あらゆる情報を一箇所にまとめて管理できるNotion。かつてはEvernoteを使っていた「自分用データベース」ですが、いまはNotionにさまざまな情報を溜め込むようになりました。
ただ、EvernoteとNotionには違いがあります。そのひとつが「リレーション」という機能。
Evernoteは基本的に「点」で管理するサービスでした。ノートブックやタグを使って、ノートに属性を付与していき、「点」の集合体を作っていく。そして、検索機能を使って、圧倒的な「点」の中から目的の情報を引っ張り出すようなイメージです。
Notionの特徴は「線」です。さまざまな情報を相互に関連づけることで、「線」で繋がっていきます。Evernoteのように「検索で探す」というよりは、関連性の中から必要な情報を手繰り寄せていきます。
中でも特徴的なのが「リレーション」という機能。複数のデータベースを互いに紐づけ合うことで、情報を補完し合うことができます。
今回はこの「リレーション」を活用して、「クライアント」「プロジェクト」「タスク」の3つのデータベースを結びつけて形成する情報管理システムをご紹介します。
【目次】
Webディレクターのタスク管理の全体像
私はいま、制作会社でウェブディレクターとして勤務しています。受託の企業になりますので、複数のクライアントを担当し、その中に進行中のプロジェクトを複数抱え、細かく細分化されたタスクがぶら下がります。
日々のタスクは孤立した「点」で存在しているわけではなく、必ず何かしらのプロジェクトに関わるものであり、そのプロジェクトにはクライアントが関係します。
この「クライアント」→「プロジェクト」→「タスク」の3つの軸を、ひとつひとつ独立して管理するのではなく、線で結びつけるのが「リレーション」という機能です。
線で繋げば、完了したタスクが消滅せずにすみます。実行したタスクが、そのままプロジェクトの行動履歴となり、クライアントのアーカイブ記録として残しつづけることができるようになります。
それではさらに具体的な設定内容についてお話ししましょう。
各種データベースを作成し、プロパティからリレーションをつなぐ
まずはデータを集約するために「クライアント」「プロジェクト」「タスク」という3つのデータベースを作成します。
それぞれのデータベースに設定するプロパティは、比較的自由に設定してOKです。私は面倒くさがりなもので、あまり細かな情報をひとつひとつ設定したくありません。なのでかなり大雑把に、必要最低限のプロパティしか設定していません。
そうしたら、それぞれの情報を関連付けます。
「クライアント データベース」のプロパティを開いたら「新しいプロパティ」を選択。項目の中から「リレーション」を選択し、「プロジェクト データベース」を選択します。
同じように「プロジェクト データベース」のプロパティから「新しいプロパティ」を選択。「リレーション」を選択したら、「タスク データベース」を選択します。
これで設定は完了です。
一度リレーションを繋げば、あとは自動的に関連付けがされていく
新しいプロジェクトを作成したら、そのプロジェクトがどのクライアントに関連するものか、忘れずに指定しましょう。
タスクも同様で、新しいタスクを作成したら、リレーションから関連するプロジェクトを選択します。
これにより、作成した「タスク」がどの「プロジェクト」に関連するものなのかが把握でき、その「プロジェクト」がどの「クライアント」に関連するものかを、即座に確認できるようになります。
この「情報の関連付け」がNotionの大きな強みのひとつ。一つひとつのタスクを線でつなげることができ、管理しやすくなります。
たとえば「タスク：ワイヤーフレームを作成する」を実行するために必要な情報が欲しくなったら、プロジェクトデータベースに記載した議事録ノートをすぐに見返すことができます。
「タスク：開発環境にアップされたトップページのデザインを確認する」を実行するために、開発環境のログインパスワードが必要かもしれません。そのようなときも、クライアントデータベースに残した「アカウントWikiノート」をすぐに確認できます。
また、アーカイブとして記録を残したときにも関連付けがされているので、あとから情報を振り返りやすいというメリットがあります。
新しいプロジェクトを始めるとき、前回のプロジェクトの内容が参考にすることは多々あります。そのようなときでも、リレーションを繋いでいることで、過去の記録を即座に取り出せるのです。
見積り・スケジュール・施策の内容といったプロジェクトに関する情報が欲しければ、リレーションで繋がっているクライアントDBを開き、そこに残っている過去のプロジェクトDBを見返せば良いのです。
タスク・プロジェクト・クライアントという点を、リレーションという機能で結びつけるだけで、仕事における情報の整理整頓が飛躍的に楽になるのです。
(文：ばんか（bamka）)
「paizaラーニング」では、未経験者でもブラウザさえあれば、今すぐプログラミングの基礎が動画で学べるレッスンを多数公開しております。
詳しくはこちら
