在项目管理中，为了确保项目的成功实施，项目团队需要全面了解项目的各个方面，并制定相应的计划和措施。为此，可以采用一种被称为5W2H的项目定义方法。这种方法可以帮助项目团队更好地了解项目的需求、干系人、实施地点、交付物、时间和成本等方面，从而为项目的成功实施打下良好的基础。下面详细介绍5W2H项目定义的方法及其应用。
5W2H项目定义的方法
Why
- 为什么要做？
- 环境背景是什么?
- 需求和痛点是什么?
Who
- 项目有哪些干系人?
- 对哪些人有好处?
- 伤害到哪些人?
- 项目的组织结构是什么?
- 角色职责是什么?
- 项目经理的目标和权利有哪些?
Where
- 项目在什么地方实施?
- 该地方有什么文化政策法律等特点?
- 项目有哪些约束条件?
- 有哪些重要假设?
- 有哪些风险?
What
- 项目交付什么产品?
- 提供什么服务?
- 产品和服务的质量期望是什么?
- 项目的验收标准是什么?
- 用于质量的方法主要是什么?
When
- 项目什么时候开始?
- 什么时候结束?
- 项目有哪些关键事件?
- 关键里程碑有哪些?
How
How much
- 项目需要花多少钱完成?
- 关键工作包成本是多少?
How to do
- 项目开发方法是什么?
- 管理方法是什么?
- 哪些工作外包?
- 哪些工作自制?
5W2H项目定义
项目背景信息（Why）
- 项目名称/类别
- 项目背景/用户痛点需求
干系人与组织（Who）
- 项目内外干系人
- 项目管理委员会
- 项目经理
- 项目目标
- 长期目标
- 项目愿景
- 项目未来要成为什么样子
- 项目使命
- 项目终极要干成什么
- 对用户的承诺是什么
- 价值观
- 项目团队做人做事的标准
- 价值主张
- 对用户的价值呈现是什么
- 短期目标
- 项目的交付目标
- **项目团队
- 在**预算内
- 在**截止时间前
- 交付**产品和提供某某服务
- 达到**质量验收标准
- 避免**意外事件和**风险发生
- 实现**财务性收益和**非财务性收益
- 项目团队成员名单
项目条件与风险（Where）
- 项目实施地点
- 项目约束/假设
- 项目前期/执行期风险
交付物与质量（What）
- 产品与服务
- 质量期望/项目验收标准
- 主要质量方法/测试方法
时间周期（When）
- 起止日期/关键里程碑日期
成本预算（How much）
- 总预算限额/关键工作包预算
交付方法（How to do）
- 外包/自制
- 项目方法
项目流程简述
- 需求分析：了解客户的需求，包括产品或服务的具体要求，以及验收标准。这将作为项目计划的基础。这个阶段可能需要与干系人进行多次沟通和讨论。
- 制定项目计划：根据需求分析的结果，制定详细的项目计划，包括时间表、预算、资源分配和风险管理。计划的制定应该考虑各种可能性，并留有一定的余地以应对可能的风险。
- 资源分配和确认：确认项目所需的资源，包括人力、物资、设备和资金等，并进行合理的分配。这也需要与项目团队的各个成员进行沟通和确认。
- 风险管理：识别项目中可能出现的风险和问题，并制定相应的应对措施。这可以包括制定备选方案、建立应急计划等。同时，应定期进行风险评估，及时调整项目计划以应对可能的变化。
- 实施项目：根据项目计划，按部就班地执行项目任务。在这个过程中，需要保持与干系人的密切沟通，及时解决问题，确保项目的顺利进行。
- 质量保证：按照预定的质量保证措施，对项目的过程和结果进行监控和管理。当出现不符合标准的情况时，应立即采取纠正措施。
- 项目评审和总结：在项目结束后，进行项目的评审和总结，分析项目的成果和不足之处，为今后的项目提供经验和教训。
综上，通过回答5W2H系列问题，项目团队可以更全面地了解项目的各方面情况，从而更好地规划项目实施和管理。此方法可帮助团队识别项目目标、确认相关利益者、明确实施地点和环境、了解预期交付物的质量标准和验收流程、确定项目的时间要求和排期，以及评估项目所需的预算和资源。这样的全方位了解和规划，能够提高项目的成功率，减少意外风险和成本超支。因此，5W2H项目定义方法在项目管理中具有极其重要的实用价值和使用价值。
