收集全部任务，关注结果，明确下一步，逐个搞定

最重要的技巧：把一切事务赶出大脑。
人们有一种持续的不满足感，觉得自己所从事的事情不是自己应该做的，觉得自己“没时间”执行具有真正意义的关键行动，觉得自己无法理解有关无压力工作效率的重大实质性行动。
一、横向管理工作流程的5个步骤
收集
把一切赶出大脑
尽量减少收集工具的数量
定期清空
理清
每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断。注意力是确保解决问题的必要条件。
项目：任何一个需要多个步骤才能完成的任务。这就意味着你的“项目清单”中会出现一些你以前不会视为项目的小事情。
组织整理
对于许多人的组织整理工作而言，强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。
大多数人都有个老习惯，就是每天把第二天想做的事情都列成一个待办事项清单，想当然地把那些第二天能完成的事情都写在里面，但是实际却很难将这些事情如期完成，这就需要将那些未完成的事情再转到后天的待办事项清单中。千万别这么做。
“项目”清单
项目的辅助资料
记录在日程表中的行动和信息
“下一步行动”清单（一个或多个）
“等待”清单
参考资料
“将来/也许”清单
“项目”清单中不应该包含项目执行的具体细节或方案，也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序——其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录。
实际上，在日常工作中，你根本不用去理睬这个“项目”清单；每天占据你主要精力的是你的日程表、行动清单，以及突发的特殊事务。记住，你无法执行“项目”，你能够执行的是“行动”。
如果你相信“想象会改善认知和行为”，那么也就不难理解“将来/也许”清单是如何在潜移默化中影响你的工作和生活了。
回顾
为了做到这点，你必须确信你正在做的事情是确实需要完成的，而其他没有进行的工作确实可以暂时“不去进行”。这能改善现有条件，使你始终保持最佳行动状态。
回顾的内容和时机：日程表，下一步，项目，等待
每周回顾：收集加工处理所有，回顾整个系统，更新各类清单，做到彻底清楚
执行
确定某一时刻具体行动
情境（这让你不得不在处理事务的时候就决定其具体的下一步行动）
时间
精力（提升士气的最好办法就是完成某些工作，经常留一些轻松的小事在手头上吧）
重要性
确定每一日工作
人们更倾向于处理意料之外的事情或者是紧急状况，而不愿意着手处理、组织、回顾以及评估那些并不明了的工作。
如果你能根据情况有意识地放弃事先已经确定的工作，转而去应对那些突发事件，那么这肯定是你尽自己所能做出的最佳选择。然而，大多数人在面对大量的项目和行动的时候，评估、管理和决定的能力还尚待提高。如果你盲目地让自己忙于处理随时冒出的突发事件，结果就只能导致自己精神沮丧和焦虑不安。而人们却经常将压力和效率低归罪于这些“意外的事件”，但如果你清楚地认识到哪些事情是你在做的，哪些事情是你将要做的，“意外的事件”就只不过是发挥创造力和特长的好机会而已。
执行事先安排好的工作
处理突发事件
安排自己的工作
检视工作
当前行动
当前项目
关注点及责任范围
目标
愿景
目的原则
二、纵向管理工作流程的5个阶段
（1）明确判定工作的预期结果（目标）以及为实现目标所需要执行的下一步具体行动；
（2）把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠的系统中，并定期回顾和审阅。
定义目标和原则
问问“为什么”。
我可以完全放手让别人去处理这件事情，只要他们…… 
阐明结果
在知识工作的领域中，最有效的生活技能之一就是创造出清晰可见的结果，这也是我们为了实现职业和个人成功需要进行艰苦磨炼的重要技能之一。
头脑风暴/集思广益
允许自己捕捉并表达任何一个念头，稍后再去考虑是否符合需要及如何操作。
不判断、不质疑、不评估、不批判
追求数量、不求质量
把分析组织工作置于次要的地位
组织整理
构成因素
先后顺序
重要程度
足够详细的描述
明确下一步的行动方案
你到底需要多翔实的计划？需要详细到什么程度呢？一个简单的回答就是，只要能够让你的大脑摆脱事务的纠缠就足够了。
针对当前这项工作进程中的每一个环节，确定下一步行动。
如果有必要的话，在计划过程中就确定下一步的行动方案。
三、三个关键原则
养成收集的习惯
怎样才能知道不存在剩余事务呢？——当头脑中不再浮现出任何事件的提示信息时。
在收集的过程中，积极地开动脑筋，仔细地考虑事务，而不仅仅是想起事务。
确定下一步行动
几乎每件事都只需花10秒钟进行思考和决策，就可以确定它的下一步行动。正是由于大多数人没有付出这区区的10秒钟，才导致事情不断被延误。
不过好多时候，我们列出的下一步行动都是不明晰的，其实并不是下一步行动，也就无法进行；所以要仔细想一想，下一步行动是什么。
只有那些感觉迟钝的笨人才会一味地只知道接受，然后开始艰难地跋涉，完全不考虑事情搞砸的后果。而其他人则倾向于尽量推迟所有的事情。
所以知识工作者更容易拖延，但拖延不是坏事，只是说明他们需要三思而后行，是美德！
你认为大多数人是什么时候才开始真正地考虑下一步行动呢——是当事情刚刚露头时，还是等到事情快搞砸的时候？如果人们在事情的前期阶段着手处理，而不是拖延至后期阶段，他们的生活将会是完全不同的情形，这一点你也会同意吧？你认为以哪一种方式来生活更加积极有效呢？是每当事情在你的脑子里一出现，就立刻判定它的下一步行动？还是尽力拖延这一思考过程，直到无法逃避的最后一刻，再匆匆忙忙地赶去救火呢？
提前设想，似乎《稀缺》中也提到了。
学会关注结果
生活中只存在两个问题：（1）你知道你想要达到的目标，但你不知道如何达成它；（2）你不知道你的目标到底是什么。
不断地发现问题、解决问题，不断地设定目标、达成目标，不断地预想结果、付诸行动。
追问你要做的事的目的，是健康而成熟的表现。在具体方法明确之前，想象成功的场景，是一种需要强化的重要能力。愿意构思想法，无论好坏，并不加批判地表达和收集它们，是全面发挥创新能力的关键。为了获得特定的结果，仔细分析多重想法和各类信息，将它们组织、排序、区分其重要性，是一项必须进行的心智训练。而决定并执行下一步行动——在现实世界推进某事的发展——是高效行动的核心本质。
提前设想结果，或许可以从中发现缺失，知道自己现在需要做什么。
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精进此方法的标准：一个完整、最新、清晰的项目清单；一张角色、职责、兴趣（个人和职业）的地图；一个集成化的全面生活管理系统，这个系统是基于某人的当前需求和发展方向定制的，用于动态监控日常工作以外的行为；面临的挑战和意外状况将驱使你采用（而不是弃用）这个方法。