眠っている名刺を会社の資産に！Sansanの名刺管理サービスで社内改革

ビジネスの始まりは、まず名刺交換から。でも、その受け取った名刺はどうしていますか？ 「ラクして商機をつかむ顧客管理術」でも名刺管理ツールの有用性について紹介しましたが、今回は名刺管理サービスの代表格「Sansan」の便利な機能をご紹介していきます。

名刺のデータ化から始める社内改革

名刺の管理方法は、人によってさまざまです。五十音順にファイリングしたり、エクセルに毎回入力したり、はたまた、引き出しに入れっぱなしの方もいらっしゃるかもしれません。共通して言えることは、「個人管理」ということです。きちんとファイリングしていても、それでは名刺本来の価値の半分しか活用できていません。

そこで、クラウド名刺管理サービス「Sansan」の登場です。現在、5,500社以上が導入している話題のサービスです。

名刺を専用のスキャナーやスマートフォンアプリで取り込むと、スキャンされたデータがインターネットを通じてSansanへ送られ、OCR（光学式文字読み取り装置）処理と、プロのオペレーターによる目視・手入力によって、クラウド上で正確にデータベース化されます。登録された情報は、単に社内で共有するだけでなく、たくさんの名刺データから人のつながりを分析し、取引先との状況を日報として記録したり、メールを一括送信したりなど、営業やマーケティングに活用できるさまざまな機能を提供しています。

社内共有・クラウド化で最新人事がわかる！

こうしてデータ化された名刺情報は社内で共有されることで、まだ自分がコンタクトしていない顧客の情報を調べられるようになり、格段に利便性がアップします。

さらにSansanでは、自分がこれまでに名刺交換をした相手や同じ企業の人物に対し、社内の誰かがコンタクトをした際にお知らせする「社内のニュース」機能を備えています。「社内の誰が、いつ、誰とコンタクトを取った」といったことが把握でき、情報を共有することで効率的な営業を行えるというわけです。

そして、顧客情報を把握するうえで、重宝するのが「組織ツリー」機能です。これは名前のとおり、クラウド上にある名刺情報をもとに、相手の会社の組織図を自動で作成してくれるものです。また、企業別に名刺所有枚数の多い人を調べられるので、「この企業とパイプが太いのは、社内の誰か」ということも、ひと目でわかる点も大変便利です。

1人で名刺管理をしても、情報量には限りがあります。しかし、社内全体で共有することで多くの名刺データが集まり、より詳細な顧客情報を入手できるのはクラウド上で管理する利点です。

コンタクトの履歴はいつでも参照できるので、自社の異動で引き継ぎを行う際も重宝します。担当顧客のことを知るために、前任者から情報を聞き出すことに時間をかける必要もなくなり、また大事な情報を聞き漏らしてしまうリスクもなくすことができます。

アポイントからメール送信までSansan上で行える

定期的に顧客へ連絡を行う方におすすめしたいのが、「リマインド機能」です。名刺やコンタクトの情報に紐づけて、次に会う予定の日にメールでお知らせしてくれる機能です。

登録は簡単。日時と通知先、通知内容を登録しておくだけなので、しばらく後の約束や忙しい時期の「うっかり忘れ」を防げます。

もう1つ利用したいのが、一括メール送信機能です。これもSansanの画面から宛先を選んで簡単に送れます。

一斉メールに対応しているのは、以下の3つの形式です。

• 固定メールアドレスから送る「メールマガジン形式」
• 名刺交換をした名刺所有者のメールアドレスから送信される「One to One形式」
• 自分のメールアドレスから送信される「個人利用」

イベントの告知やプレスリリースなど、用途に応じて使い分けが可能なので、マーケティングでもSansanは大活躍します。

日報代わりになるコンタクト機能で営業管理

名刺交換をしたのに、あとで名前や企業名を見てもサッパリわからない……なんてことも多々ありますよね。Sansanの「コンタクト機能」を使って、記憶が新しいうちに、どんな取引をしたのか、名刺を交換した状況などを記録しておきましょう。

コンタクト画面では、日時や場所、コンタクト方法、打ち合わせメモ、参加者などを簡単に入力できます。単純なメモ書きよりも詳細に記載できるため、議事録や営業日報としても活用できます。もちろん、社内のほかの担当者が記録したコンタクトリストも確認できます。

Sansanの最大の特徴は、名刺そのものではなく、あくまで「人物」にフォーカスしている点にあります。このため、同一人物の情報は自動で名寄せされ、人事異動情報さえも自動で更新します。相手が異動したり転職したりしても、その履歴を追うことができ、「組織ツリー」として紐づけられるというわけです。たった1枚の名刺がデータ化・クラウド化によって、さまざまな情報を生み出す起点になるのです。

また、コンタクトと同様に、名刺情報に紐づいた案件も書き込めます。案件担当者からステータス、見込み客情報の分類、月額、受注予定日まで詳細に書き込め、Sansan上で案件の進捗や状況を確認することが可能です。案件に対してどのような営業活動が行われてきたか、何をすべきなのかといったことも共有されます。さらに、リマインドやコンタクトと連動しているので、今後の営業活動が可視化される点も非常に便利です。

まずは無料のお試し版で機能を実感してみよう

Sansanを実際に使ってみるとわかりますが、名刺のデータ化は想像以上に楽なのと、データベースへの反映も早いです。面倒な名刺のデータベース化が、Sansanを利用すれば、本当に簡単かつ迅速に行えます。

さらに、取引相手の人事異動もわかり、日報やニュース配信機能で、営業からマーケティングまで全方位で活用できます。クラウド上で共有することによって、1枚の名刺から2倍3倍も価値ある情報を得ることができます。

いきなり導入するのは不安という方は、まずは無料でSansanの機能を体験し、実際に触ってみて、その使い勝手や効果を実感してみてください。