先说结论,惩罚肯定是不能有的。我们应该指导员工减少犯错的概率。
在项目开发过程中,总会遇到项目成员犯错的场景。根据所犯错误是否具有共性特征,我把问题归为二类,不同类型的错误,采取不同的应对措施。
第一类:有共性的问题。
第二类:没有共性的问题。
共性的定义:一个人多次或者多个人都犯过的错误。
第一类:有共性的问题。
对于有共性的问题,解决思路是:想办法在源头,通过流程来解决或规避问题。我举几个例子:
很多开发人员都有自己的编码习惯和规范。在入职一家新公司的时候,往往就容易导致提交的格式跟其他人有冲突,导致经常要花时间去解决冲突。针对这个问题,我们可以要求在编辑器里配置公司的编码规范后才能进行编码,问题就能得到解决。
还有一些常见的共性问题是其他部门使用时候会遇到的,这类问题解决的思路也一样。从源头开始规避问题的发生。我举个客服的例子。我们客服有时候在给客户发送网址的时候,经常会漏掉https中的s,这样导致一部分客户打不开。虽然我们可以给客服做培训解决这类问题。但更好的方式是让开发兼容一下http的访问,直接跳转到https会更友好。毕竟客户有时候自己输入也会忘记输入s。
第二类:没有共性的问题。
对于这类问题,解决思路是通过提问让员工意识到问题,然后在一起制定解决方案。当然,有些小问题,管理者不必太过于较真。不是所有的问题都值得花精力去改,特别是一些新人入职后,总会犯一些你没想到过的小问题。这属于正常情况。管理者稍微提醒一下即可。
有些管理者特别害怕员工犯错,所以很多事情都不让员工自己做决策。这是非常错误的一种做法。对于那些风险可控的工作,就应该让员工自己去做决策,这样他才能获得真实的反馈。犯错是成长的必经之路。
当然还有很多问题是我们在事情发生之前无法预知到的。这类问题我们只能事前预防或事后改进。事前预防就是明确公司员工的行为要符合法律法规、伦理道理、公司价值观。事后改进就是管理者要帮助员工想办法让这类问题不在发生。
员工犯错,很容易让我们想到一个场景:批评。
员工犯错误了,管理者该不该批评呢?
当然需要。只不过,在批评之前我们要搞清楚,批评的目的是什么?为什么要做这样一个批评?其实刚刚也讲到了。管理者的批评目的是想办法让类似问题不在发生。
现在很多管理者批评的方式不对。好的管理者能通过批评让员工越来越好,反之,批评的不好员工可能就离职了。
管理者应该如何批评员工?
现代汉语词典里对批评的解释有两个
1、指出优点或缺点。
2、专指对缺点和错误进行分析并提出否定意见。
说明批评本身并不是贬义。我对批评的理解是:批评 ≠ 责备 ≈ 指导。也就是说:批评是为了更好的指导。指导是为了获得更好的工作结果。
批评不是为了告诉对方哪里错了,而是告诉对方哪里是对的。不是想让对方服气,而是想让对方变得更好。
所以我们根据指导的心态来做批评,它的具体操作步骤如下:
一、定义问题
作为领导,你需要先搜集信息,并分析问题是什么?是什么导致的问题,支撑的事实又是什么?
这里需要注意的是,在沟通之前定义的问题不一定是对的。这些信息只是支撑你去找当事人核实问题。
二、选择沟通环境
基于问题分析,选择沟通环境。大部分针对个人问题的沟通,应该私下1对1。就算是那些有共性问题,需要当着团队讲的,也应该先私下1对1沟通,然后再去团队讲,而且讲的时候要突出问题,以及解决方案。不是某个人犯了什么错,而是我们发现了一个什么问题,大家可以通过什么方法来规避。
三、达成共识
在职场进行1对1沟通,肯定是有事。所以见面后不妨直说。我发现你最近的工作中出现了一个问题。问题是什么什么。接着,询问对方,我想听听你对这个问题的看法。如果他讲的跟你的分析的一致,那接下来就是辅导工作,一起制定解决方案,如果他讲的跟你分析的不一致,那需要你继续通过问题做引导,让对方重新理解自己的问题。
比如你分析这次的问题是他的态度问题,但他认知的是公司流程的问题,导致信息不对称。有些信息他不知道,也不知道找谁配合、找谁帮助最终导致问题的发生。这时候,你要做的不是表达自己的观点,而是通过反问,引导对方去理解自己的解决方案。比如:你认为是这个原因导致的问题,那你是否尝试过什么方式解决?有结果吗?如果没尝试,又是为什么呢?当双方对问题有了一定基础的共识后,你再用你的视角对问题做一次分析。
“我看到的问题是什么”、 “我是这样理解这个问题的”、 “我看到你是怎么做的”、 “我觉得我能从这几个方面给你提供帮助” 、“你有什么其他想法吗”
四、制定解决方案
实践是检验真理的唯一标准。解决方案一定要是具体的可落实的。双方基于共识共同制定的。可能这次的问题有他态度上的问题,对事情不上心。也有信息不对称的问题。那么你可以让他自己提出改进方案,比如制订每日的反馈,做到当日事当日毕。同时制定操作流程,避免粗心再次导致问题发生。领导要做的更多是补全他的解决方案,而不是提供解决方案。把我想让他做的,变成他自己想做的。
五、复盘
复盘的目的确定行动的效果。我们要让改进/成长看得见。所以每隔一段时间要进行一次复盘,做的好的给予正反馈鼓励,做的不好的,找出原因,做出新的改变。不要奢望相同的行为,能获得不一样的结果。
管理者在批评场景中的注意事项:
第一、管理者不要跟员工说一个样,自己却做另一个样。指导员工,就是管理者用自己的行为影响员工的行为。
第二、不要带着情绪去沟通。人的行为会影响行为,情绪也是如此。如果发现自己情绪不对,换个时间点在沟通会更好。
第三、不要翻旧账。有问题应该及时沟通,时间久了,很多记忆都是模糊的。翻旧账的行为只会加深矛盾,认为你找茬。
第四、要就事论事,不要侮辱员工的人格。不要说脏话,更不要搞人身攻击。
第五、关注个人。问题是基于自身的,而不是和其他同事比出来的。你不能要求每个人都跟销售冠军一样的标准。所谓的改进目标也应该是跳一跳就能够得着的。
作为被批评者应该如何应对?
首先,要勇于面对问题,而不是否认逃避或掩饰。
其次,把重心放在解决问题上。多想想有哪些方法可以规避问题。
再次,要认真对待上级提出的意见和看法,对于不认可的地方,可以多问几个为什么?共识不是说服,而是打心底里的认同。
最后,主动把自己的解决方案做成可执行的计划,并设置几个反馈点,让上级看到自己的变化。
总结一下,一个问题的发生,如果我们能找到其共性点,我们就能够在源头通过流程改进来解决或规避问题。如果没办法找到共性,那我们也可以通过引导,让员工认识问题、解决问题。