在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。
　　
邮件合并的应用领域：
1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。
3、批量打印请柬：同上2。
4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。
5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。
6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。
7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。
8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。
总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！
实例——三好学生荣誉证书：
1、创建电子表格，保存为“sheet”。如下图所示：
2、打开Microsoft Office Word 2003，在“工具”菜单中选择“信函与邮件”-- >“邮件合并”，出现邮件合并向导。如下图所示：
3、选择数据源：选中邮件合并向导中的“信函”复选框-->下一步：正在启动文档-->使用当前文档-->下一步：选取收件人-->使用现有列表-->下一步：撰写信件，到了这里就要选取数据源了。如下图所示：
4、选择表格（选择：Sheet1$），如下图所示：
5、选择邮件合并收件人，如下图所示：
点击“全选”后确定，这个数据表就可以使用了。
6、点击“下一步：撰写邮件”-->“其他项目...”进入“插入合并域”对话框，选择“学生姓名”和“荣誉称号”。如下图所示：
7、点击“插入（I）”文中就出现了带符号的<<学生姓名>>和<<荣誉称号>>，如下图所示：
8、编辑文档，如下图所示：
9、点击“下一步：预览信函”进行预览，如下图所示：
效果出来啦！
10、点击“下一步：完成合并”，这时直接打印只能打印一份的。如果要全顺次打印出来，还要点合并项中“打印...”直接合并到打印机，一个一个打印出来；或者“编辑个人信函”把电子表格中的所有记录生成一个WORD文件，生成后在WORD中按常规方法打印。如下图所示：