日韓フォトコンテスト運営事務局（以下、「運営事務局」）では、日韓フォトコンテスト公式ホームページ（以下、「当サイト」）において提供するサービス（当サイトによる情報提供、作品応募、各種意見の受付等）の円滑な運営に必要な範囲で、当サイトを利用する利用者の個人情報を収集しています。運営事務局は、利用者から同意を得た利用目的の範囲内で収集した個人情報を適切に取り扱います。
1. 取り扱う個人情報の項目
2. 個人情報の取扱目的
運営事務局は、収集した個人情報を次の目的で利用します。
- ①「応募する」ページを通じて収集した個人情報：日韓フォトコンテストの運営、受賞結果等の関連連絡及び受賞者の公表
- ② jkphotocon@so.mofa.go.jpに対するメールの発送を通じた意見・問い合わせの受付時に収集した個人情報：意見・問い合わせに関する告知及び連絡、今後の日韓フォトコンテストの運営に関する検討
3. 個人情報の取扱及び保有期間
運営事務局は、個人情報を収集する際に同意を得た個人情報の保有及び利用期間が経過した場合、または個人情報の収集及び利用目的が達成され、これ以上個人情報を必要としない場合には、当該情報を速やかに破棄します。ただし、関係法令によって利用者の個人情報を保存する必要がある場合、運営事務局は関係法令で定める一定期間中に個人情報を保存し、その関係法令上の目的以外の他の目的で利用しません。
具体的な個人情報の保有及び利用期間は次のとおりです。
- ①「応募する」ページを通じて収集した個人情報：コンテスト終了後６か月
- ② jkphotocon@so.mofa.go.jpに対するメールの発送を通じた意見・問い合わせの受付時に収集した個人情報：コンテスト終了後６か月
4. 個人情報の第三者提供
運営事務局は、利用者が事前に同意した場合、または法律に特別の規定がある場合を除いては、個人情報を第三者に提供しません。
ただし、運営事務局は、個人を識別できる情報を除去して統計的に処理した当サイトに対するアクセス情報、利用者属性等の情報は公開することができます。各該当年度の日韓フォトコンテストの終了後、運営事務局は、受賞者を除いた応募者の個人情報及び受賞者の要請による受賞者の個人情報を当サイトから削除します。
5. 個人情報の破棄手続及び破棄方法
運営事務局は、個人情報を収集する際に同意を得た個人情報の保有及び利用期間が経過した場合、または個人情報の収集及び利用目的が達成され、これ以上個人情報を必要としない場合、当該情報を遅滞なく破棄します。破棄手続及び方法は次のとおりです。
- ① 紙にプリントアウトした個人情報：粉砕機を利用して粉砕し、または焼却を通じて破棄
- ② 電子ファイルの形態で保存された個人情報：記録を再生できない技術的方法を使用して削除
6. 個人情報の安全性確保措置
運営事務局は、収集した個人情報が紛失、盗難、漏出、変造または毀損されないように、次のような個人情報の安全性確保措置を講じています。
- ① 技術的措置：個人情報処理システム等のアクセス権限管理、アクセス統制システムの設置、アクセス記録の偽造・変造防止のための措置、暗号化技術等を利用したセキュリティ措置、セキュリティプログラム設置等の技術的保護措置
- ② 管理的措置：内部管理計画の樹立・施行、職員に対する定期個人情報保護教育等
- ③ 物理的措置：電算室、資料保管室など個人情報の保管場所に対するアクセス統制等
7. 利用者と法定代理人の権利・義務及びその行使方法
利用者及び法定代理人は、運営事務局が取り扱う利用者本人または14歳未満である者の個人情報に関し、いつでも次のような個人情報の保護に関する権利を行使することができます。
- ① 個人情報閲覧の要求
- ② 個人情報の訂正・削除の要求
- ③ 個人情報取扱停止の要求
利用者及びその法定代理人から個人情報の誤謬等に関する訂正または削除の要求がある場合、運営事務局は訂正または削除を完了するまで当該個人情報を利用または提供しません。
8. 適用範囲
9. 個人情報保護業務及びこれに関連する苦情を取り扱う組織と連絡先
利用者は、個人情報の保護に関する全ての要請を次のような個人情報保護業務及びこれに関連する苦情を取り扱う部署に提起することができます。本運営事務局は、利用者の要請に対し速やかに対応いたします。
日韓フォトコンテスト運営事務局
メール：jkphotocon@so.mofa.go.jp
10. プライバシーポリシーの変更
本プライバシーポリシーは、2024年7月12日に制定されました。本プライバシーポリシーは、運営事務局の方針、法令・政策またはセキュリティ技術の変更により追加・削除及び修正されることがあります。
施行日：2024年7月12日
