作者：卓晓思
我们以这张简单的招聘流程图为例，如果，我们在描述公司招聘流程的时候只是用文字进行描述，那未免也太单调了。为了增加阅读的可视化效果，以及让人看一眼就明白，我们就需要做一个流程图，比如这个：
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01
SmartArt的基本使用
首先我们单击【插入】菜单，选择【SmartArt】，在左边的类别中选择“流程”，然后，在右边的一大堆图形模板中，我们选择【连续块状流程图】，此时缩略图下方会显示图形说明：用于显示行进、或者任务、流程或工作流中的顺序步骤，显然，招聘流程就适合使用它来进行描述啦。
单击【确定】按钮。此时你会看见图已经出现。如果你需要写文字的话，可以直接单击上面的【文本按钮】，把需要填写的文字直接填写进去。
刚才我们已经把招聘流程的几个步骤用文字写好在文档中，所以，我教大家一个偷懒的方法，我们可以用一个这样的操作——直接复制这7行文字，然后单击SmartArt，左边有一个【小箭头】，把这个小箭头【展开】，这个位置就是输入文字的，我们直接选择【粘贴】，然后把多余的文本删除。
❶增加层级 | 形状
如果你还需要增加流程步骤的话，只需要选中你需要增加层级的那个图形，单击SmartArt上方菜单的工具中的【设计】图标，选择【添加形状】命令，他会提醒我们是要在后面添加形状，还是要前面添加形状，比如这时我选择【在后面添加形状】，那么在“核定招聘岗位”右边又会出现一个新模块。然后，填写出你要的内容，比如我填写“确认工作内容和期限”。
当然，各位如果想要删除层级，我们选中需要删除的形状，单击键盘上的【delete】键就可以将其删除了。
❷选择形状与颜色
SmartArt颜色如何选呢？
选中SmartArthritis图形，在上方出现的【SmarArt工具】菜单中，选择【设计】，在【设计】的右边有“SamrtArt样式”。，我们还可以去选择它的样式，我们可以把它制作成立体的，或者是突出显示的，还可以选择颜色，你可以改成你所需要的那个颜色，也可以选择渐变色。
在上方的SmartArt的工具右边的【格式】按钮中，我们可以去选择【艺术字】样式，这时就是SmartArt中文字的格式了，对字体进行了各种美化，展现不同的艺术效果。你想要什么效果，自由选择。
其实SmartArt种类远远不止只有流程图，刚才我们看到在插入菜单SmartArt的工具里面，我们有各种各样的关系图。
小结：SmartArt工具是非常智能的关系图绘制工具，我们只需要准备好文字，剩下的就交给SmartArt啦，值得注意的是，这里图形的方向、位置都可以调整。
02
快速制作公司组织结构图的秘诀
❶画法
首先我们【新建】一个word文档，我们把这个word的页面进行调整，在【布局】功能区中【纸张方向】命令中选择“横向”，然后这时我们可以单击【插入】菜单，选择SmartArt的命令。
然后在SmartArt的命令中有一个叫【层次结构】的按钮，选择层次结构，再单击第一个结构叫做【组织结构图】。
当然下面还有各种组织结构图的画法，大家可以自行选择，这时我选的第一个组织结构图，然后单击【确定】按钮。
这时大家会发现在我们的页面上就已经出现了一个最基本的组织结构图。在我们做组织结构图之前，我们最好是先找一张纸在上面写上一个大概的草稿，这样就可以很方便地把组织结构图做出来。
❷添加职位
你或许会问当总经理、总经理助理、副总经理的标志写下之后，接下来我还需要做两个副总经理，那下面的其他职位该如何操作？
一点问题没有！请继续看我操作。
首先我可以【选择】副总经理的矩形框。
然后单击上方SmartArt工具功能区，选择【设计】按钮，最左边的【添加形状】选择【在下方添加形状】即可。
这样经过多次的操作，我们就可以把这个组织结构图一次性的完成了。
❸更改结构
如果你需要更改结构，我们可以这样操作。
我们可以单击上面根目录上的“副总经理”图标。单击的功能区上的【设计】按纽。在设计上的最左边有个叫【布局】。在这个布局里面我们可以选择【两端】，【左悬挂】或者是【右悬挂】，根据大家的需求和纸张的布局来定，在这里，我选择【两端】的排列。
“副总经理”的也是一样的，如果你想在“人事部”下面再增加新的岗位——培训部
第一种方法是：你只需单击人事部的矩形框，然后再次单击【设计】选择【添加形状】，选择“在后面添加形状”，然后，在出来的框中输入“培训部”。
第二个方法是：你可以选择人事部单击【鼠标右键】选择【添加形状】，这时跟刚才我们在SmartArt的工具菜单上选择设计，再单击添加形状是一样的道理，这是选择在下方添加形状即可！这时我们就添加“培训部”。
