出于管理目的,许多公司不公开其工资单。如果员工认为自己的工资计算有问题,通常会私下寻找财务检查。那么如何确保核对工资时不会泄漏别人的工资呢?在这里教大家两套技巧,小伙伴可以根据情况自己选择。
方法一. 自动筛选法
难度:●○○○○
自动筛选可以用在任何表格上,通常也没有什么难度,整个过程只要三步就可以了:
具体步骤如下:
1. 打开要处理的工资表,选中标题行;
2. 点击“数据”→“排序与筛选”→“筛选”,此时标题行下方会弹出一组下拉箭头,代表自动筛选开启成功;
3. 查询时先点击对应列的下拉箭头(比如“工号”或“姓名”),然后输入员工信息,确定后Excel就会自动筛选出该员工的工资条目,而将其他员工隐藏;
方法二. VLOOKUP函数法
难度:●●●●○
自动筛选虽然简单,但也有一个问题,即筛选完成前整个工资表是开放的。如果员工就在旁边,还是有机会看到其他人的工资。想要严谨一点,这里还有一个稍微复杂的方法,即利用VLOOKUP函数编写一个查询字段。
具体步骤如下:
1. 在原工资表标题栏上方插入几行,用来放置查询数据;
2. 工作表首行输入文字“请输入要查询的工号:”;
3. 将原工资表标题复制一份,粘贴到“请输入要查询的工号:”提示语下方;
4. 将光标下移到刚刚复制过来的“工号”单元格下方,切换到英文输入法,输入函数“=VLOOKUP(C1,A7:E11,1,FALSE)”;
5. 点击公式编辑栏,用F4键将“C1”和“A7:E11”转换为绝对路径(这一步主要为方便后续的公式复制);
6. 向右拖拽拖拉柄,将“工号”里的公式复制给标题栏其他单元格(即“姓名”、“姓别”、“部门”、“工资”几个字段);
7. 分别将“姓名”、“姓别”、“部门”、“工资”公式中倒数第二个数字,修改为“2”、“3”、“4”、“5”;
8. 最后选中工资表,右击列标题选择“隐藏”,将整个工资表隐藏;
9. 查询时只要在首行输入要查询人的工号,Excel便会自动显示该员工信息,整个过程都不会显示原始工资表;
这里解释一下VLOOKUP函数的使用方法,整套公式用大白话说就是从工资表中检索该员工工号,找到后即将对应信息显示到查询区内。这里我们总共设置了5组单元格(分别是“工号”、“姓名”、“性别”、“部门”、“工资”),每组单元格只显示自己所在列的信息(即第七步中让大家修改的“2”、“3”、“4”、“5”),而整个工资表数据保存在A7:E11这个范围内,因此查询范围就是A7:E11。最后将这些信息放回到VLOOKUP里,便形成了“=VLOOKUP(用户输入的工号,搜索A7:E11范围,显示该员工当前列信息,精确查找)”。这里需要特别注意的是,所有公式在书写时都要使用英文模式,否则就会出错。
写在最后
总体来说,VLOOKUP法稍难一些,但整个过程中私密性更好。而且这个方法后期也能做一些延伸,比如通过姓名进行检索、每次查询完毕后输入“0”隐藏全部结果(需配合IFERROR函数使用)、借助单元格锁定保护非输入区域等等。当然如果你听起来还是头大,那就使用自动筛选吧,毕竟一般的环境也是可以满足的。