その予定を送る期限より前で報告する期限を決めてみてはどうですか。期限ギリギリに送るのも副部長側にも迷惑をかけてしまうと思います。練習を増やすのは個人個人の用事などがあるのであまり言えませんが、休日に島村楽器などのスタジオを利用しての練習をどうでしょうか。お金はかかりますが、マーシャルなどのライブで使うアンプを使えたりできます。スタジオの料金は楽器屋によって異なりますが、島村楽器だと一グループでの料金なので、質問者さんは５人のバンドなので1人の料金が少なくなってお財布にも優しいです。あとでかい音で合わせた方がとても楽しいです。(自分は)勉強もしんどいと思いますが、頑張ってください！