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  • 更新日 : 2024年10月17日

領収書やレシートの収納方法は？管理のコツを紹介

領収書やレシートの収納に困っている方も多いのではないでしょうか。日付順にファイルケースに入れて保管するという方法もありますが、後で日付が前後する書類が見つかると、整理するだけでも大変な作業になってしまいます。会社や家で領収書を適切に収納管理する方法を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

領収書やレシートを効率的に収納するには？

1つひとつの領収書は小さくても、長期保管をするとなると大変な量になることもあります。原則として領収書などの証憑書類は保管義務があるため、ファイルボックスや小型のケースでは収まらない場合もあるかもしれません。

経費計上が終わった領収書を、会社や家で収納するコツについて紹介します。

証憑書類の収納方法

領収書などの証憑書類を家で保管するときは、月別に封筒に入れておきます。台紙に貼って保管するのでもよいですが、後で日付が前後しているものが見つかると貼り直しをしなくてはいけないため、最初は封筒がおすすめです。中身が見える透明のファイルやケースなら、さらに管理しやすくなります。

証憑書類を収納する際のコツ

封筒に入れると紛失リスクが気になる場合は、ノートに貼る方法がおすすめです。ただし、後で日付が前後しているものが見つかると貼り直しになるため、日や週でページを決め、後から追加しやすいようにしておきましょう。

また、ファイリングするときは、日や週がわかるようにインデックスをつけておくことも大切です。取引先ごとにファイリングするときも、取引先名などでインデックスをつけておきましょう。

証憑書類の保管にまつわるルールは？

領収書などの証憑書類は、保管のルールが決まっています。保管義務のある書類の種類と保管期間について説明します。

証憑書類の保管が必要なケース

請求書、領収書、レシートなどの証憑書類には、保管義務があります。いずれも事業に関わるお金の流れを把握するために必要な書類です。また、税務調査や確定申告などでも提出・提示が求められるため、正しく保管しておきましょう。

証憑書類の保管期間は？

領収書などの証憑書類は、法人・個人事業主を問わず原則として7年間の保管義務があります。事業年度の確定申告期限の翌日から7年間は、整理した状態で保管しておきましょう。

ただし、白色申告の個人事業主に関しては、証憑書類の保管義務は5年間となります。また、欠損金がある青色申告の個人事業主は9年間（2017年4月1日以後の事業年度は10年間）です。正しく期間を守り、管理しておきましょう。

領収書を収納・保管するときの注意点

感熱紙でできたレシートは、時間が経過すると文字が消えるリスクがあります。正しい保管期間を守るためにも、あらかじめコピーを取っておくか、スキャンを取っておくようにしましょう。

また、明らかに不要な領収書は捨てておくことも大切です。ファイルボックスのなかに個人の買い物の領収書が紛れ込んでいるときは、何に使ったか覚えているうちに捨てておきます。

手書きの領収書とレシートの両方を受け取っているときは、二重に帳簿に記してしまうかもしれません。受け取ったときにレシートを発行者に返却するのが原則です。しかし、もし忘れてそのままファイルボックスに入れている場合は、早めに確認して返却してください。

領収書を保管するときは、まずは帳簿につけてから保管するようにすると、経理作業が早く進むだけでなく、記入間違いや記入漏れも減ります。1回ごとに帳簿につけない場合も、1週間に1度はファイルボックスを整理し、帳簿に記入しているか確認しておきましょう。

コピーやスキャンを取って紛失対策をしておこう

領収書などの証憑書類は保管義務があります。しかし、正しく保管しても、インクが消えるなどのトラブルで金額などが見えにくくなってしまうリスクがあります。万が一に備えるためにも、コピーやスキャンを取っておきましょう。

コピーやスキャンを取ると、紛失したときにも正しい金額を提示できるようになります。また、正しく保管することで資金の流れもわかりやすくなります。大切な証憑書類を丁寧に扱うことはもちろん、さまざまなケースに備えておきましょう。

よくある質問

領収書やレシートはどのように収納すれば良いですか？

領収書用のファイルボックスなどを使って収納します。家で保管するときは月別や取引先別に封筒に入れておく、あるいはノートなどに貼っておくなどの方法も利用できます。詳しくはこちらをご覧ください。

領収書やレシートの保管が必要なのはどのようなケースですか？

原則として証憑書類はすべて一定期間の保管義務があります。正しく保管しておくことで、保管義務を果たせるだけでなく、資金の流れも明確になります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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