作者：Luke Chung
在Excel与Access之间抉择
Microsoft Office的高级用户经常问我们，为什么要使用Access？什么时候应该使用Access，而不是Excel？特别是当他们Excel用起来非常顺手的时候。以下是我们的观点。
给信息工作者赋能
我们认为，这不是二选一的问题。它们各自都有各自的优势，并且天然的相辅相成。了解它们的差异，并在不同的情况下，选择适合的一个的人，可以为他们自己以及所属的企业带来竞争优势。
Microsoft Office产品为个人（微软称之为信息工作者）赋能，使其可以独立完成任务。这样，你就可以充分利用你对工作内容的理解，为要做的事情弄一个解决方案。这要比你将问题提交到”IT专业人士”那里，去寻求帮助而高效得多。因为你需要让他了解你的技术需求，而他很可能对你的业务背景一无所知。当他还没有搞清楚状况，就去创建技术解决方案，结果可想而知。
Microsoft Excel的优点
Excel的学习曲线非常短，所以使用Excel很容易，而且生产效率很高。需要IT人员创建Excel的情况很少，信息工作者们可以自己做。
Excel可以轻松的存储数据，执行数值计算，格式化单元格，调整布局，生成结果或报告分享给他人。还有一些高级功能，例如，分类汇总，数据透视表，数据透视图，分析工具包，以及许多模板。这些高级功能使得Excel能够轻松完成各种任务。它甚至可以与SQL Server的分析服务（商业智能）集成，获取数据后，调整一下布局，字体，颜色等，得到你想要的报表。
Microsoft Excel的缺点
不幸的是，Excel的灵活性是有代价的。虽然创建公式，引用单元格，复制粘贴数据，以及将多个工作表和工作簿链接在一起都很容易，但随着工作变得越来越复杂，Excel数据变得越来越难管理。诚然，Excel是创建一次性分析的理想选择，但是随着时间的推移，数据会不断增长，业务会不断演化，Excel会变得问题多多。当新的行和列被添加进来后，汇总区域和公式可能需要修改或新增，数据和公式如果更新不一致，会导致错误的结果和决定。
Excel面临的挑战在于，随着时间推移，数据量不断增加，要准确的维护它们，是非常有难度的。
Microsoft Access的优点
Excel专家一般很难理解Access提供的那些Excel并不具备的功能。Access有以下几个特性：
- 通过多个表让数据结构化和规范化
- 可扩展性：可以自由的增加更多的数据记录
- 数据和参照完整性
- 查询和报表
- 通过宏和VBA代码模块自动化
表结构和验证
使用Access，你可以很容易做到，将信息存储在一个地方，而在多个地方引用它。例如，你可以将客户信息（可能有客户姓名，地址，电话号码，电子邮件等）保存在客户表中。而这些信息可能会在其他的地方（可能是查询，窗体，报表等）被引用。如果客户的信息发生变化了，新的信息会在所有被引用的地方自动更新。设计表的时候，你会加入一些约束限制，例如设定字段为数值型，日期型，或者文本型等，从而获得比电子表格更高质量的数据。而设定字段类型仅仅只是一个开始。
Access中的记录可以自由的增减
Access与Excel最大的区别就是，在Access中，记录的增减是自由的。只要设计得当，新的数据记录可以随时不断的添加进来，而不需要填加任何新的字段（列）。所有的查询，窗体和报表会照常工作，而无需任何调整。当然，你可能会使用不同的筛选条件，但出来的结果一定是一致的。新的数据添加进来后，不需要重新测试或调整单元格公式。这样每年，每季度，每月，每周或每日，你都能生成准确的报告。
数据和参照完整性
有句话说“垃圾进，垃圾出”（garbage in – garbage out）。Access为规避这一点提供了许多工具，来保证数据质量。在Access表中，你可以很容易将查阅列表和验证规则应用于单个字段（列）和记录上。在窗体上做数据输入的时候，你还可以添加额外的规则来响应用户的选择和事件。Access还提供表间的参照完整性，以确保数据在多个表中有一致的定义。
查询和报表
你可以使用Access的查询和报表来切分数据，并以详细或者汇总的形式来呈现它，而不用去考虑数据是如何存储的和排序的。它提供了大量的功能和灵活性来分析和呈现结果。使用分组功能时，聚合信息可以随着数据的变动而自动增减。
通过宏与VBA模块进行自动化
在Access宏或者VBA模块中，你可以使用Docmd.TransferSpreadsheet命令将数据从Access表或查询中导出到Excel（使用acExport选项）。
使用acImport选项，TransferSpreadsheet命令还可以将Excel中的数据导入到Access表。
实际上，如果使用Office VBA自动化，你可以在Access中打开一个Excel文件，并将数据写入到指定的单元格，自动的更新Excel中的数据。
Microsoft Access的缺点
Access最大的缺点就是，做为一个数据库，它需要你掌握更多的知识和技能才能使用。搞清楚如何定义规范化的表，将他们连接在一起，并结构化好数据，使其易于编辑，查询和生成报表，这些内容对于初学者来说是很有挑战性的。但是这是设计所有关系型数据库，都需要面对的问题，一旦掌握了，你就可以将其应用于其他数据库。
构建数据库，创建查询和设计报表布局的学习曲线可能看起来相当艰巨。这肯定要比在Excel单元格中敲入数据要复杂得多。另外，很可能让你感到十分沮丧的是，在Access中，你无法轻松的复制和粘贴单元格区域，你也无法在Access的报表结构中做任何特别的调整。（例如，想通过特殊字体或备注来突出显示某个值或者某一行）虽然你可以利用Access的VBA代码模块来做定制化，但是相对于Excel所见即所得（WYSIWYG）的设计来说，你要花费更多的精力。此外，一些数据分析功能，比如power pivot，在Access中是没有的。
结论
Excel可以非常灵活的生成个性化的报表，并且可以在任何地方自由的设定格式或添加批注。Access回报给你的则是，一旦设计完毕投入使用，它就能提供长期的数据准确性和一致性，毕其功于一役。对于一次性的分析来讲，使用Access当然就是用牛刀杀鸡，但如果数据需要长期维护，报表需要定时生成的话，使用Excel往往会遇到困难。大多数企业都有许多“相似”的Excel表，相互之间只存在一点点细微的差异，但是随着时间的推移，很快它们就变得不一致。精心设计的Access数据库就不存在这种难以管理的挑战。也就是说，Access和Excel都有其优点和缺点。
最佳实践就是将Excel和Access两者的优点结合起来，形成一个混合解决方案，将Access中的数据导出或复制到Excel。Access数据库的数据参照完整性，严格定义的数据以及有质量保证的数据输出，再结合适宜临时分析的Excel，可以让你充分利用两者的优势。而使用自动化流程，可以让数据在Excel与Access之间的平滑的交互和共享。
根据我们的经验，这些解决方案会随着时间的推移，以一种非常不可预知的方式进化升迁。掌握这种混合解决方案，能让你快速灵活的响应业务变化，使你和企业有效的完成任务。
祝你好运！