第三个方法是：你可以单击SmartArt左边的箭头，在弹出的“在此处键入文字”的对话框中把鼠标定位在“人事部”三个字后面，然后，敲键盘上的Enter键，然后，在敲一下键盘上的“tab”键(降级)。然后，直接输入“培训部”即可。
❹配色方案
如果我们需要更改颜色，可以单击工具上的【更改颜色】图标，对我们的整个颜色进行更改。
你可以单击【设计】功能区。在【设计】功能区的最左边有一个【主题】按钮，在主题按钮里面可以给大家提供了更多的【配色方案】，我们可以选择这里的配色方案，不仅仅包括颜色，甚至包括字体字号,这就是最后做出来的公司组织结构图，
SmartArt种类远远不止只有流程图和组织结构图，还有各种各样的关系图，重点是我们要先规划好自己所要的图形，然后，再选择合适自己需求的SmartArt。如果SmartArt图形中没有满足自己需求的形状，那就要自己手动绘制了。
03
SmartArt做不到的流程图制作
❶创建形状
首先我们可以单击【插入】功能区，选择【形状】。在【形状】里面我们就有一个分类就叫做“流程图”，你可以在这里去找到你所需要的形状。
首先，我选择一个“矩形”，放在这个位置上，接下来呢，我再重复刚才的操作选择“菱形”。
接着，我再画一个菱形，注意了，菱形在流程图中表示判定，所以，菱形通常不会放在开始或者结束的地方。
最好的方法不是再次重新插入菱形了，这里跟大家分享三个方式。
第一：复制，直接把这个菱形选择复制，然后再粘贴成一个新的形状。
第二：就是【选中】这个菱形，按住键盘上的【Ctrl】键，然后往外拉。这时我们就复制出一个形状出来了。
第三：在Office中重复前一次的操作有一个快捷键，那就是F4，我们直接按下键盘上的F4键就可以了，注意哦，不是F和4，是F4。
❷选择对象
我们把形状摆在一起，然后，这时你会发现，仅仅使用鼠标，我们无论如何都无法同时选中这些形状，而是属于文字的编辑状态。为了同时选中这些图形，多数人会怎么做呢？
先选中一个矩形，然后按住【Ctrl】键，再选择下一个形状。这样做是没问题的，但是，这样选择未免太麻烦。我给大家介绍一个非常好的方法。
我们可以直接单击【开始】功能区上的【选择】命令，在上面有【选择对象】图标，单击【选择对象】，这时你的鼠标已经自动浮在整个word的上方，我们可以一下子选中所有的形状，这样是不是很快呀！接下来，就是操作对齐步骤。
❸排列对齐
单击上面的【绘图工具】|【格式】在【格式】功能区中有个叫【排列】的组，在排列组里就有【对齐】的命令，我们单击【对齐】，选择【水平居中】。你看很快所有的形状都对齐了，因为，这是一个“纵向”的流程图。
❹分布 | 调整间距
我们再次单击【对齐】按钮，你会发现前面三个是做纵向对齐的命令，中间三个是做横向对齐的命令，那下面就有“横向分布“和”纵向分布“。”分布“指的就是图形之间的间距要相等。
这里我选择【纵向分布】命令，你看，迅速地我们就把每个图形之间的间距调完了。
我们可以单击【开始】菜单，在【选择】命令中再次单击【选择对象】就可以完成了。或者你也可以按键盘上的Esc退出键。接下来我们再去使用【插入】菜单中的【箭头】去做连线。
本章小结：用Word【插入】-【形状】来绘制图形，最重要的就是要了解形状的对齐和分布，减少手动对齐的时间。
❺连线小技巧 | 使用PPT画流程图
通常我们也会在PowerPoint中来做这样的来做这样的流程图，方法和技巧是一样的，只是PPT中选中图形的操作更便捷，直接把鼠标放在图形以外的区域，然后按住鼠标左键一拉就可以选中所有的图形啦。
然后，在PPT上面的绘图工具中间选择【格式】命令，在这里也会有【对齐】图标，我们也可以选择【水平居中】，然后再选择【纵向分布】。
在PPT中有一个比Word更好的功能，是连线的时候，当我们选择【插入】|【形状】|【箭头】，当我们把鼠标放在矩形上的时候，PPT会自动的帮我标示出四边的【中点】，我只需要把鼠标放在矩形下边的中点，然后去连接到菱形的顶点，这样就可以了。
这样的好处是，当我移动形状的时候，箭头也会跟着移动，是不是很酷。
比如说我再次插入两次箭头把形状连接起来，这时，如果我选中第二个菱形去移动的时候，大家有没有发现箭头是跟着菱形移动的？这样就保证我们将来再做其他改动的时候，我们很方便的去查看形状和形状之间的关系。
很显然我们不会再用直线箭头我们可以选择【插入】功能区，【形状】命令，选择这个箭头叫做【肘型箭头连接符】，然后进行连接，怎么样，箭头会自动的“拐弯”，省去了你反复插入直线条再进行对齐和组合的繁琐的操作，是不是超方便呢？
本章小结：使用PPT 来制作流程图的好处就在于连接线是可以吸附图形的，但这里有一个重点一定要小伙伴们注意，那就是一定是要先对齐，再连线。如果先连线再对齐，那么线条的吸附功能就失效了。
