期〜中盤ぐらいまではとくにGoogleスプレッドシートのほうが好ましいと感じて、これを愛用しつづけています。
ではなぜ私がGoogleスプレッドシートを利用するのか、その理由をお話ししようと思います。
【目次】
スケジュールは変化するもの
そもそもスケジュールについて、よく誤解されている点があります。それは「スケジュールとは不動のもので、一度確定したスケジュールはその通り進めなくてはならない」というものです。
十数年Webディレクターとして活動してきたからわかるのですが、「最初に作ったスケジュールを、その後一切調整せずに、プロジェクトを完遂させる」なんてことは不可能です。
一度決めたスケジュールがスケジュール通りに進むことなんて、ほとんどありません。
タスクの遅延・タスクの追加や変更・仕様の変更・環境の変化など、さまざまな理由で「予定通りに進まない」ということがあります。過去には「アサインしていたメンバーが体調不良により途中でプロジェクトを離脱」ということもありました。
スケジュールに完成はありません。水のように流動的で、つねに変化をともないます。
Webディレクターの重要な仕事は、「スケジュールの確定」ではなく「スケジュールの調整」。プロジェクトの全体像と現在地を把握し、変化を敏感に感じ取りながら、ゴールまでの道筋を調整していくことこそ大切です。
そのため管理するスケジュールも、変化に対応しやすいツールが望ましい。スプレッドシーツぐらいシンプルで使い慣れたもののほうが、工程の入れ替えや期日の変更作業がしやすいのです。
関係者全員に共有できる
スケジュールはプロジェクトメンバー全員で共有するものです。制作に関わる社内メンバーはもちろん、クライアントやパートナーなどプロジェクトに関わるメンバーすべてが把握してなければなりません。
Googleスプレッドシートなら関係者への共有が非常にスムーズです。Googleアカウントはほとんどの人が持っていますから、ファイルに招待するだけでOK。仮に持っていなかったとしてもURLで共有できます。
相手の環境に左右されないのもうれしいポイントです。ブラウザさえあれば確認・編集できますので、MacやWindows、スマートフォンやタブレットといった確認環境を選びません。
また、最新のスケジュールを共有しているので関係者への周知も簡単です。
スケジュールは変化するので、古い情報が残っていると混乱に繋がってしまいます。Excelでのファイル管理をしていた時代は、アップデートのたびにファイルの送付が発生して大変でした。
全体を俯瞰して眺められる
タスク一つひとつを点で見てもわからないことが、全体を線で結んではじめてわかることも多くあります。
「タスク同士が線で繋がっていなくて、このまま進めても途中で空き時間ができてしまうな」とか「Aさんがこのタスクを進めている間、Bさんは手が空くからこっちのタスクをやってもらおう」とか。
とくに大規模なプロジェクトになると、タスクの量も膨大になり、全体像の把握が難しくなってきます。そんな中で、こういう「気づき」を得られるかどうかが、スムーズで効率的なスケジュール作成には重要です。
Googleスプレッドシートはシートの拡大縮小ができます。特定の1か月にフォーカスしたり、今後6か月を俯瞰して眺めたり、自由に変化させられます。
「スケジュール管理」は単純なほうが良い
Googleスプレッドシートを利用するのは「スケジュールの管理」のためだけです。タスク管理・プロジェクト管理には別のツールを使います。私はBacklogやNotionが主流でした。
BacklogやNotionでも「ガントチャート」が作れますが、それはあくまで「期限設定したタスクをガントチャート形式で表現したもの」というもの。スケジュールを管理・把握するには、いろいろと機能が豊富すぎる印象です。
スケジュールをつくるなら、まずはシンプルな方法で。Googleスプレッドシートぐらいがちょうど良いのです。
(文：ばんか（bamka）)
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