我本身是不喜欢组织活动的，总感觉吵吵闹闹，杂乱无序，所以有时候当我出现在公共场合时一般是安安静静的躲在一个角落里自娱自乐。当时间长了便看出点活动组织的门道来，进而演变成每次参加活动都挑毛病，不过都是在暗地里挑，然后告诉自己如果我来组织，应该如何如何。
从我入职现在的公司后，因为工作上的专长—喜欢鼓捣电子设备参与了公司的四届年会，前两届时仅仅是跟着做技术支持，也许是积累了经验吧，最近的两届我逐渐开始参加到策划和现场指挥中来，逐渐去验证所积累的经验，竟屡试不爽，所以今天得空把这些经验分享出来。培训会、招聘会、工作总结会、开业庆典会，大会小会都是会，只要有会，就离不开会务组织，我把这些会暂且打包统称为：活动组织，所以我就来分享一下我的一些经验，希望能给大家一些借鉴。
按照活动的进展时间段，我把活动组织分成四个阶段：筹备前期、筹备中期、筹备后期和现场组织。
首先说筹备前期，我们要确定活动的主题，凡有活动必有主题，比如培训会重在培训，总结会侧重总结，所以说当我们在筹备一开始就要确定一个主题，一般来讲，这个主题的选定一定要请求最高领导的建议，比如老板。
当我们一旦确定了主题以后，接下来就是确定会务组织人员的名单和职责，在这个时候一般需要开个碰头会或者叫动员会，几个活动组织的主要负责人做一起来分析分析如何将主题落实下去，最好是整理出一份组织方案纲要。
这个阶段的特点是“抓大放小定目标”，也就说要确定落实大的板块大的方向，切不可深究细节，因为这个阶段还不是完善细节的时候，如果这个时候去深挖细节就基本虾米了，因为抓细节势必会影响到会务单元的设计。
确定主题后，还要把活动的开始时间即活动日确定了，从活动日往后倒退，拟定时间节点和阶段性工作计划。
接下来我们要做的就是深究细节完善细节的工作了，这个阶段的工作特点是“抓小放大”。在前一阶段中我们确定了各个组成单元，接下来就是要把每个活动单元继续细化，条分缕析，剥茧抽丝，这是一个创新的过程、一个做加法的过程，，多维度多方位，务必做到精准精细。比如筹备培训会，那么在这个时候就要确定每个讲师的时间、习惯，以及是否需要互动，甚至讲师使用的演示文档怎么播放，讲师是自带电脑还是提交课件，培训过程中是否有提问环节，如有提问环节会务人员应如何处理；那么后勤服务单元又该如何做呢？我们就要深挖细节，学员住宿如何安排，三餐什么标准，来时路线如何告知，回去车票怎么预订，是否有学员不喜欢合住，如果单开房间应该如何算钱，甚至要考虑到有没有夫妻学员等等各种琐碎之际的问题，一个人想不全，就几个人一起想，集思广益。
上面只是简单举了一个组织培训会的例子，假如换做演出活动等大型会务，道理也是一样，无非再加上舞美、剧务、道具等组织单元，在这个时间段，各单元小组之间、小组内部都要及时沟通及时交流，当然，这个阶段的“碰头会”也是最多的，最辛苦我想应该是活动的第一负责人了，负责人的主要工作就是协调各小组单元之间或外部的关系，如果需要外部资源援助，负责人也是要帮助大家争取或协调的。
在活动正式开始前的最后一个阶段，就是整个活动筹备时间的倒数三分之一时间段，在这一时间段，我称之为“抓大放小定流程”；我们在经过前一阶段对各环节的“细节”不断积累不断打磨后，在这一阶段最重要的工作就是把经过打磨的这些“珍珠”用时间的线（流程）穿起来，让每一个环节的衔接更加流畅。这一阶段我们重点要解决的是如何解决各环节之间的衔接问题，用什么样的方式方法去实现衔接，这就需要我们的创新点或者叫做“花样”，比如用什么方式上场，用那种形式下场，如果是演出活动，那么音乐、灯光、道具如何配合。
这个阶段重点解决换场问题，而不能再去挖掘细节，如果要挖掘细节也应该是小组内部不断完善和强化的过程，而作为活动的组织者，我们却要把更多的关注点放在研究如何换场的问题上。2010年南非世界杯开模式大家都还记得吧，现场情况跟我们的心理预期差之千里，很多预先的节目都没有看到，最后总结失败的教训，最重要的一点就是混乱不堪的现场管理，加上参演人员众多加上编排失控，导致演职人员都拥挤到上下场的过道，后面节目的人员上不来，前面的退不下去。所以说每个环节不管准备的再充分，如果衔接出了问题，给人的第一感觉就是整场活动凌乱无章法，这也就是为什么每年春晚都要×××好几次才能拿出来跟全国人民分享的原因。
最后要说的一点就是现场指挥了，，但不管事先筹备的多么充分，现场都会有一些突发情况，不同的活动有不同的组织形式，所以不能一概而论，不过有三点原则需要我们的“总指挥”谨记：
1. 时间把控；
2. 一切变更以符合组织主题为原则；
3. 遇突发情况果断处理，保持绝对权威。
以上就是我参与组织公司历年年后的一点经验，不同的活动有不同的组织方法，所以我不能按照方法论的要求next-one-next地告诉大家如何做，不过权当是给所有准备组织活动或正在组织活动的朋友一些建议吧。
