数据保护是维护教育机构声誉，保障学生和教职工合法权益，确保教学和管理工作正常进行的重要途径。对于学校的长期发展和战略规划也至关重要。通过对可靠数据的分析，学校可以制定合理的教学计划、资源分配方案等。如果数据质量无法保证，这些工作将难以有效开展。上期我们介绍了教育机构数据保护的必要性以及一些相关术语的定义。本期将讲解教育机构数据保护的具体策略。
数据收集与使用
- 数据的收集应仅出于合法的教育目的。数据收集要通过合法的渠道。对于学生和教职工的个人基本信息，通常在入学或入职时通过填写正式的表格进行收集。在收集在线学习数据时，要确保学生和教职工知晓数据收集的情况，如通过在学习平台的用户协议或隐私政策中明确告知。
- 应告知个人数据收集的目的，必要时应获得他们的同意。教育机构在收集数据之前，必须明确收集数据的目的。例如，为了评估学生的学习进展，可能需要收集学生的课程成绩、作业完成情况和课堂表现等数据；为了保障学生的健康安全，需要收集学生的健康信息。收集数据的目的应该与教育机构的教学、管理和服务职能紧密相关。
数据安全措施
机构应实施适当的技术和组织措施以确保数据安全，包括：
- 访问控制：仅允许授权人员访问个人数据。
- 加密：在传输和存储过程中对个人数据进行加密。
- 定期审计：开展定期的安全审计和评估。
- 事件响应：制定应对数据泄露的协议。
- 培训：为员工和学生提供定期的数据保护和安全实践培训。
数据存储与加密
- 应使用加密和其他安全措施安全存储数据。
- 存储在便携式设备和媒体上的敏感数据必须加密。
- 应定期进行备份，安全存储备份数据。
- 通过网络传输的数据应使用加密保护（例如SSL/TLS）。
- 使用安全的文件传输方法（如SFTP）来传输敏感数据。
数据保留与处置
- 数据保留期限应根据法律、法规和机构要求来确定。 教育机构需要根据不同类型的数据和相关法律规定来确定保留期限。例如，在财务数据方面，按照税收法规可能需要保留数年的财务记录以备税务检查。对于学生的学籍档案，可能要从入学到毕业后的一定年限内保存，以满足学生毕业后可能的学历认证等需求。在中国，一般学校会将学生的学籍档案长期保存，有的甚至是永久性保存。
- 当数据不再需要时，应当以安全的方式删除或销毁。当数据达到保留期限或者不再有保留的必要时，教育机构需要采用安全的删除方式。简单的删除操作可能无法彻底清除数据，尤其是存储在硬盘等存储介质中的数据。因此，需要使用专业的数据擦除工具，确保数据无法被恢复。例如，对于包含敏感学生信息的旧服务器硬盘，在报废处理之前，应该使用符合安全标准的数据擦除软件进行多次擦除操作。
数据泄露管理
- 应制定数据泄露应急计划，以应对数据泄露和安全事件。
- 所有教职工和学生必须立即上报疑似数据泄露情况。
- 一旦发生数据泄露事件，必须立即向数据保护官（DPO）上报。
- 应采取措施控制数据泄露情况，并恢复受损的数据。
- 如果数据泄露有可能对个人的权利和自由造成高风险，那么应当在72小时内通知受影响的数据主体及相关部门。
- 应对事件进行记录、调查，并采取适当的纠正措施。
培训与宣传
- 应向员工、教职员工和学生提供有关数据保护政策和最佳实践的定期培训。
- 应开展宣传活动以确保人们了解数据保护责任。
第三方数据处理
- 机构应实施适当的技术和组织措施，以确保数据安全，包括：
- 机构应进行尽职调查，以确保其具备充分的数据保护措施。
- 订立明确规定数据保护义务的协议。
- 定期审查和审计第三方合规性。
责任
- 数据保护官(DPO)：负责监督策略的实施和执行。
- IT部门：确保有适当的技术防护措施来保护数据。
- 所有员工和学生：负责遵守数据保护策略并上报违规行为。
审查和更新
- 策略应每年或根据需要进行审查和更新，以反映立法、技术或制度实践的变化。
- 应监督对策略的遵守情况，并及时处理违规行为。
数据安全问题至关重要，它是教育机构稳健运行的基石，关乎学生与教职工的切身利益。一旦发生数据泄露，个人隐私将被侵犯，可能面临身份盗窃、学业与职业受阻等风险。对教育机构而言，声誉会遭受重创，引发法律诉讼与巨额经济损失。从教育系统宏观层面，数据完整性被破坏，公众对教育数据安全信任降低，严重影响教育决策科学性与教育信息化推进，所以必须将数据安全摆在突出位置。
